Информационные системы в экономике Ивлиев м.К.
ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ АИС ПРЕДПРИЯТИЙ
1. Понятие, состав информационного обеспечения
Информационное обеспечение (ИО) автоматизированных информационных систем – это совокупность методов и средств систематизации, структурирования, описания, хранения и ведения данных.
Информационное обеспечение АИС предприятия включает первичные, отчетные, нормативно-методические документы, классификаторы информации, файлы (массивы) информации, хранимой в ЭВМ.
Выделяют внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение АИС. Информация представлена, соответственно, на бумажных носителях и в электронном виде (на машинных носителях). Товарные, платежные документы, договоры, планы, внутренние инструкции и многие другие документы, формируемые ЭВМ, представлены на бумажных и машинных носителях.
В управленческой деятельности должны учитываться многочисленные законодательные и нормативные документы. Для быстрого поиска подобной информации на предприятиях используются справочные правовые системы (СПС). Для решения задач управления предприятием используются также информационные ресурсы сети Интернет.
Следует отметить, что для управления предприятием наряду с документированной используется и недокументированная информация (устные сообщения, распоряжения и т.п.).
Информационное обеспечение АИС предназначено для отражения информации, характеризующей состояние предприятия, производственных, торговых, финансовых операций, товарных запасов, других объектов, процессов, в т.ч. внешних, и служащей основой для принятия обоснованных управленческих решений.
В АИС предприятия используются общероссийские классификаторы информации. Для решения внутрифирменных задач рабатываются локальные (корпоративные) классификаторы информации. Определяется состав, содержание, производится ввод в ЭВМ условно-постоянной (нормативно-справочной) информации, необходимой для автоматизации решения учетных, финансовых, коммерческих и других задач. В разработке (доработке) информационного обеспечения АИС участвуют менеджеры, финансисты, экономисты и другие специалисты предприятия, хорошо знающие специфику его деятельности и решаемых задач.
Тиражные программные комплексы для АИС предприятий обеспечивают решение многочисленных регламентированных государством задач, в т.ч. бухгалтерского (финансового), управленческого, налогового, кадрового, складского учета и наиболее распространенных типовых нерегламентированных задач планирования, анализа. Однако на каждом среднем, крупном предприятии имеются такие специфические внутрифирменные нерегламентированные задачи, которые не предусмотрены тиражной программой. Для автоматизации их решения производится доработка тиражного прграммного комплекса, вносятся изменения, дополнения в нормативно-справочную информацию (справочники). Финансисы, экономисты, менеджеры и другими специалисты предприятия (заказчика) участвуют в постановке автоматизируемых специфических задач прогнозирования, планирования, контроля, анализа, оперативного управления, в т.ч. разрабатывают формы выходной информации. Для решения этих задач используются собственные и/или заимствованные методы, алгоритмы, формы представления информации и т.п. Например, каждое предприятие самостоятельно определяет как вести оперативный учет, контроль, анализ закупок, продаж, запасов, выполнения договоров.
К условно-постоянной (нормативно-справочной) относится информация, которая в течение длительного времени остается неизменной, многократно используется при обработке информации (решении задач) и считается постоянной при коэффициенте стабильности больше 0.6. Коэффициент стабильности определяется отношением количества позиций номенклатуры (реквизитов), не изменяющихся в течение квартала, года, к общему количеству этих позиций на начало года, квартала.
Программные тиражные комплексы для управления предприятиями включают регламентированные государством формы первичных товарных, платежных документов, бухгалтерской, налоговой и другой внешней отчетности, наиболее часто используемые формы внутренней отчетности. Имеются средства для формирования локальных классификаторов информации, разработки нужных пользователям форм документов, отчетов для внутрифирменного использования. Справочники (электронные карточки) контрагентов, сырья, материалов, товаров и др. включают некоторый типовой базовый набор реквизитов, который, который дополняется для автоматизации решения специфических задач предприятия.
Совокупность взаимосвязанных данных на машинных носителях образуют базу данных (БД) АИС предприятия. Базой данных называют также набор файлов, относящихся к одному информационному объекту. В соответствии с информационно-логическими (инфологическими) моделями описания данных различают иерархические (древовидные), сетевые и реляционные БД. Различают однопользовательские и многопользовательские, распределенные и централизованные БД.
Создание, редактирование базы данных, сохранение целостности, поиск информации, формирование результирующих документов (отчетов), вывод на печать производится с помощью системы управления базой данных (СУБД). С помощью СУБД проектировщики разрабатывают структуру таблиц базы данных, все необходимые запросы для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователям в удобном виде. Запросы пишутся с использованием унифицированного набора инструкций SQL (Structured Query Language – структурированный язык запросов). Особенность запросов состоит в том, что они берут данные из базовых таблиц и создают на их основе временную результирующую таблицу.