39. Окно ms Access. Создание и открытие базы данных. Объекты базы данных.

Запуск

Для запуска Microsoft Access можно использовать меню Пуск, затем с помощью мыши выбрать.Microsoft Access в разделе Про­граммы, либо выбрать пиктограмму Microsoft Access с помощью проводника, если она отсутствует на рабочем столе Windows.

На экране появиться главное окно Microsoft. Access – это система управления реляционными базами данных (СУБД), где данные описывают различные сущности (предметы, события и т.д.) и хранятся в отдельных таблицах. Отношения между данными превращаются в связи между таблицами, а все данные вместе и связи между ними образуют реляционную базу данных и связи между ними.

Окно Microsoft Access состоит из следующих областей :

Заголовок находится в верхней части главного окна и содержит 3 объекта : копию пиктограммы программы, заголовок главного окна и пиктограмму управления этим окном.

Строка меню содержит меню текущего окна- Ниже расположена панель инструментов, содержащая набор кнопок, состав которых зависит от назначения конкретной панели инструментов.

Строка состояния расположена в нижней части главного окна. На ней может отображаться описание полей, таблицы или формы, инди­каторы режима работы и друга полезная информация.

Окно газы данных состоит из 6 вкладок : таблицы, запросы., формы , отчеты , макросы и модули. Каждая вкладка содержит объ­екты текущей базы данных, тип которых указан на вкладке. В правой части окна базы данных находятся кнопки открыть, конструктор и создать. Кнопка открыть предназначена для открытия выбранного объекта. Этим объектом может быть таблиц , запрос или форма. Кнопка конструктор используется для изменения структуры выбран­ного объекта, а кнопка создать — для его создания.

Создание и открытие базы данных

По умолчанию при запуске Access не открывается никакая база данных. Пользователю предоставляется возможность создать новую базу данных для хранения данных и других объектов, или открыть существующую базу данных. В Microsoft Access поддерживаются два способа создания базы данных: вы можете создать собственную базу данных, либо выбрать создание предлагаемой базы данных с помо­щью мастера. В обоих случаях у вас остается возможность в любое время изменить и расширить созданную вами базу данных. Чтобы создать новую базу данных необходимо:

• находясь в главном окне Microsoft Access, выбрать Создать базу данных в меню Файл; на экране откроется окно диалога "Создание", содержащее две вкладки.

• Для создания новой пустой базы перейдите на вкладку "Общие" и нажмите кнопку "OК". В открывшемся диалоговом окне в поле "Имя файла" введите имя файла для новой базы данных, а затем нажмите кнопку "Создать" данного окна диалога.

• Для создания новой базы с помощью мастера перейдите на вкладку "Базы данных". Из появившегося списка баз данных выберите наиболее подходящую вам базу и нажмите кнопку "ОК".

• Затем из раскрывающего списка «Папка» выберите папку, в кото­рую предполагаете поместить создаваемую базу данных. В поле «Имя файла» введите ее имя. Затем нажмите кнопку «Создать».

• В следующем диалоговом окне мастер сообщает, какую информа­цию будет содержать создаваемая база данных. Диалог с мастером поддерживается с помощью следующих кнопок:

• Отмена — прекращает работу мастера;

• Назад - позволяет вернуться к предыдущему шагу;

• Далее - позволяет перейти к следующему шагу:

• Готово - запускает мастер на создание базы данных с установлен­ными параметрами.

• Для продолжения работы нажмите кнопку Далее.

• Открывшееся окно диалога содержит список таблиц базы данных и список полей выбранной таблицы. Устанавливая и снимая флажки для полей, вы можете выбрать поля таблицы. Затем нажмите кнопку Далее.

• В появившемся диалоговом окне выберите один из предлагаемых образцов оформления 'экрана. Затем нажмите кнопку Далее.

• В новом диалоговом окне выберите вид создаваемых отчетов базы данных- Затем нажмите кнопку Далее.

• Следующее диалоговое окно позволяет задать название базы дан­ных и рисунок, который будет появляться в отчетах.

• Нажав кнопку Готово в последнем окне диалога, вы запускаете мастера на построение базы данных с установленными параметра­ми. Используя кнопку назад, вы можете вернуться на любой из предыдущих этапов и изменить параметры базы данных

Работа в окне базы данных

В окне базы данных перечислены составляющие ее объекты: Таб­лица – это набор данных о некотором предмете. Данные в таблице хранятся в виде строк и столбцов, строки – это записи, столбцы – это поля;

Запрос – это реализация в БД вопроса, который задается о данных. Данные, которые являются ответом на вопрос могут быть извлечены запросом как из 1, так и из нескольких таблиц. Выборка данных из 1 и нескольких таблиц, являющихся результатом запроса называется динамическим набором. Динамический набор представляет собой измененный вид набора записей, определенных таблицей или запросом.

Форма – это удобный вид представления данных для ввода, изменения просмотра записей. При создании формы указывается как именно должны отображаться Данные. При открытии форм Access извлекает эти данные из таблиц и отображает их в форме на экране или печати. В формах можно определять списки значений для последующего выбора значений из списка, выделять данные цветом, отображать сообщение об ошибках при вводе неверных данных, отображать результаты вычислений и автоматического заполнения некоторых полей.

Отчет – это определенным образом сформированные данные для вывода на печать. В отчете предусмотрены возможности вычисления промежуточных и итоговых сумм по наборам записей.

Макрос – это список действий, который Access выполняет без участия пользователя. Макросы могут использоваться практически везде : в форме, отчете; при создании комбинированных клавиш или команде меню.

Программный модуль – это процедура на языке Access Basic, встроенный в Access. Созданные пользователем процедуры служат для выполнения операций требующих более сложных действий, чем позволяют макросы.

Окно базы данных предназначено для создания новых и изменения существующих объ­ектов.

40. Таблицы. Создание таблицы в режиме Конструктора.

Для хранения сведений в базе данных Microsoft Access использует таблицы. Прежде чем приступить к разработке остальных объектов базы данных, например запросов и форм, необходимо создать таблицы.

Таблица - это объект, предназначенный для хранения сведений по конкретному вопросу, например, о сотрудниках и заказах. Каждая запись в таблице содержит сведения об отдельном объекте. Одна база данных может состоять из несколько таблиц, каждая из которых содержит разные сведения. Каждая таблица может содержать данные разных типов, в том числе текст, числа, даты и рисунки.

Создание таблицы

Только что созданная таблица является пустой. При разработке таблицы указывается, для хранения каких типов данных она предна­значена. Сразу после сохранения таблица становится пригодной для заполнения данными.

Чтобы создать .таблицу необходимо:

• Открыть главное окно базы данных и перейти на вкладку Таблицы.

• Нажать кнопку Создать.

• Откроется окно «Новая таблица»

Выбор одного из режимов позволяет:

• Режим таблицы - создать новую таблицу в режиме таблицы.

• Конструктор - создать новую таблицу в конструкторе таблиц.

• Мастер таблиц - создать новую таблицу с помощью мастера.

• Импорт таблиц - осуществить импорт таблиц из внешнего файла и текущую базу данных.

• Связь с таблицами - осуществить создание таблиц, связанных с таблицами из внешних файлов.

Выберите требуемый вариант создания таблицы и нажмите кноп­ку ОК. Создайте структуру таблицу и присвойте таблице имя,

Создание таблицы в режиме конструктора

Записи в таблице могут содержать несколько элементов инфор­мации. Для хранения каждого элемента информации в таблицу долж­но быть добавлено отдельное поле.

Создание таблицы начинается с ввода сведений о полях в верх­нюю часть окна таблицы. В каждую строку необходимо ввести имя поля и выбрать для него тип данных. Кроме того, можно включить необязательное описание, которое отображается в строке состояния при вводе данных в это поле.

Верхняя часть окна таблицы в режиме конструктора содержит описание полей таблицы, а в нижней части отображаются свойства текущего поля.

Рассмотрим определение полей таблицы.

Наименование поля вводится в столбце Имя поля. При задании имени поля необходимо учитывать следующее:

• Наименование поля может содержать до 64 символов.

• Наименование поля может содержать буквы, цифры, пробелы и специальные символы, за исключением точки, восклица­тельного знака, прямых скобок и управляющих символов с ко­дами ASCII 0-31.

• Наименование поля не может начинаться с пробела.

• Два поля в одной таблице не могут иметь одинаковых наиме­нований.

Тип данных поля вводиться в поле Тип данных. В Microsoft Ac­cess допустимыми являются следующие типы данных:

• Текстовый

• Числовой

• Денежный

• Счетчик

• Даты/времени

• Логический

• Поле MEMO

• Поле объекта OLE

• Гиперссылка

• Мастер подстановок

Каждый из типов данных наделен собственными свойствами, ко­торые отображаются в разделе «Свойства поля» окна конструктора.

Рассмотрим свойства общие для всех типов данных.

Размер поля --задает максимальное число символов для ввода в данное поле.

Новые значения - определяет способ изменения значений счет­чика при добавлении новых записей.

Формат доля - задает формат вывода значений данного поля.

Число десятичных знаков - определяет число десятичных зна­ков, используемых при отображении чисел.

Маска ввода - задает маску ввода, облегчающую ввод данных в поле.

Подпись - определяет текст, который выводится в качестве под­писи поля.

Значение по умолчанию - позволяет задать значение, автомати­чески вводящееся в поле при создании новой записи.

Условие на значение - определяет требования к данным, вводи­мым в поле.

Сообщение об ошибке - позволяет указать текст сообщения, вы­водящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, оп­ределенное в свойстве Условие на значение.

Обязательное поле — указывает, требует ли поле обязательного ввода значения.

Пустые строки - определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк.

Индексированное поле - определяет индекс, создаваемый по одному полю.