Види заходів у залежності від ступеня участі організації

Заходи можна класифікувати на дві категорії в залежності від ступеня участі вашої організації у ній і відповідно залучення до його підготовку: власні заходу та заходи сторонніх організацій.

Власні заходи – це ті заходи, які ініціюються і проводяться організацією самостійно або спільно з іншими партнерами (суміжними організаціями).

Заходи, що проводяться самостійно. Їх переваги:

- все знаходиться під вашим контролем;

- ваш персонал відчуває себе в більшій мірі залученим в даний захід;

- ваша організація знаходиться в центрі уваги, всі відвідувачі та учасники чітко усвідомлюють роль вашої організації;

- У вас є певна свобода дій.

Недоліки:

– для підготовки і проведення заходу потрібно виконати великий обсяг роботи;

- проведення власного заходу є дорогим;

- найчастіше на такому заході присутні в основному тільки ваші вже існуючі клієнти і тільки деяка частина перспективних;

- ви несете вагу ризику і відповідальність за проведення даного заходу.

Заходи, що проводяться спільно з іншими організаціями. Їх переваги:

– підготовка та проведення заходу не є вашою одноосібної відповідальністю і відповідальністю вашої організації;

- різні точки зору при підготовці заходу завдяки участі додаткових співорганізаторів можуть призвести до більш високій якості заходи. Найчастіше співорганізатори близькі до вас у силу схожості переконань, проблем, бізнесу, тому розбіжності у сприйнятті деяких питань є не антагоністичними, а продуктивними;

- ви схильні до меншого ризику невдачі заходу також зважаючи на більшу різноманітність точок зору і охоплення більшого числа проблем,

- ви несете менші витрати завдяки рознесенню витрат на всіх, хто беруть участь у будь-якій заздалегідь обговореній пропорції.

Недоліки:

- В деякій мірі обмежується ваша свобода щодо теми, процесу підготовки, часу проведення тощо через те, що в інших співорганізаторів є свої уявлення та вимоги поданим питань, які можуть відрізнятися від ваших;

- Відвідувачі та учасники заходу звертають свою увагу крім вас і на інших співорганізаторів і на те, що ті представляють на цьому заході;

- назва вашої організації, її імідж, торгова марка, товари та послуги починають асоціюватися з назвою, торговою маркою, іміджем ваших партнерів - співорганізаторів заходи.

Заходи, що проводяться іншими організаціями, – це заходи, що організовуються сторонніми організаціями, які дають вам можливість (створюють базис, платформу) для представлення цільової аудиторії своїх ідей, просування іміджу своєї організації, затвердження се суспільної значущості, рекламування товарів і послуг.

Переваги таких заходів:

- У вас є можливість участі в безлічі взаємопов'язаних і непов'язаних заходів;

- залежно від типу заходи у вас є можливість представлення однієї і тієї ж задачі різними способами, в різній формі, тим самим підвищуючи обізнаність про вашу організацію або про якусь конкретну функцію, деталі, конкретних продуктах і послугах з різних сторін;

– ви можете покладатися на «третю » (не пов'язану з вами) сторону для організації значної частини операцій з підготовки вашої участі: вибір місця, організація технічного та культурного забезпечення, - а також для поширення серед громадськості інформації про подію в цілому;

- іноді ви можете мати доступ до баз даних, наявних в організаторів, для охоплення ширшої аудиторії.

Недоліки:

– у вас дуже малий контроль за тим, що відбувається на заході в цілому, і ваша організація є лише малою частиною великої події, на якому представлено безліч організацій;

- ви мало впливаєте на формування тієї публіки, яка приходить або бере участь на заході;

- ви ніяк не можете вплинути на дату проведення заходу;

- ті, хто відвідує цей захід, зовсім не обов'язково є вашою цільовою аудиторією, швидше за все, лише деяка частина відвідувачів - це ті, до кого вам треба довести потрібну інформацію.

Стандартизація прийняття рішення про включення заходів у PR-кампанію

Процес прийняття рішення про участь у захід можна стандартизувати, використовуючи анкету (рис. 4), яку на основі наявної інформації заповнює PR-менеджер. Анкета розглядається групою керівників організації, (фінансовий керівник; особи, які відповідають за роботу з населенням, клієнтами, за продажі).

ЗАХІД (потрібне підкреслити)	Відриття відділення (філіалу) або офісу Прийом Презентациі (послуги офісу) Виставка Торговий ярмарок Прес-конференція Інше _____________________________ (вкажіть)
ТЕРМІНИ ПРОВЕДЕННЯ (потрібне підкреслити)	I квартал II квартал III квартал IV квартал
ЦІЛІ, ЗАДАЧІ (потрібне підкреслити)	Укріплення стосунків Поширення (нової) інформації Встановлениня діалогу Тестування нових ідей або послуг Розвиток нових контактів в ділових колах Укріплення популярності торгової марки Створення «чуток навколо торгової марки» Підтримка послуги/сприяння продажам Стимулюванне клієнтів Інше_____________________________ (вкажіть)
ОРГАНІЗАТОР (потрібне підкреслити)	Організація /відділення / філіал Сторонні організації
ЦІЛЬОВА ГРУПА	___________________________________ (вкажіть)
КОНКУРЕНТИ	___________________________________ (вкажіть)
ФАКТОРЫ, ЩО ВИЗНАЧАЮТЬ ТРИВАЛІСТЬ ТА МІСТКІСТЬ ЗАХОДУ (опишіть захід у відповідності у відповідності з наведеним списком)	Кількість і характер очікуваних відвідувачів (учасників) Запрошені або масові відвідувачі (учасники) Статус запрошених осіб Місце проведення (філія, готель, бізнес-центр, конференц-зал) Наявність відповідних події приміщень Наявність обладнання (меблі, трибуна, демонстраційні стенди, кімнати для переговорів, телефони, аудіо-і відеоапаратура, кафе, місця паркування, безпека) Створення умов для роботи журналістів Підготовка власних матеріалів для розповсюдження у ЗМІ Визначні дати (дні національних, міських свят, великих спортивних змагань та ін) Час проведення (ранок, день, вечір, робочий чи вихідний день) Інші події, які суперечать планованого заходу або дублюють його
РЕЗУЛЬТАТ, ЯКИЙ МАЄ БУТИ ДОСЯГНУТИЙ ПО ВІДНОШЕННЮ ДО ЦІЛЬОВОЇ ГРУПИ (потрібне підкреслити)	Підвищення інформованості Зростання кількості звернень Нові ділові контакти Збільшення продажів Зростання числа клієнтів Інше _____________________________ (вкажіть)
ФАКТОРИ, ЩО ВИЗНАЧАЮТЬ РОЗМІРИ БЮДЖЕТУ (потрібне підкреслити)	Оренда приміщення та його оформлення Оренда аудіо-, відеоапаратури Харчування
		Друкування матеріалів, включаючи запрошення і оголошення Страховка Транспортні витрати Сувеніри Оплата консультантів Видовищні заходи Висвітлення події у ЗМІ Інше _____________________________ (вкажіть)
ВАРТІСТЬ		___________________________________ (вкажіть)
РЕСУРСИ ІИ МОЖЛИВОСТІ (потрібне підкреслити)		А. Переваги можливість отримати доступ до широкої аудиторії увагу відвідувачів не відвернуто іншими учасниками ви можете бути представлені з мінімальним ризиком витрати включають прямі зменшені (зведені до спонсорського внеску) повний контроль над процесом залучення максимального числа зацікавлених осіб можливість змінювати сценарій, вносити корективи у процес інше _____________________________ (вкажіть)
	Б. Недоліки обмеженість темою, заявленою організаторами акції увага відвідувачів розсіюється на інших учасників ваша марка може отримати стійку асоціацію з іншими учасниками ви несете всі ризики і відповідальність у зв'язку з акцією захід охоплює вузьке коло запрошених з числа клієнтів (партнерів) і потенційних клієнтів (партнерів) неможливість врахувати всі можливі витрати і оптимізувати витрати за всіма статтями витрат інше _____________________________ (укажіть)
ЗАСОБИ МАСОВОЇ ІНФОРМАЦІЇ, ЩО ЗАДІЯНІ У ВИСВІТЛЕННІ ПОДІЇ (потрібне підкреслити)	Оголошення в пресі Робота з пресою до заходу Робота з пресою під час заходу Робота з пресою після заходу

Рис. 4. Анкета для оцінки зможливостей організації і проведення заходу