Ввод данных.

Ввод данных осуществляют непосредственно в текущую ячейку или в строку формул, располагающуюся в верхней части окна программы непосредственно под панелями инструментов. Содержимое строки формул всегда соответствует содержимому текущей ячейки. Вводимые данные отображаются как в ячейке, так и в строке формул.

Чтобы завершить ввод, сохранив введенные данные, используют кнопку Enter в строке формул или клавишу ENTER на клавиатуре. Чтобы отменить внесенные изменения и восстановить прежнее значение ячейки, используют кнопку Отмена в строке формул или клавишу Esc. Для очистки текущей ячейки или выделенного диапазона проще всего использовать клавишу Delete. Если необходимо отредактировать содержимое заполненной ячейки, нажимаем клавишу F2 или дважды щелкаем эту ячейку.

Работа с внешним видом и типами данных осуществляется через меню Формат – Ячейки…, которое открывает диалоговое окно Формат ячейки. Оно содержит следующие вкладки:

Число. Здесь выбирается тип числового формата содержимого ячейки (числовой, денежный, дата, время, текстовый, дробный и т.д.). Многие из них требуют ввести дополнительные параметры (чаще всего – число десятичных знаков).

Выравнивание. Позволяет установить параметры выравнивание по горизонтали и по вертикали, поле Отображение позволяет включить флажки Переносить по словам, Автоподбор ширины и Объединение ячеек. Поле Ориентация позволяет поворачивать содержимое ячейки от –90 до 90 градусов.

Шрифт – выбор шрифта, начертания, размера, цвета, эффектов (почти как в Word Формат – Шрифт).

Граница. Позволяет установить все или часть границ и выбрать тип и цвет линии.

Вид – выбор цвета фона и узор ячейки.

Защита – позволяет защитить содержимое ячейки от изменений и скрыть формулу. Защита устанавливается только после того, как установлена защита листа (меню Сервис – Защита – Защитить лист).

Удаление ячейки, строки, столбца – меню Правка – Удалить. Появляется диалоговое окно с запросом, как именно это надо сделать. После выбора выделенная ячейка, строка, столбец удаляются. В меню Правка есть команда Удалить лист. При ее использовании вся информация с удаляемого листа теряется.

Тип данных, размещаемых в ячейке, определяется автоматически при вводе. Если эти данные можно интерпретировать как число, программа Excel так и делает. В противном случае данные рассматриваются как текст. Ввод формулы всегда начинается с символа «=» (знака равенства)!

При работе в Excel применяются следующие разделители:

• разделитель элементов списка - точка с запятой;

• разделитель целой и дробной части числа – запятая;

• разделитель групп разрядов ("тысяч") – пробел;

• обозначение денежной единицы - р. (рубль).

Ввод формул

Вычисления в таблицах программы Excel осуществляются при помощи формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные знаками математических операций. Скобки позволяют изменять стандартный порядок выполнения действий. Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается только текущий результат вычисления этой формулы. Чтобы увидеть саму формулу, а не результат ее работы, надо выделить ячейку (сделать ее активной) и посмотреть на запись, которая отображается в строке формул. Можно через меню Сервис – Параметры – Вид – Параметры окна – формулы отобразить во всех ячейках, содержащих формулы, не результаты вычислений, а сами формулы.

Ввод формул осуществляется либо путем прямого набора с клавиатуры, либо выбором нужной функции с последующим установлением аргументов через Мастер функций. При вводе с клавиатуры любая формула начинается со знака равно (=). Аргументами функции являются адреса ячеек (диапазонов, диапазонов и ячеек и т.д.).

Приоритетность действий слегка отличаются от принятых в математике. Первыми выполняются операции связи (: - диапазон и ; - объединение ячеек). Второй уровень имеют арифметические действия (+ - * / % ^). Между собой они взаимодействуют обычным образом. Третий уровень – текстовые операции (объединение, выделение и т.д.). Последними выполняются операции сравнения. Между собой они равноправны и выполняются слева направо.

Если формула сложная, имеет смысл создавать ее с помощью Мастера функций. Он вызывается либо Вставка – Функция, либо через пиктограмму Вставка функции в строке формул.

Мастер функций состоит из двух последовательных шагов. Шаг 1 – выбор функции. В поле Категория выбирается нужный раздел функций. В поле Функция выбирается конкретная функция данной категории. Переход ко второму шагу осуществляет кнопка ОК. Шаг 2. Во втором окне задаются необходимые аргументы для работы функции. Нажатие ОК запускает вычисления.

Если необходимо размножить формулу на всю строку или столбец выделяется ячейка с формулой, левой клавишей мыши за маркер заполнения граница области растягивается в нужном направлении.

По умолчанию Excel создает в формулах относительные ссылки на адреса ячеек. Это значит, что при копировании ссылки изменяются в соответствии с новым положением формулы. При перемещении формул все относительные ссылки изменяются так, чтобы сохранились прежние связи.