Логистическая информационная система
Логистическая информационная система - это совокупность определенным образом организованных информационных потоков, информационных технологий, оборудования и работников, выполняющих операции, обеспечивающие движение информации в логистической системе, а также между логистической системой и внешней средой (поставщиками, покупателями и др.) (рисунок 2).
Рисунок 2 - Логистическая информационная система предприятия
Любое предприятие пронизывают многочисленные информационные потоки. Прежде всего, это входные потоки, которые образует информация, получаемая фирмой из внешней среды: от партнеров по бизнесу (в том числе покупателей), государственных структур, конкурентов. Эта информация отражает материальные, финансовые, кадровые, сервисные потоки.
Выходные потоки - это информация, передаваемая фирмой для своих покупателей, партнеров по бизнесу (поставщиков), а также отчетные документы в государственные структуры.
Внутренние потоки - это идущие сверху вниз управляющие воздействия и движущаяся снизу вверх информация о протекании логистических процессов в фирме и реакциях на управляющие воздействия. Внутри предприятия существуют также горизонтальные потоки, движущиеся между подразделениями или отдельными работниками. На рисунке 2 логистическая информационная система представлена треугольником, отражающим уровни управления. Верхний уровень - руководители предприятия, они принимают решения. На среднем уровне обеспечивается реализация принятых решений в деятельности фирмы (система поддержки принятия решений). В основании треугольника находится система сбора, обработки, хранения и передачи информации о протекании логистического цикла предприятия, состоящего из трех основных функциональных областей логистики: закупка ресурсов, производство товаров (услуг), распределение (сбыт) произведенной продукции.
Информационная технология - это комплекс методов и программно-технических средств, обеспечивающих сбор, хранение, обработку, вывод и распространение информации. Информационные технологии способствуют эффективному использованию информационных ресурсов, повышению их надежности и оперативности для быстрого реагирования на происходящие во внешней и внутренней среде изменения и осуществлению процесса управления.
Управление - это процесс управляющих воздействий, направленных на то, чтобы действительный ход логистических процессов соответствовал желаемому. В процессе управления путем использования главным образом информационных потоков осуществляется целенаправленное воздействие управляющей системы на управляемую для достижения определенной цели.
Система управления состоит из объекта управления (например, предприятия) и субъекта управления (управленческого аппарата). Они связаны между собой прямой и обратной связью. Прямая связь выражается потоком руководящей информации, движущимся от управленческого аппарата к объекту управления. Обратная связь - это поток отчетной информации о выполнении принятых решений, идущий в обратном направлении.
Принято выделять четыре уровня информационных систем (рисунок 3).
Рисунок 3 - Информационная пирамида логистической системы
На высшем уровне реализуется стратегическое управление - определяются миссия фирмы, цели, приоритеты, долгосрочные планы, стратегия их реализации.
Средний уровень - уровень тактического управления. На этом уровне составляются тактические планы деятельности отдельных подразделений фирмы, проводится контроль их выполнения, использования ресурсов и т.д.
На оперативном уровне осуществляется оперативное управление логистическими операциями, собираются и передаются данные об их выполнении.
На уровне общения с внешними потребителями информации происходит обмен данными, необходимыми для выполнения двух базовых логистических функций: закупка предприятием ресурсов (общение с поставщиками) и реализация произведенных товаров и услуг (общение с покупателями).
Эти уровни соответствуют следующим видам информационных процессов:
целеполагание - выбор и формулировка целей управления;
планирование - разработка последовательности будущих действий в рамках логистической системы;
регулирование - обеспечение фактического выполнения закупочной, производственной, распределительной деятельности в соответствии с планами достижения целей фирмы;
координация - управление взаимоотношениями с внешней средой.
Организация потоков информации в логистической информационной системе предполагает:
определение источников и потребителей информации внутри фирмы и за ее пределами;
определение состава информации, периодичности ее поступления (отправки) и форм представления;
разработку документооборота;
определение комплекса технических средств для организации потоков информации;
установление порядка составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения документов.
При построении информационной системы фирмы используют стандартные компоненты, в том числе компьютерные программы, формы документов и т.д. Однако каждое предприятие выстраивает на их основе свою собственную систему, наиболее точно отвечающую особенностям деятельности данной фирмы.
В логистической информационной системе должны быть реализованы следующие принципы:
полнота и удобство использования информации для пользователя (предоставлять информацию в том объеме, в то время и в том месте, которые наилучшим образом обеспечивают выполнение соответствующих логистических функций и операций);
точность и своевременность информации;
ориентированность на улучшение качества обслуживания потребителей при снижении логистических издержек;
гибкость (максимальная приспособленность к требованиям всех участников логистического процесса);
наиболее подходящий формат электронного обмена данными между участниками движения книжной продукции (издательствами, оптовыми и розничными книготорговыми предприятиями, покупателями).
Важным требованием к логистической информационной системе является создание условий работы для пользователей, не владеющих навыками программирования. Руководители и специалисты должны иметь возможность самостоятельно общаться с информационной системой на привычном для пользователей языке бизнес-терминов, строить запросы данных, производить отбор и обработку информации.
Особое значение приобретает организация оперативного обмена информацией как по горизонтали (между структурными подразделениями), так и по вертикали - между руководителями и подчиненными. Информационная система должна представлять информацию в нужное время, требуемого качества и только «нужным потребителям» (защита конфиденциальной информации) для принятия ими эффективных решений. Система движения и распределения информации призвана обеспечивать организацию совместной эффективной работы и взаимодействие всех подразделений фирмы. Руководители должны иметь информацию в концентрированном виде (только необходимые данные без второстепенных деталей, обобщенную, наглядно представленную), но не искаженную и соответствующую тем задачам, которые решаются на данном уровне управления.
Логистическая информационная система является именно тем компонентом, который, организуя информационные потоки, объединяет всех участников логистической цепи (как внутрифирменной, так и с внешними партнерами - поставщиками и покупателями).
Логистическая информационная система организует движение информации, отражающей все виды экономических потоков, существующих на предприятии: материальных, финансовых, сервисных, кадровых и др. В соответствии с этим логистическая информационная система состоит из следующих основных подсистем:
управление финансовыми потоками;
управление материальными потоками (продукции, товаров);
управление качеством;
управление персоналом;
управление проектами.
Каждая подсистема состоит из функциональных блоков. Например, управление материальными потоками включает управление закупками, управление транспортом, управление производством и т.д.
Формирование логистической информационной системы - это сложный творческий процесс. Он основывается на разбиении всего цикла прохождения информации на функциональные подсистемы, формировании и структуризации информационных потоков, установлении иерархии их соподчиненности и организации их взаимосвязей. Строится информационная модель движения потоков на предприятии.
Создание модели начинается с исследования основного логистического цикла - от определения потребностей и закупок ресурсов и до распределения готовой продукции. На первом этапе построения модели изучается взаимодействие предприятия с внешней средой (поставщиками, покупателями, контролирующими организациями).
На втором этапе исследуются все направления деятельности предприятия (бизнесы), определяются взаимосвязи между ними.
На третьем этапе моделирования определяются информационные потоки, сопровождающие каждую логистическую операцию, совершаемую в процессе реализации направлений деятельности предприятия.
Создаваемая на основе моделирования информационных потоков логистическая информационная система предприятия должна быть интегрированной, как того требует современный уровень развития логистики. Это означает, что она должна обеспечить интеграцию горизонтальных и вертикальных информационных потоков. Интеграция горизонтальных потоков достигается путем их нацеливания на конечный результат всего логистического цикла предприятия. В интегрированных информационных системах горизонтальные связи между структурными подразделениями, поставщиками и покупателями базируются на стандартизации структуры информационных потоков, унификации форм представления и технологии обработки данных. Горизонтальная интеграция информационных потоков позволяет обеспечить взаимоувязанной информацией потоки ресурсов, начиная от их поступления в фирму и кончая доставкой товаров покупателям.
Вертикальная информационная интеграция означает охват всех уровней управления прямыми (направленными сверху вниз) и обратными (снизу вверх) информационными связями.
Горизонтальная и вертикальная интеграция реализуются с помощью современных средств обработки и передачи информации, локальных вычислительных сетей, в которых обеспечиваются сквозная (по всей логистической цепи) передача и обработка информации и выход во внешние сети (Интернет).
Таким образом, к современным логистическим информационным системам предъявляется требование их открытости для поставщиков и клиентов. Это означает создание единого информационного пространства для партнеров по бизнесу.