51. Отчеты, понятие ответа. Макет отчета.

Создание отчета является эффективным способом представления данных в виде печатного документа. Несмотря на то, что формы и таблицы также можно печатать, отчеты предоставляют большие воз­можности в изображении и большую гибкость в группировании дан­ных.

Кроме того, отчеты являются эффективным способом печати ре­гулярно используемой информации. Можно разработать и сохранить один макет отчета, а затем использовать его постоянно. После сохра­нения макета отчета он не меняется, но при печати отчета использу­ются самые последние данные. Если в отчет потребуется внести изменения, можно перейти в режим конструктора и изменить макет этого отчета или создать новый отчет используя макет этого отчета. MS Access позволяет создавать отчеты, которые:

• группируют данные.

• выполняют различные групповые вычисления.

• содержат подчиненные формы, подчиненные отчеты и диаграммы.

• представляют данные в удобном виде с использованием рисунков, линий и специальных шрифтов.

Большая часть данных представленных в отчете, берется из базовой таблицы или запроса, которые являются источниками данных. Сведения о постоянных элементах отчета хранятся в макете отчета.

Кроме того можно создавать отчеты, не связанные ни с таблицами, ни с запросами. Примерами таких отчетов могут служить сопроводительное письмо и отчет, объединяющий два или большее число несвязанных подчиненных отчетов.

Можно создавать отчет с помощью или без помощи мастера по разработке отчетов. Мастер по разработке отчетов ускоряет процесс создания отчета, выполняя большую часть работы.

Для создания отчета .можно использовать следующие средства:

• Конструктор отчетов, в котором можно самостоятельно раз­рабатывать отчеты требуемой формы.

• Мастер отчетов, позволяющий достаточно быстро создать отчет на основе выбранных полей.

• Автоотчет: в столбец, позволяющий автоматически создать отчет с полями, расположенными в один или несколько столб­цов.

• Автоотчет: ленточный, позволяющий автоматически создать ленточный отчет.

• Мастер диаграмм, создание отчета, содержащего отображе­ние данных в виде диаграммы.

• Почтовые наклейки, создание отчета для почтовых наклеек.

Чтобы создать один из типов отчетов предлагаемых MS Access, необходимо:

1. В окне базы данных перейти на вкладку “Отчет”

2. Нажать кн. Создать

3. В появившемся диалоговом окне выбрать тип создаваемого отчета

4. нажать ОК

Можно воспользоваться кн. Мастер, для выбора стандартных форм отчетов или пустого отчета. В этом случае окно отчета в режиме конструктора содержит макет отчета в его текущем состоянии и средства, предназначенные для изменения этого макета: панель инструментов, линейка, строка состояния и т.д.

Макет отчета содержит 7 разделов, размер и расположение которых можно произвольно изменить.

Типы разделов отчета.

• Заголовок отчета - при формировании отчета для печати или предварительного просмотра, печать начинается с заголовка отчета.

• Верхний колонтитул - отображается в начале каждой стра­ницы и под заголовком отчета. Объекты, расположенные в верхнем колонтитуле, предназначены для печати информации или рисунков в верхней части каждой страницы отчета.

• Область заголовка группы - отображается перед первой за­писью каждой группы.

• Область данных - содержит все данные таблиц (запросов), входящие в отчет.

• Область примечания группы - содержит информации, под­водящую итоги по данной группе.

• Нижний колонтитул - информация, отображаемая в конце каждой страницы отчета.

• Область примечаний - данные последней страницы отчета.

Первоначально окно конструктора отчетов содержит только область данных, а также верхнего и нижнего колонтитулов.

Для того, чтобы добавить в отчет области заголовка(колонтитула) и примечания отчета, необходимо:

• использовать команду Вид/Зги оливок(колонтитулы)/примечание отчета.

Ширина и высота областей отчета меняется с помощью мыши. Наиболее часто встречающимися вычисляемыми полями в отчете, являются: Текущая дата и номера страниц.

Работа в окне отчета аналогична работе в окне формы, поля из таблицы помещаются в разделы окна отчета из списка полей, который вызывается на экран пиктограммой “Список полей”. Панель инструментов аналогична используемой в форме.

Для вывода на экран меню свойства раздела активизируется заголовок раздела. Для отчета – 2 щелчка в области отчета вне разделов отчета.