Вопрос 60. Хранение документов, организация архива.

Все документы после окончательной бух. Обработки распределяются в папки, сдаются в текущий архив, где ведётся журнал архивных дел. Дела из архива выдаются пол письменным разрешением главного бухгалтера. Перечень, сроки хранения документов, порядок их передачи в гос. Архив утверждены главным архивным управлением. В процессе делопроизводства любой организации заводится огромное количество документов, сохранность которых она обязана обеспечить, но все сроки различны и зависит это от документов, которые необходимо сохранить. Выделяют 3 типа хранения документов: 1)кратковременное хранение- хранятся до 10-ти лет,2)долговременное хранение- больше 10-ти лет,3)долгосрочное(постоянное) хранение. Все сроки сохранения бухгалтерских документов определяется действующим законодательством РФ. Так, первичные бухгалтерские документы, кассовые книги, ведомости, договора банковских счетов и другие должны хранится не менее 5-ти лет, а налогоплатёжные – не менее 4-х лет. Долгосрочно хранятся лицевые счета рабочих- до 75-ти лет(весь период жизни работника). Так же, к длительному сроку хранения относят личные дела рабочих – до 75-т лет. К постоянному хранению подлежат документы : бухгалтерские и статистические отчётности , балансы предприятия, пояснительные записки к ним. Ещё в эту группу включают личные дела руководителей, различные акты приёма или передачи сооружения, аренда, документы подтверждающие право собственности предприятия и прочие.

61.Инвентаризация, ее виды.

Инвентаризация- факт. Проверка наличия имущества и финансовых обязательств путем сопоставления их с данными бух.учета на опр. дату.

ВИДЫ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ.

1. Частичная- бывает раз в год для каждого объекта.

2. Периодическая- проводится в конкретные сроки в зависимости от вида и характера имущества.

3. Полная – проверка всех видов имущества . проводиться раз в год перед составлением годового отчета , а также при полной документальной ревизии по требованию финансовых и следовательных органов.

4. Выборочная- на отдельных участках производства или при проверки работы материально ответственных лиц.

СРОКИ ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ.

1. По основным средствам 1 раз в три года.

2. По библиотечным фондам 1 раз в пять лет.

3. По капитальным вложениям(1 раз в год) не ранее 1ого декабря отчетного года.

4. По незавершенному производству ,полуфабрикатам, готовой продукции, сырью и материалам(1 раз в год не раньше 1ого октября отчетного года)

5. По товарам сырью и материалам в районах расположенных на крайнем севере и приравненных к ним местностях в период наименьших остатков.

6. По денежным средствам в кассе, на расчетном счете, на валютных счетах ,кредитах и займах и тд – 1 раз в месяц, как правило на первое число каждого месяц

62. Случаи обязательного проведения инвентаризации.

1. при передачи имущества организации в аренду, при продаже и выкупе имущества;2. перед составлением годового отчета не ранее 1.10 отчетного года; 3. при смене материально-ответственных лиц; 4. при установлении хищений или злоупотреблений; 5. в случае стихийных бедствий; 6. при ликвидации предприятия.7. по требованию правоохранительных и контролирующих органов. 8. При переоценки хозяйственных средств.

На третьем этапе инвентаризации определяется порядок отражения в бух.учете выявленных разниц:

1) излишки, основные средства , материальные ценности ,денежные средства и другое имущество оказавшееся в излишке, подлежит оприходовании зачислению в доход организации.

Д01,10 ,50,43 и т.д К91 / прочие доходы

2) Недостачи: д94 к01,10,50,43,….. Выявлена недостача.

1вар- в пределах норм естественной убыли. Д20,25,26,к94

2вар- при хищении , а также сверх норм естественной убыли , когда установлены конкретные виновники Д73/2 К 94

3вар- когда конкретные виновники не установлены или во взыскании отказано судом Д91/2 К94

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете в течении 10ти дней после ее окончания. Ответственность несут руководитель и главбух.