Іі. Операції над робочими книгами
Створення
робочої книги
виконується
з допомогою команди New
(Створити)
з меню File
(Файл).
У діалоговому
вікні, що розкрилося, вибрати спочатку
укладку, а потім шаблон, на основі якого
буде створено робочу книгу; після чого
натиснути кнопку OK.
Для створення робочої книги на основі
шаблону Книга
можна натиснути кнопку
.
В
Рис.4
.
Після чого розкриється діалогове вікно.
У прихованому переліку Look
in
слід вибрати диск, на якому знаходиться
потрібна робоча книга. У переліку, що
розташований нижче вибрати (подвійним
натисканням) папку з книгою і саму книгу.
За замовчанням у переліку виводяться тільки файли з книгами MS-Excel, які мають розширення xls і значки як на рис.4. Для виводу інших типів файлів або усіх файлів необхідно вибрати відповідний тип у полі прихованого переліку Files of type (Тип файлів).
Збереження
робочої книги
виконується
з допомогою команди
Save
(Зберегти)
з меню
File
або натискання
кнопки
.
При першому збереженні з'являється
діалогове вікно. У прихованому переліку
Save
in
слід вибрати
диск, у переліку, що розташований нижче
папку, в якій необхідно зберегти книгу.
У полі прихованого переліку Files
of
type
– формат, в якому буде збережено книгу.
У полі File
name
(Ім’я файлу)
потрібно
увести ім'я книги й натиснути кнопку
Save.
Щоб зберегти книгу під іншим ім'ям або в іншій папці, слід у меню File вибрати команду Save as (Зберегти як).
Закриття робочої книги виконується з допомогою команди Close (Закрити) з меню File або натискання кнопки вікна книги.
Перейменування аркушу робочої книги виконується через подвійне натискання на його ярлику і введення нового ім’я. Його довжина не повинна перевищувати 31 символ, і не може містити наступні символи: \ / ? * : [ ] ).
Копіювання або переміщення аркушів робочої книги здійснюється через таку послідовність дій:
відкрити робочу книгу-джерело, аркуші якої необхідно скопіювати, і робочу книга-приймач;
вибрати аркуш, який потрібно скопіювати;
вибрати команду Move or Copy (Перемістити/скопіювати) меню Edit;
у полі To book (в книгу) слід вибрати робочу книгу-приймач (для того, щоб скопіювати аркуші у середині робочої книги необхідно вибрати ім'я поточної робочої книги);
у полі Before sheet (Перед листом) слід вибрати аркуш, перед яким необхідно уставити скопійований аркуш;
для копіювання аркушу потрібно установити прапорець Create a copy (Створити копію);
натиснути кнопку ОК.
Видалення аркушу робочої книги здійснюється командою Delete Sheet (Видалити лист) з меню Edit над поточним аркушем.
Вставка аркушу робочої книги здійснюється командою Sheet меню Insert в режимі поточного аркушу, на місці якого буде уставлений новий.
Ііі. Операції над елементами таблиці
Виділення елементів таблиці необхідно проводити, коли є потреба виконувати операції не над однією коміркою, а над декількома. Для виділення декількох суміжних комірок необхідно установити вказівник миші на одній з комірок, натиснути ліву кнопку миші і, не відпускаючи її, розтягнути виділення на всю ділянку. Для виділення декількох несуміжних груп комірок слід виділити одну групу, натиснути клавішу Ctrl і, не відпускаючи її, виділити інші комірки.
Щоб виділити цілий стовпець або рядок таблиці, необхідно натиснути мишею на його імені. Для виділення декількох стовпців або рядків слід натиснути на імені першого стовпця або рядку і розтягнути виділення на всю ділянку.
Для виділення декількох аркушів необхідно натиснути Ctrl і, не відпускаючи її, натискати на ярликах аркушів.
Вставка елементів таблиці виконується через таку послідовність дій:
виділити комірки, на місці яких будуть уставлені нові комірки;
вибрати команду Cells (Ячейки) із меню Insert (Вставка);
у діалоговому вікні, що з'явилося, вибрати тип елемента, що уставляється:
Shift cells right – уставити комірки, зсунувши усе праворуч;
Shift cells down – уставити комірки, зсунувши усе ліворуч;
Entire row – уставити рядок;
Entire column – уставити стовпець.
натиснути ОК.
Для вставки рядків або стовпців необхідно:
виділити рядки або стовпці, на місці яких будуть уставлені нові елементи;
у меню Insert вибрати пункт Rows (Рядки) або Columns (Стовпці).
Видалення елементів таблиці виконується з допомогою команди Delete (Видалити) з меню Edit (Правка), застосованої до виділених елементів таблиці. Стовпці та рядки видаляються без запитів, а при видаленні комірок з’являється діалогове вікно, в якому необхідно вибрати варіант видалення елементу:
Shift cells left – видалити комірки, зсунувши усе вліво
Shift cells up – видалити комірки, зсунувши усе угору;
Entire row – видалити рядок;
Entire column – видалити стовпець.
Видалення вмісту елементів таблиці виконується через таку послідовність дій:
виділити групу комірок, що необхідно очистити;
вибрати пункт Clear (Очистити) із меню Edit, а потім один із пунктів:
All – очистити усе;
Formats – встановлюється формат комірок за замовчуванням;
Contents Del – очищення тільки вмісту комірок;
Comments – очищення комірок від приміток.
Для видалення тільки вмісту комірок можна також виділити їх і натиснути клавішу Delete.
Копіювання і переміщення даних у MS-Excel виконується через використання буфера проміжного збереження інформації (Clipboard), який дозволяє переміщувати дані як у межах таблиці, так і в інші Windows-програми.
Для копіювання необхідно:
виділити групу комірок, вміст яких слід скопіювати;
викликати команду Copy (Копіювати) меню Edit (Правка) або натиснути кнопку
(навколо групи комірок з'явиться
пунктирна лінія, яка вказує, що фрагмент
скопійовано у буфер);
виділити групу комірок, в які слід уставити дані;
викликати команду Paste (Вставити) меню Edit або натиснути кнопку
.
Фрагмент із буферу скопіюється в зазначене місце.
При копіюванні комірок, що містять формули з відносними посиланнями, координати комірок аргументів змінюються автоматично. Наприклад, при копіюванні формули =А1+А2 з комірки А3 у комірку В3 її вміст зміниться на =В1+В2, тобто ця формула як і раніше обчислює суму двох комірок ліворуч від комірки з формулою. При копіюванні комірок, що містять формули з абсолютними посиланнями, адреси комірок-аргументів не змінюються.
Для переміщення вмісту комірок необхідно:
виділити групу комірок, вміст яких потрібно перемістити;
викликати команду Cut (Вирізати) меню Edit або натиснути кнопку на
(навколо групи комірок з'явиться
пунктирна лінія, яка позначає, що
фрагмент переміщений у буфер);виділити верхню ліву комірку в області, в якій необхідно уставити фрагмент;
викликати команду Paste меню Edit або натиснути кнопку .
Фрагмент із буферу буде уставлений у зазначене місце.
При переміщенні комірок, що містять формули, координати комірок аргументів не змінюються. Наприклад, при переміщенні формули =А1+А2 з комірки А3 у комірку В3 формула залишиться =А1+А2.
Натискання правою клавішею миші на будь-якому об'єкті таблиці викликає контекстне меню, що містить команди, для обробки даного об'єкта.
У
MS
Excel існує
буфер
обміну,
за допомогою якого можна копіювати
фрагменти таблиці не тільки у межах
Excel
але й в інші програми, наприклад, у
MS-Word. Для виведення панелі буферу обміну
необхідно у меню View
вибрати Clipboard.
Для копіювання фрагменту у буфер його
необхідно виділити та клацнути по кнопці
.
Для вставлення фрагменту з буферу
необхідно клацнути по значку фрагменту.
Наприклад, якщо фрагмент скопійовано
з MS-Excel,
то він буде мати значок
.
Для вставлення усіх фрагментів із буферу
одночасно використовується кнопка
.
Для очищення буферу слід клацнути кнопку
.
При копіюванні двох фрагментів підряд
панель Clipboard
з'являється автоматично.
Пошук даних (текстовий рядок або число) виконується через таку послідовність дій:
у меню Edit вибрати пункт Find (Найти);
у діалоговому вікні, що з'явилося, (рис.5) у полі Find what (Що) зазначити, що необхідно знайти;
для того, щоб MS-Excel враховував при пошуку регістр символів (нижній – малі літера, верхній – прописні), уведених у полі Find what, слід установити прапорець Match case (Враховувати регістр);
якщо необхідно шукати тільки ті комірки, весь вміст яких відповідає шаблону пошуку, слід установити прапорець Match entire cell contents (Комірка цілком) ;
Рис.5. Діалогове вікно для пошуку даних.
у полі Search необхідно вибрати напрямок пошуку – By Rows (по рядкам) або By Columns (по стовпцям);
у полі Look in (Область пошуку) слід вибрати – Formulas (формули), Values (значення) або Comments (примітки) і відповідно пошук буде проводитися тільки в зазначених компонентах;
натиснути кнопку Find Next (Найти далі) і після чого буде виділене перше слово, що відповідає умовам пошуку;
для пошуку наступного входження тих же символів повторно натиснути кнопку Find Next.
Зaмінa даних виконується через команду Replace (Замінити) меню Edit, яка є аналогічна команді Find, але вона дозволяє заміняти знайдені дані на інші. У полі Find what слід зазначити, що потрібно знайти, а в полі Replace with (Замінити на) зазначити, на що необхідно замінити знайдений фрагмент. Після натискання кнопки Find Next буде виділене перше слово, що відповідає умовам пошуку. Для його заміни слід натиснути кнопку Replace.