Вопрос 19. Регистры бухгалтерского учета

Информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, регистрируется, систематизируется и накапливается для дальнейшего отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности в таблицах специальной формы, которые называются учетными регистрами или регистрами бухгалтерского учета .

Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, при использовании вычислительной техники, а также на машинных носителях информации (дисках, дискетах и т.д.). По внешнему виду учетные регистры подразделяются на :

  бухгалтерские книги – сброшюрованные и пронумерованные листы бумаги с определенным набором граф (таблица), на последней странице указывается общее число пронумерованных страниц за подпи сью главного бухгалтера или иного уполномоченного лица; Кассовая книга не только нумеруется, но и прошивается шпагатом и скрепляется печатью; в зависимости от объема учетных записей в книге отводится одно или несколько страниц для того или иного счета; книги применяются для аналитического и синтетического учета (например: Главная книга, Кассовая книга, Книга складского учета);

-   карточки – отдельные листы из плотной бумаги стандартного размера, хранятся в специальных ящиках – картотеках, разделителями совокупность карточек разбивается на определенные разделы. Карточки открываются на год. При открытии карточки регистрируются в реестре, где им присваивается порядковый номер. Наиболее распространенными являются три вида карточек: контокоррентные – имеют графы дебет и кредит, материальные – имеют графы прихода, расхода и остатка мате риальных ценностей с указанием количества и суммы, многоколонные – имеют несколько граф;

-   свободные листы (ведомости) – листы большего, чем карточки формата, хранятся в специальных папках – регистраторах, открывают их на месяц или квартал. Отдельные листы применяются для ведения жур налов, ведомостей и машинограмм.

Форма регистра зависит от его назначения и характера учетных за писей, определяется совокупностью и расположением реквизитов. Формы регистров разрабатываются и рекомендуются Министерством Фи нансов РФ и другими органами, которым федеральным законом предос тавлено право регулирования бухгалтерского учета, а также организациями самостоятельно при соблюдении ими общих методологических принципов ведения бухгалтерского учета.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгал терского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета, таким образом учетные регистры делятся на:

-   хронологические , в которых записи о хозяйственных операциях совершаются в хронологическом порядке по мере их совершения;

-   систематические , в которых записи о хозяйственных операциях группируются по определенным признакам;

-   комбинированные , сочетающие хронологические и систематиче ские записи (например, ЖурналГлавная).

В зависимости от содержания операций, отражаемых в регистрах бухгалтерского учета, регистры делят на синтетические и аналитические:

-   регистры синтетического учета – открываются для ведения синтетических счетов (без пояснительного текста, только дата, номер и сумма бухгалтерской проводки);

-   регистры аналитического учета – служат для отражения данных аналитического счетов. С их помощью осуществляется контроль за наличием и движением каждого вида материальных ценностей.

Регистры бухгалтерского учета подразделяется по строению (каким образом расположены графы и сколько их) на :

-   односторонние регистры – различные карточки для учета материальных ценностей, расчетов и других операций. В них объединены отдельные графы дебетовых и кредитовых записей. Учет ведется на од ном листе в денежных, натуральных или одновременно в обоих измери телях. Односторонние регистры применяются в синтетическом и анали тическом учете;

-   двусторонние регистры – применяются в основном при ведении учета в книгах, счет открывается на двух развернутых страницах книги: левая страница – дебет, правая – кредит. Используются в синтетическом и аналитическом учете при ручном способе учета;

-   многографные регистры – используются для отражения дополни тельных показателей внутри аналитического учета, например, учет дви жения материалов отражается в целом по организацию, а также в разрезе отдельных материально ответственных лиц, регистрируются затраты по организацию, подразделениям и в разрезе статей затрат;

-   линейные регистры – разновидность многографных регистров, в них каждый аналитический счет отражается только на одной строке, что дает возможность разделить синтетический счет на неограниченное количество аналитических счетов;

-   шахматные регистры – используются для одновременного отражения суммы по дебету одного счета и кредиту другого. Каждая сумма записывается на пересечении строки и колонки.

Записи в учетные регистры осуществляют ручным способом – шариковой ручкой при ведении бухгалтерского учета ручным способом, в случае если бухгалтерский учет ведется с применением вычислительной техники в среде автоматизированной бухгалтерской системы – данные первичных документов вводятся в программу, учетный регистр распеча тывается и хранится на бумажном носителе. По окончании месяца на каждой странице учетного регистра подводятся итоги, итоговые записи синтетических и аналитических регистров сверяются.

Правильность отражения хозяйственных операций в учетных реги страх обеспечивают лица составившие и подписавшие их.

После утверждение годового бухгалтерского баланса учетные реги стры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организация.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться защита от несанкционированных исправлений.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в учетных регистрах, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Вопрос 20. Правильная документация хозяйственных операций неразрывно связана с инвентаризацией. Инвентаризация устанавливает наличие имущественно-материальных и денежных средств и расчетов предприятия путем их проверки в натуре и сверке расчетов. Инвентаризация выступает как один из важных элементов метода учета и контроля за работой предприятий и хозяйственных субъектов, позволяющий получить сведения, характеризующие состояние хозяйственных активов и их сохранность. Данные инвентаризации нужны для принятия оперативных мер по улучшению работы, а также для уточнения данных бухгалтерского учета. Известно, что бухгалтерский учет не в состоянии в текущем порядке фиксировать естественную убыль товарно-материальных запасов, их потери, хищения, недостачи и т.п. Эти потери устанавливаются только путем инвентаризации. Путем инвентаризации проверяется и устанавливается наличие ценностей, их сохранность, правильность хранения, состояние складского хозяйства на определенную дату. Порядок проведения инвентаризации определен «Основными положениями по инвентаризации», утвержденными Министерством финансов РК. В зависимости от степени охвата проверкой активов предприятия инвентаризация бывает полной и частичной. Полная инвентаризация предусматривает сложную проверку всех активов предприятия и проводится, как правило, перед составлением годовой финансовой отчетности. Частичная инвентаризация охватывает проверкой определенную группу или отдельный вид активов ( средств), например, материальные ценности на одном из складов. В зависимости от организации и времени проверки различают инвентаризации плановые и внеплановые. Плановые инвентаризации проводятся главным образом периодически в целях контроля материально-ответственных лиц и повышения реальности показателей отчетности. Внеплановые инвентаризации проводятся в случаях, когда необходимо срочно и неожиданно для материально-ответственных лиц проверить сохранность активов, когда имеются факты, указывающие на возможные недостачи, растраты, хищения, бесхозяйственное использование, при смене материально-ответственного лица, а также при стихийных бедствиях и в исключительных обстоятельствах. Руководитель и главный бухгалтер хозяйствующего субъекта (предприятия) несет ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризации. Для проведения инвентаризации создается комиссия из числа работников предприятия при обязательном участии главного бухгалтера. Инвентаризационная комиссия возглавляется руководителем предприятия или его заместителем. Состав комиссии объявляется приказом руководителя предприятия, указывающим порядок и сроки начала и окончания работы по проведению инвентаризации. У лиц, ответственных за сохранность ценностей до начала инвентаризации отбираются расписки о том, что все документы, относящиеся к приходу или расходу ценностей, сданы в бухгалтерию и что никаких не оприходованных или списанных в расход ценностей у них нет. К началу инвентаризации необходимо также закончить обработку всех документов по приходу и расходу ценностей, произвести соответствующие записи по счетам аналитического учета и вывести остаток на день инвентаризации. Проверка остатков в натуре производится при непременном участии материально-ответственных лиц. Наличие ценностей при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера и т.п., исходя из установленных соответствующих единиц измерения. Данные инвентаризации по каждому виду ценностей фиксируются в инвентаризационных описях, составляемых отдельно по месту нахождения или хранения ценностей, и ответственным лицам за сохранность. Формы описей и количество экземпляров устанавливаются соответствующими министерствами и ведомствами. Наименование инвентаризационных ценностей и объектов и их количество показываются в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии, а материально-ответственные лица делают на каждой описи расписку следующего юридического содержания: " Все ценности, наименованные в настоящей инвентаризационной описи, комиссией проверены в натуре в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении" Все исправления в инвентаризационных описях должны быть оговорены и подписаны теми же лицами. Для выявления результатов инвентаризации по всем активам предприятия (основным средствам, товарно-материальным ценностям и нематериальным активам) бухгалтерией составляются соответствующие сличительные ведомости. Сличительные ведомости составляют только по таким ценностям, где выявлены отклонения от учетных данных. Инвентаризационная комиссия проверяет правильность составления сличительных ведомостей и свои заключения, предложения, решения и сведения о причинах и виновниках недостач и потерь фиксирует в протоколе. Протокол инвентаризационной комиссии утверждается руководителем предприятия.

Выявленные при инвентаризации и других проверках расхождения между фактическими остатками и данными бухгалтерского учета регулируются в порядке, установленном в нормативном и законодательном стандартах бухгалтерского учета 24 "Организация бухгалтерской службы."