Анализ системы управления предприятия

Система управления предприятия призвана обеспечить прибыльность его деятельности путем рациональной организации производственного процесса и эффективного использования кадрового потенциала. Система управления включает организацию управления (в том числе субъекты управления, функции управления, управленческие отношения между различными субъектами управления, программа управления, технология управления, технические средства управления) и механизм управления (в том числе цели управления, критерии управления, методы воздействия на факторы управления, ресурсы управления).

Целью изучения системы управления предприятия в рамках аудита бухгалтерской отчетности является установление влияния организации и механизма управления на процесс сбора и обработки учетной информа­ции, формирования бухгалтерской отчетности и обеспечение непрерыв­ности деятельности предприятия.

Источники информации для анализа: устав предприятия; протоколы собраний учредителей (акционеров); документы, отражающие финансо­вую, инвестиционную, техническую, социальную политики предприятия; стратегические и текущие планы развития предприятия, проекты, сметы; организационная структура предприятия; Положения о структурных под­разделениях, отражающие распределение их полномочий и ответственно­сти; должностные инструкции сотрудников; результаты проведения атте­стации сотрудников; приказы, распоряжения, внутренние положения; бухгалтерская отчетность; аналитические обзоры, отражающие воздейст­вие внешних факторов на деятельность предприятия, результаты прово­димых аудиторами устных опросов (бесед) и анкетирования сотрудников, осмотров производственных помещений и др.

Для достижения поставленной цели аудиторы должны решить следую­щие задачи:

• оценить влияние внешних и внутренних факторов на деятельность предприятия;

• установить соответствие системы управления предприятия его организационной структуре, специализации и объемам деятельности;

• провести первичную оценку системы внутреннего контроля.

В процессе оценки влияния внешней среды на функционирование предприятия объектом внимания аудиторов являются три группы факто­ров: общеэкономические (состояние экономики в целом, процентные ставки и возможности финансирования, уровень инфляции, денежно­-кредитная политика государства и др.), отраслевые (рынок и конкурен­ция, изменения в технологии производства, предпринимательский риск, спад и расширение отрасли и др.) и нормативно-правовые (меры госу­дарственного регулирования бизнеса, система налогообложения, требования к организации бухгалтерского учета и др.).

Внутренние факторы деятельности предприятия, исследуемые аудито­рами, также могут быть объединены в три группы: индивидуальные (ор­ганизационная структура; цели, философия и стратегические планы управления; источники и методы финансирования: деятельность внут­реннего аудита и др.), факторы, связанные с особенностями экономиче­ской деятельности (виды деятельности предприятия, его местонахожде­ние, условия найма рабочей силы, рыночная стратегия, основные по­ставщики сырья, структура затрат, уровень развития информационных систем и др.), и финансовые (действующие системы прогнозирования доходов и финансовых потоков, доступность кредитов, уровень доходно­сти производственных операций и операций с ценными бумагами и др.).

По результатам изучения внешних и внутренних факторов осуществ­ляется позиционирование предприятия в отрасли и в регионе, определя­ется его конкурентоспособность, уровень ресурсного обеспечения, сла­бые и сильные стороны организации управления, наличие условий для развития.

Полученные сведения используются аудиторами при решении сле­дующей задачи - установлении степени соответствия системы управления предприятия его организационной структуре, специализации и объемам, деятельности. Прежде всего они должны идентифицировать тип организационной структуры предприятия. В зависимости от характера связей между различными подразделениями предприятия выделяются различные типы организационных структур: линейная, функциональная, линейно-функциональная, матричная и др. Каждая из этих структур обладает достоинствами и недостатками. Применение конкретной организационной структуры должно соответствовать масштабам деятельности предприятия, технологическим особенностям производства, территориальному размещению подразделений и т. д. Например, линейная структура управления используется мелкими и средними предприятиями с несложным производством при отсутствии широких кооперационных связей. Тогда как матричные структуры проблемно-целевого и программно-целевого управления призваны способствовать решению сложных, масштабных задач, расширяя потенциальные возможности крупного предприятия. Эффективная организационная структура предприятий предполагает оправданное разделение ответственности и полномочий сотрудников. Она должна по возможности препятствовать попыткам отдельных лиц нарушать требования контроля и обеспечивать разделение несовместимых функций. Если наблюдается несоответствие между организационной структурой предприятия и функциями управления, реализуемыми его субъектами, сложившимися правленческими отношениями в системе, технологией управления, то высока вероятность негативного влияния такой ситуации на организацию процесса сбора и обработки учетной информации, обеспечение непрерывности деятельности предприятия. Наоборот, соответствие системы управления предприятия его организационной структуре, специализации и объемам деятельности будет способствовать эффективной реализации управленческих функций, достижению стоящих перед предприятием целей.

Первичная оценка надежности системы внутреннего контроля предприятия осуществляется аудиторской организацией на основе собственных методик и приемов. При этом следует учитывать, что для проверки на­дежности средств контроля нужно изучить учетную и хозяйственную до­кументацию за весь отчетный период, уделив большее внимание перио­дам, деятельность в которых имела особенности и отличия. Рекомендует­ся проводить процедуры оценки системы внутреннего контроля по семи

направлениям:

• реальность хозяйственных операций - означает, что учтенные опера­ции действительно имели место и подтверждены документами;

• полнота - все совершенные хозяйственные операции отражены в учете;

• разрешение - все хозяйственные операции санкционированы в уста­новленном порядке ответственными должностными лицами;

• точность - хозяйственные операции адекватно оценены, то есть ис­ключены ошибки при учете и подсчете сумм операций на различных этапах учетного процесса;

- классификация - хозяйственные операции правильно разнесены по счетам;

- учет - процессы учета соответствующих операций завершены и учет отвечает установленным требованиям;

- периодизация - все хозяйственные операции своевременно оформлены и отражены в учете соответствующего периода.

Проводимая оценка должна установить, обеспечивает ли система внутреннего контроля предприятия своевременное предупреждение, вы­явление и исправление ошибок, пропусков и нарушений, возникающих при регистрации хозяйственных операций и систематизации информа­ции о них в бухгалтерском учете и отчетности.

Если в процессе первичного изучения системы внутреннего контроля установлено, что в проверяемом периоде имели место операции со связан­ными сторонами, то аудиторы должны учитывать требования правила (стандарта) аудиторской деятельности "Учет операций со связанными сто­ронами в ходе аудита". Экономические субъекты относятся к двум связан­ным сторонам, если одна из них контролирует другую или оказывает зна­чительное влияние на принятие принципиальных и текущих решений дру­гой стороны. Обычно к связанным сторонам относятся: головные, дочер­ние, преобладающие, зависимые общества; предприятия, относящиеся к одной группе взаимосвязанных организаций; предприятия, некоторые из участников (или руководителей) которых состоят в родственных отноше­ниях; предприятия, участниками (или руководителями) которых являются одни и те же лица. Оценивая эффективность системы внутреннего контро­ля предприятия аудиторы должны:

• рассмотреть стиль и основные принципы управления предприятием с точки зрения особенностей операций со связанными сторонами;

• выяснить, предусмотрены ли необходимые средства контроля в отно­шении санкционирования и отражения таких операций в учете;

- достичь приемлемой уверенности в том, что предусмотренные процеду­ры контроля являются надежными и действительно применялись в те­чение всего проверяемого периода.

В заключении аудиторы определяют влияние системы управления на процесс сбора и обработки учетной информации, формирования бухгал­терской отчетности и обеспечение непрерывности деятельности пред­приятия. Такое влияние может быть негативным, если:

• на предприятии отсутствует четкое разделение ответственности и полномочий сотрудников, применяется неэффективная система сти­мулирования сотрудников и подразделений;

• организационная структура предприятия не соответствует масштабам и особенностям его деятельности и сдерживает развитие производства;

• кадровая политика не направлена на повышение квалификации сотруд­ников и на закрепление на предприятии квалифицированных кадров;

• руководство предприятия реализует авторитарный стиль управления, устанавливает нереальные цели, не учитывает рекомендации службы внутреннего аудита;

• в результате операций, проводимых руководством предприятия, сни­жается стоимость имущества, объемы деятельности и ее доходность.

Как правило, следствием такого положения является рассогласование полномочий и ответственности бухгалтерской службы, нарушение графика документооборота, проведение хозяйственных операций, не соответствую­щих действующему законодательству, несвоевременное формирование бух­галтерской отчетности, высокая вероятность наличия в ней ошибок и про­пусков. Одновременно ухудшается финансовое положение предприятия: уменьшаются чистые активы, растет кредиторская задолженность, снижа­ется рентабельность деятельности.

Наоборот, эффективное функционирование системы управления пред­приятия оказывает позитивное влияние на систему учета, способствует формированию достоверной бухгалтерской отчетности, и является факто­ром успешной работы предприятия, обеспечивающим применимость принципа непрерывности деятельности.