31. Матрицы ответственности проекта, их разновидности и примеры использования.

В рамках проекта у его руководителя обычно не бывает ни времени, ни полномочий разработать формальную систему должностных обязанностей всех участников. Проект всегда имеет временное ограничение, и времени на написание положений о подразделениях и должностных инструкций нет. В этом случае одним из наиболее эффективных и оперативных решений является матрица ответственности, т.е. документ, поясняющий роли и властные полномочия каждой из сторон, заинтересованных в выполнении проекта.

Матрица ответственности представляет собой очень компактную таблицу, помещающуюся на одной странице. В шапке этой таблицы перечисляются все непосредственные и косвенные участники проекта. Для простоты некоторые из них объединяются в группы. В левой колонке перечисляются все основные работы, задачи, направления деятельности и сферы ответственности участников данного проекта.

После этого остается продумать и письменно закрепить роль каждого участника или группы лиц: О – ответственный исполнитель, С – согласовывает решение, И – должен информироваться, К – должен оказывать консультационные услуги, У – право окончательного утверждения. Конечно, могут быть и другие роли, которые определяются содержанием конкретного проекта, но суть матрицы ответственности остается прежней.

Построение матрицы ответственности. Для решения ряда задач, прежде всего при разработке систем стимулирования, требуется знать матрицу связей между различными должностными позициями (подразделениями, службами) с одной стороны и конечными результатами деятельности предприятия — с другой. При построении матрицы ответственности обычно учитываются как те связи, которые фактически существуют, так и те, которые должны бы быть, но отсутствуют. Система позволяет получить матрицу ответственности вполне объективно, не обращаясь к экспертным оценкам; для этого устанавливаются связи между результатами деятельности (например, выполнением плановых показателей) н деловыми качествами работников, находящихся на разных должностных позициях (например, занимающихся планированием, снабжением, мастеров и т. д.).

Разновидности матриц ответственности:

- принадлежность человека к определенным работам;

- степень участия: руководитель, исполнитель;

- и т.д.

32. Иерархический граф структуры декомпозиции (разбиения) работ как эффективный инструмент управления проектом.

Иерархическая структура работ (ИСР) - это, как правило, картинка, показывающая группировку работ по какому-либо признаку. Работы можно группировать по времени, содержанию, важности и т.п.

ИСР возможно сделать только после декомпозиции продукта проекта, чтобы запланировать работы для получения соответствующих частей продукта.

Глубина разбивки работ на составляющие, конечно, зависит от объема и продолжительности проекта, но в общем случае рекомендуется декомпозировать работы не грубее одной рабочей недели. Более грубая разбивка приведет к тому, что мы упустим из вида некоторые работы и не сможем включить их в оценку. Наоборот, более мелкая разбивка потребует больше времени и, поскольку план проекта изменяется с стечением времени, может сильно измениться на последующих этапах, поэтому время будет потрачено зря.

Общие рекомендации такие - чем больше определенность в содержании работы, чем ближе к началу работ она стоит, тем точнее она должна быть разбита. Более отдаленные и менее определенные работы допустимо разбивать грубее, разумеется, с последующим увеличением рисков из-за возможного увеличения объема работ. Логическим продолжением даного подхода является концепция "набегающей волны", когда планирование идет только для ближайших работ. Вследствие больших рисков, возникающих при таком планировании, рекомендуется применять его при работе по контрактам с возмещением затрат, чтобы переложить риски на заказчика. Тем не менее, данное планирование является наиболее частым в стартапах, при разработке инновационных продуктов, научных исследований, средств вооружения и т.п.

Из лекций:

Структура декомпозиции работ – это иерархический граф, узлы которого изображают работы или комплексы работ, а связи (дуги) всегда имеют один вид 1:1,т.е. разбиение вышестоящего на нижестоящие. Элементы нижестоящего уровня образуют элементы вышестоящего уровня с использованием только логического «и». Самый верхний уровень – проект, а самый нижний – пакеты работ – квант (ед.измерения) всей деятельности работ. Пакет работ закрепляется за определенным лицом, имеет четко обозначенные сроки, стоимость и требования по качеству, отражающиеся в соответствующей документации.