6. Електронний архів, як складова системи електронного документообігу

Електронний архів як складова системи електронного документообігу

забезпечує ком-плекс функцій для роботи електронними документами: перетворення паперо

Визначення 28.

К_ор_пор_ативн_ий комплекс апаратно-програмних засобів і технологій,

електронний архів використовуваних для створення архіву документів у

електронному вигляді

Метою створення електронного архіву є забезпечення оперативного і повноцінного доступу до всіх документів, які зберігаються і надходять до системи управління. Для цього необхідно вирішити два основні завдання: ввести масив наявних у архіві документів і забезпечити можливість оперативного повнотекстового доступу до електронних документів.

З цією метою організується високопродуктивна мережа, яка включає графічні робочі станції і потужні сервери введення і обробки

інформації. Для введення документів з паперових носіїв низької якості використовуються сканери потокового введення і відповідні програмні засоби.

Система забезпечує ефективне індексування і повнотекстовий пошук неструктурованої інформації великого обсягу.

Основні функції корпоративного електронного архіву:

• сканування;

• розпізнавання і корегування помилок;

• створення і міграція електронних документів і образів;

• індексування документів;

• оперативний пошук і відображення документів;

• аналіз документів;

• управління функціонуванням системи.

Для реалізації цих функцій у корпоративному електронному архіві повинні бути підсистеми введення, зберігання, індексування, пошуку і відображення інформації, аналізу, управління потоками, адміністрування і науково-технічного супроводження.

Електронний архів оптимально вирішує завдання поточного збереження документів, коли найбільшого значення набуває оперативність доступу до інформації та наявність можливості одночасного використання документа кількома співробітниками.

Таблиця 11

КОРПОРАТИВНИЙ ЕЛЕКТРОННИЙ АРХІВ

Підвищення надійності зберігання інформації, зменшення ризику втрати важливої інформації через недбалість персоналу або вплив зовнішніх факторів; підвищення ефективності використання інформації за рахунок зменшення часу на пошук необхідних документів; забезпечення доступу до інформації практично з будь-якої територіально віддаленої точки за умови наявності відповідних прав доступу;

інтеграція з іншими інформаційними системами підприємства. організація зберігання електронних версій документів і облікової інформації;

ведення класифікаторів і рубрикаторів і їх використання для пошуку документів;

встановлення і підтримка логічних зв'язків між документами; організація пошуку документів (за атрибутами реєстраційних карток, повнотекстовий пошук, за анотаціями);

забезпечення доступу до облікової інформації і електронних документів у відповідності з правами доступу;

ідентифікація електронних документів за їх реквізитами; формування звітів про роботу користувачів з електронним архівом

• надання ефективного механізму пошуку документа та інформації у документі, оскільки ці операції сумарно становлять 73% трудозатрат;

• швидкісна автоматизована система потокового введення документації, представленої у паперовій формі (для нормативних та пов'язаних з ними документів, аналогів, зауважень та ін.);

• режим повнотекстового пошуку за змістом документа. Додатковими вимогами можуть бути:

• доступ до архіву через Інтернет;

спеціалізованих тезаурусів.