4. Проверка правописания. Автотекст и автозамена

Для проверки правописания набранного текста необходимо выбрать команду Правописание… в меню Сервис или щелкнуть на соответствующей пиктограмме панели инструментов. Word 2002 начинает проверять текст всегда с того места, где находится курсор, до конца текста. Если Word 2002 находит слово с ошибкой, то появляется диалоговое окно проверки орфографии. Для внесения исправлений выберите правильное слово в поле Варианты или щелкните мышью в поле Нет в словаре и наберите правильно написанное слово. После этого нажмите кнопку Заменить, чтобы ввести изменения в текст документа. Если Вы нажмете кнопку Заменить все, то Word 2002 будет автоматически заменять это слово на указанное Вами правильное написание каждый раз по мере того, как оно будет встречаться в тексте. Если Вы не хотите изменять предложенное слово, то нажмите кнопку Пропустить. Если Вы нажмете кнопку Пропустить все, то Word 2002 при дальнейшей проверке текста будет пропускать это слово.

Для установки опций проверки правописания Вам следует выбрать команду Параметры… в меню Сервис и вкладку Правописание. При этом Вы увидите диалоговое окно (рис. 6), в котором можно выбрать несколько опций.

С помощью Word 2002 Вы можете проверять орфографию в документах, написанных на разных языках. Для этого Вам надо выделить соответствующие участки текста и указать язык, на котором они написаны, с помощью команды Язык/Выбрать язык… в меню Сервис. Помимо этого у Вас должны быть словари для указанных языков.

Вы можете остановить проверку правописания в любой момент. Для этого во время работы с окном дважды щелкните мышью на значке системного меню диалогового окна Правописание или нажмите комбинацию клавиш Alt+F4. Вы можете также использовать кнопку Отмена в этом же окне.

Кроме того, Вы можете в любой момент приостановить проверку правописания на некоторое время, например, чтобы внести некоторые изменения в текст документа. Для этого нужно дважды щелкнуть в любом месте рабочей области окна документа. После этого Вы можете исправлять текст. Для того чтобы продолжить проверку правописания, щелкните мышью на кнопке Возобновить в диалоговом окне Правописание. Проверка продолжится с того места, в котором находится курсор.

Подбор синонимов/антонимов предназначен для стилистической обработки текста, что в конечном итоге служит лучшему восприятию информации, заключенной в документе. Для замены слова синонимом выделите это слово в тексте. Затем выберите команду Язык/Тезаурус… в меню Сервис или нажмите комбинацию клавиш Shift+F7. Из поля - списка Значения: выберите значение, в котором используется это слово. Из списка, расположенного справа Заменить на: выберите наиболее подходящий синоним. Закончите диалог с помощью кнопки Заменить. Если Вы не нашли замены, то нажмите кнопку Отмена или клавишу Esc.

Работа с буфером обмена в Microsoft Word

Если вы не используете какие-то специализированные программы - аналоги стандартному буферу обмена Windows, то в редакторе Word есть отличная возможность работать с множеством данных, хранящихся в памяти.

В отличие от уже упомянутого системного буфера обмена, буфер обмена Microsoft Office "позволяет накапливать текстовые и графические элементы из любого числа документов Microsoft Office или других приложений, а затем вставлять их в любые документы Microsoft Office" (цитата из Справки).

Тем не менее, буфер обмена Microsoft Office ограничен 24 единицами хранения. Если попытаться скопировать еще одну единицу информации, то произойдет замещение самого первого скопированного фрагмента.

Чтобы начать работать с буфером обмена в Word, нужно зайти в меню Правка (Edit) и выбрать команду Буфер обмена Office (Office Clipboard). В левой части окна появится одноименная область задач, в которой будут отображаться все копируемые вами фрагменты.

Можно скрыть область задач и продолжить собирать данные. Для этого следует щелкнуть по кнопке Параметры (Options) в нижней части области задач и поставить галочку на опции Собирать данные без отображения буфера обмена Office (Collect Without Showing Office Clipboard).

Но для вставки данных нужно обязательно иметь открытой эту область задач. Отобразить ее снова можно через сочетание клавиш: двойное нажатие CTRL + C.

Данные вставляются простым щелчком мыши по нужному фрагменту в области задач

Используя буфер обмена Microsoft Office, можно достаточно комфортно работать с множеством открытых документов этого пакета путем обмена данными между ними.

22.

Технология OLE (Object Linking and Embedding) ― технология управления и обмена информацией между программным интерфейсом других приложений. Связывание и внедрение объектов (Object Linking and Embedding).

OLE позволяет создавать объекты (рисунки, чертежи и текст) в одном приложении, а затем отображать эти объекты в других приложениях. Например, при помощи технологии OLE можно создать диаграмму в электронной таблице, а затем отобразить ее в CorelDRAW. Объекты, помещенные в приложение, использующее OLE, называются OLE-объектами. Для того, чтобы технология OLE действовала, приложение, используемое для создания OLE-объекта, и приложение, в которое помещается OLE-объект, должны поддерживать режим OLE. CorelDRAW поддерживает все функции OLE, однако некоторые приложения поддерживают лишь часть этих функций.

Приложение-сервер и приложение-клиент

При использовании OLE в обмене информацией участвуют два приложения - приложение-сервер и приложение-клиент.

Приложение-сервер используется для создания и редактирования OLE-объектов (рисунков, чертежей, текстов). После того как объект создан, он помещается в приложение-клиент. Например, при создании диаграммы в электронной таблице и размещении ее в CorelDRAW при помощи OLE. В этом случае электронная таблица являются приложением-сервером, а CorelDRAW - приложением-клиентом. Некоторые приложения могут действовать и как серверные, и как клиентские, другие такой способностью не обладают. Например, CorelDRAW может быть и серверным, и клиентским приложением, в то же время, Corel PHOTO-PAINT может выступать только как приложение-сервер.

Работа с WordArt

Чтобы поместить объект WordArt в документ, выберите команду Вставка>Рисунок>Объект WordArt. Появится диалоговое окно Коллекция WordArt, в котором представлены цвета и объекты WordArt, которые вы можете создать. Лично мне это окно напоминает образцы губной помады в витрине косметического отдела (рис. 24.2).

Выберите стиль объекта в окне Коллекция Word Art и щелкните на кнопке ОК.

Появится диалоговое окно Изменение текста WordArt. В нем следует набрать текст (краткий и запоминающийся), который вы хотите представить как объект WordArt. Выбирайте шрифт, размер, полужирное начертание, курсив — как в самом обычном тексте. Закончив набор и форматирование текста, щелкните на кнопке ОК, и текст в заданном виде появится в документе.

Чтобы отредактировать объект WordArt, щелкните на нем один раз. Откроется панель инструментов WordArt, которая поможет выполнить с объектом ряд преобразований.

Как и другие графические образы, объект WordArt будет вставлен в ту часть документа, в которой установлен курсор. Поэтому, если вы хотите определить обтекание текстом объекта WordArt, щелкните на кнопке Обтекание текстом на панели инструментов WordArt.

С объектами WordArt вы можете работать так же, как с любыми другими графическими объектами: перемещать их, менять размер, комбинировать с текстом и т.д.

Щелчок на кнопке Изменить текст возвращает вас в диалоговое окно Изменение текста WordArt, которое позволяет менять тип и размер шрифта, а также устанавливать другие параметры текста. Закончив с оформлением текста, щелкните на кнопке ОК.

Щелкнув на кнопке Форма WordArt , вы вызовете раскрывающийся список различных раскладок текста WordArt — более расширенный вариант, чем тот, который представлен на панели Коллекция WordArt. Выберите определенную форму, и выделенный объект будет переформатирован соответствующим образом.

Необходимость в наличии средства для ввода математических выражений в текстовый документ характерна для научно-технической документации. Одним из таких средств в программе Microsoft Word является редактор формул Microsoft Equation 3.0. Он позволяет создавать формульные объекты и вставлять их в текстовый документ. При необходимости вставленный документ можно редактировать непосредственно в поле документа

Простейшие формулы в Microsoft Word можно создавать, используя различные атрибуты формата символов (верхний индекс, нижний индекс и др.), а также таблицу символов, для вызова которой следует задать Вставка/Символ. В открывшемся окне Символ нужно выбрать шрифт Symbol, который содержит греческие буквы и некоторые математические символы, которые нельзя ввести с клавиатуры.

Создание формул в редакторе Microsoft Equation 3.0

Выполните команду Вставка/Объект.

В открывшемся диалоговом окне Вставка объекта следует выбрать вкладку Создание, в открывшемся списке пункт Тип объекта выбрать Microsoft Equation 3.0.

Открывается панель управления Формула (рис. 2). При этом строка меню текстового процессора заменяется строкой меню редактора формул. А в позиции курсора появляется рамка, ограничивающая область создаваемой формулы (ее размер будет меняться по мере ввода формулы).

Создание формул осуществляется путем ввода цифр и букв, обозначающих переменные, в место, отмеченное вертикальной чертой курсора, и использования кнопок панели инструментов редактора формул.

При вводе формул можно перемещать курсор с помощью клавиш управления курсором или мыши

При создании формул осуществляется отмена только последнего выполненного действия (Правка/Отмена).

При вводе формул можно копировать и вставлять повторяющиеся части формулы (Правка/Копировать и Правка/Вставить).

Ввод и редактирование формул завершается нажатием клавиши Esc или щелчком левой кнопкой мыши где-либо в поле документа вне области ввода формулы. Введенная формула автоматически вставляется в текст в качестве объекта. Далее ее можно переместить в любое иное место документа через буфер обмена (Ctrl+X – вырезать; Ctrl+V – вставить).

23.

Создание таблиц

Word 2002 предусматривает два способа создания таблицы:

преобразование в таблицу существующего текста;

создание пустой таблицы с последующим заполнением ячеек.

Для того чтобы преобразовать текст в таблицу, выполните следующие действия:

1. Наберите текст построчно и в конце каждой строки нажимайте клавишу Enter (по количеству символов, посылаемых клавишей Enter, Word 2002 определит число строк будущей таблицы). При наборе конкретной строки отделяйте текст одной ячейки от текста другой клавишей Tab, посланных при наборе одной строки, Word 2002 определит число столбцов таблицы).

2. Выделите текст, который необходимо преобразовать в таблицу.

3. Включите отображение сетки таблицы с помощью команды Отображать сетку в меню Таблица.

4. Выберите команду Преобразовать в таблицу… в меню Таблица подменю Вставить.

5. В появившемся диалоговом окне в группе полей Разделитель выберите поле знак табуляции.

6. Нажмите кнопку ОК.

Для создания пустой таблицы разместите курсор в позиции, где должна быть расположена таблица и вызовите команду Добавить и Таблица из меню Таблица. В результате на экране появится диалоговое окно Вставка таблицы. В полях ввода Число столбцов: и Число строк: можно задать, используя клавиатуру или расположенные справа кнопки со стрелками, количество столбцов и строк таблицы. Для вставки таблицы в документ необходимо нажать кнопку ОК.

Для построения таблицы можно также использовать специальную пиктограмму из стандартной панели инструментов. Для этого следует установить курсор ввода в позиции Добавить таблицу и выполнить щелчок на этой пиктограмме. На экране появится окно с прототипом таблицы. Перемещая по нему мышь, можно определить размер таблицы (количество столбцов и строк). Соответствующие значения будут отображены в нижней строке окна прототипа. Как только кнопка мыши будет отпущена, размер таблицы зафиксируется и она отобразиться на экране.

Для перемещения курсора по ячейкам таблицы используется клавиша Tab. Отдельные столбцы, строки и ячейки таблицы можно маркировать с помощью подменю Выделить из меню Таблица или с помощью мыши.

Команды редактирования таблиц находятся в меню Таблица. С помощью этого меню можно добавлять, удалять, разбивать и объединять ячейки, а также создавать таблицы с различным оформлением.

Для вставки столбцов в таблицу следует маркировать столько столбцов, сколько необходимо вставить, вызвать из меню Таблица подменю Добавить команду Столбцы слева или Столбцы справа. Новые столбцы будут вставлены в таблицу слева или справа от маркированных, в соответствии с выбранной командой. После вставки новые столбцы маркируются.

Для вставки строк следует маркировать столько строк, сколько необходимо вставить и вызвать из меню Таблица подменю Добавить, а затем, по необходимости, либо команду Строки ниже, либо команду Строки выше. Word 2002 вставит новые строки и маркирует их. Для вставки строк за последней строкой таблицы надлежит установить курсор в начало абзаца, следующего за таблицей, и вызвать команду Строки выше из подменю Вставить меню Таблица. Тогда откроется диалоговое окно Добавление строк, в котором в поле ввода Число строк: можно задать число вставляемых строк. Если, находясь в последней ячейке таблицы, Вы нажмете клавишу Tab, Word 2002 автоматически добавит в конец таблицы новую строку.

Для того чтобы удалить всю таблицу, столбцы, строки или ячейки таблицы, необходимо их маркировать и выбрать из меню Таблица подменю Удалить и, соответственно, команду Таблица, Столбцы, Строки или Ячейки.

Вы можете регулировать ширину столбцов (высоту строк), перемещая мышью бегунок на управляющей горизонтальной (вертикальной) линейке. Размеры всей таблицы или отдельных ее ячеек Вы можете изменять с помощью команды Свойства таблицы… из меню Таблица. Эту команду Вы можете выбрать только в том случае, если курсор находится внутри таблицы.

24.

Для решения задач, которые можно представить в виде таблиц , разработаны специальные пакеты программ, называемые электронными таблицами .

Базовую идею электронных таблиц можно изложить следующим образом. Каждая ячейка таблицы обозначается неким адресом (например, А1, ВЗ, С6 и т. п.). Часть ячеек таблицы содержит какие-то числа, а в другой части записаны какие-то формулы, операндами которых служат адреса ячеек. Например, в ячейке D5 находится результат вычисления по формуле В5хС5-2/А5. Если мы изменим, значения ячеек А5 В5 и С5 (то есть введем другие числа), автоматически изменится и значение формулы, то есть ячейки D5.

Электронные таблицы позволяют успешно решать экономические и инженерные задачи, например, выполнять расчеты по формулам, строить графические зависимости и т. п.

Довольно часто обрабатываемую информацию нам приходится представлять в виде таблиц . При этом часть ячеек таблицы содержит исходную или первичную информацию, а часть — производную информацию, которая является результатом различных арифметических или иных операций, совершаемых над первичными данными.

Освоение работы электронных таблиц обеспечивает вам возможность самостоятельно решать различные задачи, не прибегая к услугам программиста. Создавая ту или иную таблицу , пользователь выполняет одновременно функции алгоритмиста, программиста и конечного пользователя. Это обеспечивает высокую эффективность эксплуатации программ, так как в них оперативно могут вноситься любые изменения, связанные с модернизацией алгоритма, перекомпоновкой таблицы и т. д.

В настоящее время наиболее мощными и популярными электронными таблицами является программа Microsoft Excel, которая входит в пакет Microsoft Office и предназначена для подготовки и обработки электронных

Документом (то есть объектом обработки) Excel является файл с произвольным именем и расширением .XLS. В терминах Excel такой файл называется рабочей книгой. В каждой рабочей книге может размещаться оті до 255 электронных таблиц , каждая из которых называется рабочим листом

Электронная таблица Excel состоит из 65536 строк и 256 столбцов. Строки пронумерованы натуральными числами от 1 до 65536, а столбцы обозначены буквами латинского алфавита А, В, ..., Z, АВ, ..., IV. На пересечении столбца и строки располагается основной структурный элемент таблицы — ячейка. В любую ячейку можно ввести исходные данные — число или текст,— а также формулу для расчета производной информации. Для указания на конкретную ячейку таблицы мы используем адрес, который составляется из обозначения столбца и номера строки, на пересечении которых эта ячейка находится (например, А1, КЗ, ТЗЗЗ, АС6 и. т. д.).

Создание, загрузка и сохранение рабочих книг

После запуска Excel без указания имени файла процессор по умолчанию предлагает 1 начать создание новой рабочей книги под условным наименованием Книга 1. Вы можете подготовить рабочую книгу, а затем при помощи команды Сохранить, или Сохранить как... меню Файл, или кнопки на панели инструментов Стандартная сохранить ее на диске с произвольным именем. При сохранении файла имеется возможность ввести пароль для дальнейшего его открытия. При введенном пароле без его знания файл открыть невозможно.

С помощью команды Авто сохранение... меню Сервис вы можете заранее указать промежуток времени, по истечении которого Excel будет автоматически сохранять вашу рабочую книгу. Если в меню Сервис команда Автосохранение... отсутствует, то необходимо ее установить, воспользовавшись командой Настройка... меню Сервис.

Для продолжения обработки уже существующей рабочей книги следует выбрать команду Открыть... меню Файл или воспользоваться кнопкой на панели инструментов Стандартная. Для создания новой рабочей книги следует выбрать команду Создать... меню Файл или воспользоваться кнопкой на панели инструментов Стандартная.

При сохранении и загрузке рабочих книг не забывайте о правильной установке папки, в которую помещается или из которой читается документ.

Как и Word, Excel является многооконным приложением. Это означает, что вы можете одновременно открыть несколько рабочих книг.

Окно Excel

Окно содержит все стандартные элементы, рассмотренные нами при изучении текстового процессора Word. На рисунке показаны строка заголовка, горизонтальное меню, панели инструментов Стандартная и Форматирование, полосы прокрутки, строка состояния.

Перечислим элементы окна, специфичные для программы Excel.

Ниже панели "Форматирование" располагается строка формул, в которой вы будете набирать и редактировать данные и формулы, вводимые в ячейку. В левой части этой строки находится раскрывающийся список — поле имени, в которой высвечивается адрес (или имя) выделенной ячейки таблицы.

Ячейка таблицы, окаймленная серой рамкой, является выделенной (текущей). На рис. 4.1.1 это ячейка А1. Правее поля имени находится небольшая область (ограниченная справа знаком равенства), в которой на время ввода данных появляются кнопки управления процессом ввода.

Ниже строки формул находится заголовок столбца, а в левой части экрана — заголовок строки.

Наконец, строка с ярлыками листов, расположенная над строкой состояния, позволяет переходить от одного рабочего листа к другому в пределах рабочей книги.

Управление командами Excel осуществляется при помощи горизонтального меню и панелей инструментов. Следует обратить внимание на большое сходство горизонтального меню и панелей инструментов Excel и Word. Это связано с единством объектно-ориентированной технологии Windows, которое предполагает, что интерфейс одного приложения отличается от интерфейса другого приложения только специфическими операциями.

Для управления командами также служат контекстные меню, которые позволяют экономить время. Они отображают наиболее часто используемые команды, относящиеся к выделенным элементам или объектам. Чтобы вызвать контекстное меню, следует сделать щелчок правой кнопкой мыши по интересующему вас элементу или объекту.

Перемещение и выделение в рабочем листе

Для выделения любой ячейки таблицы достаточно щелкнуть на ней мышью. Курсорную рамку также можно перемещать клавишами перемещения {}, {}, {}, {}, {Page Up}, {Page Down}. Для перемещения по рабочему листу можно воспользоваться полосами прокрутки. Чтобы мгновенно перейти к заданному элементу таблицы, можно выбрать команду Перейти... меню Правка.

Выделение фрагментов в Excel играет ту же роль, что и в других приложениях Windows, — именно к таким фрагментам применяются команды копирования, удаления, форматирования и т. п.

Для выделения блока ячеек с помощью мыши необходимо установить указатель мыши внутри левой верхней ячейки, нажать левую кнопку мыши и смещать указатель по диагонали к правому нижнему углу блока. При этом первая ячейка внешне не изменяется, а остальные окрашиваются в черный цвет .

Диапазон описывается с помощью ячеек, находящихся в левом верхнем и правом нижнем углах диапазона. Например, диапазон, представленный на рис. 4.1.3, обозначается как А1:В5.

Для выделения блока ячеек с помощью клавиатуры, нажимайте клавиши перемещения, одновременно удерживая нажатой клавишу {Shift}. В качестве альтернативы удержанию клавиши {Shift}, можно нажать клавишу {F8}.

Для выделения группы диапазонов с помощью мыши следует держать нажатой клавишу {Ctrl} (рис. 4.1.4). Для добавления диапазона можно использовать комбинацию клавиш {Shift+F8}.

Чтобы выделить:

Целый столбец — щелкните мышью на соответствующем номере в заголовке столбца.

Целую строку — щелкните мышью на соответствующем номере в заголовке строки.

Всю таблицу — щелкните мышью на левой пустой кнопке в заголовке столбца.

Блок — диапазон ячеек, окруженный со всех сторон пустыми ячейками или заголовками столбцов и строк. Например, на рис. 4.1.5 представлены следующие блоки:

АЗ:Е7, G3:H7, A9:E10 и G9:H10.

Когда указатель мыши находится на границе активной ячейки, он изменяет свою форму со знака "плюс" на стрелку. Установив такой указатель на нижнюю границу ячейки, дважды щелкните левой кнопкой мыши, и Excel выделит ячейку в самом низу текущего блока. Если активная ячейка уже находится внизу блока, двойной щелчок по ее нижней границе выделит ячейку, находящуюся над расположенным ниже блоком. Аналогичным образом выделяется ячейка при двойном щелчке по левой, верхней или правой границе активной ячейки.

Ввод и редактирование данных

Общие сведения

Ячейки рабочего листа Excel могут содержать постоянные значения (константы) или формулы. Постоянные значения разделяются на три основные категории: числа, текст, даты и время, которые мы рассмотрим в этом подразделе. Кроме того, в Excel имеется еще два специальных типа констант: логические значения и значения ошибок. Логические значения Истина и Ложь вычисляются в результате проверки условий. Значения ошибок возникают, когда Excel не может правильно истолковать формулу в ячейке.

При введении в активную ячейку значения или формулы вводимые символы появляются в самой ячейке и в строке формул.

Сразу после начала ввода данных в строке формул появляются две дополнительные кнопки

Щелчок по кнопке Отмена отменяет ввод. Щелчок по кнопке Enter вводит набранные данные в активную ячейку. Всегда находящаяся в строке формул кнопка Изменить формулу дает возможность получить помощь при создании формул. При ее нажатии ниже строки формул появляется Палитра формул – для версии 2000 (рис. 4.1.7). На ней по мере ввода ссылок в формулу появляются результаты вычислений. Для получения дополнительной помощи она содержит кнопку Помощник ….

Завершив ввод данных, вы должны зафиксировать их в ячейке любым их трех способов: нажать клавишу {Enter}, щелкнуть мышью на кнопке или щелкнуть мышью на другой ячейке.

Редактировать содержимое ячейки можно либо в строке формул, либо в самой ячейке.

Чтобы редактировать содержимое ячейки в строке формул следует активизировать нужную ячейку и установить точку ввода в нужном месте строки формул. Для этого необходимо переместить указатель мыши в строку формул (он примет форму буквы I) и сделать щелчок в соответствующем месте константы или формулы.

Чтобы редактировать прямо в ячейке следует сделать двойной щелчок по ячейке или, выделив ее, нажать клавишу {F2}.

Для того чтобы Excel правильно различал категории постоянных значений необходимо соблюдать основные правила их ввода.

Ввод чисел

Числовые значения могут содержать только цифры от 0 до 9 и специальные символы: "+","-", ", "Е", "е", "()", "%", "/". По умолчанию после фиксации числа Excel сдвигает его к правой границе ячейки. Символ "Е" или "е" используется при вводе чисел в экспоненциальном (научном) представлении. Например, Excel интерпретирует 1Е6 как 1000000. Числовые значения, заключенные в круглые скобки. Excel интерпретирует как отрицательные. Для ввода дробных чисел используется по умолчанию десятичная запятая.

Хотя вы можете ввести до 255 символов, числовое значение отображается в ячейке не более чем с 15 цифрами. При числе с более чем 15 цифрами Excel использует экспоненциальное представление числа.

Количество выводимых цифр зависит от ширины столбца. Если ширина столбца недостаточна для вывода числа, то вместо числа ставит строку символов #. Если вы увидите несколько символов # в ячейке, в которой ожидали увидеть число, просто увеличьте ширину ячейки. Проще всего столбец можно расширить двойным щелчком по границе столбца в его заголовке. Ширина столбца настроиться по максимальной длине значений в этом столбце.

Ввод текста

Текст включает буквы, цифры и специальные символы. По умолчанию после фиксации текста Excel сдвигает его к левой границе ячейки. В ячейку можно ввести до 32000 символов.

Если вы вводите текст, который не может быть полностью отображен в одной ячейке, Excel выводит его, перекрывая соседние ячейки. Но текст при этом хранится в одной ячейке. Однако, если ячейка справа от длинного текста содержит некоторое значение, то текст в ячейке обрезается, как показано на рис. 4.1.8, но читается полностью в строке формул.

Значения, которые появляются в ячейке, называются выводимыми или отображаемыми значениями. Значения, которые хранятся в ячейках и появляются в строке формул, называются хранимыми значениями.

Длинный текст в ячейке можно легко увидеть, расширив столбец двойным щелчком по границе столбца в его заголовке.

Перенос текста в ячейке облегчает чтение длинных текстовых значений. Для переноса текста в ячейке следует воспользоваться комбинацией клавиш {Alt+Enter} или выбрать команду Ячейки меню Формат и на вкладке Выравнивание установить флажок Переносить по словам.

Для создания текстового значения, состоящего целиком из чисел, следует ввести перед значением апостроф " ' ".

Ввод даты и времени

Основной единицей измерения времени в Excel являются сутки. Они представляются целыми числами от 1 до 65380. Базовая дата, представляемая значением 1, — это 1 января 1900 года. Максимальное значение даты 65380 представляет 31 декабря 2078 года. Когда вы вводите дату на рабочем листе, Excel сохраняет ее в виде целого значения, которое равно количеству дней между базовой и заданной датой. Например, 1 апреля 1998 года представляется значением 35886, потому что разница между 1 января 1900 года и 1 апреля 1998 года составляет именно 35886 день.

Время суток — это десятичная дробь, которая представляет часть суток между их началом (00:00 часов) и заданным временем. Например, двенадцать часов дня представляется значением 0,5. И, таким образом, абсолютное время 11:46:17 в день 1 апреля 1998 года представляется десятичным значением 35886,49047.

Благодаря тому, что Excel преобразует дату и время в число, с ними можно производить такие же операции, как и с обычными числами.

Хотя Excel хранит даты и время как значения, совсем не обязательно вводить их в таком виде.

Чтобы ввести дату, сделайте это любым из следующих способов:

1.04.98, 1/4/98, 1-4-98, l-Aпp-98, 1.04.98 17:45.

При вводе даты между 1920 и 2010 гг. можно указывать только две последние цифры года. Если же вы вводите дату вне этого диапазона, год нужно записывать полностью.

Значение даты отображается в ячейках в соответствующем формате, а в строке формул — в формате ДЦ.ММ.ГГГГ.

Время можно ввести любым из следующих способов:

17:45, 17:45:30, 1.04.98 17:45.

Значение времени отображается в ячейках в соответствующем формате, а в строке формул — в формате ч:мм:сс.

Ввод последовательностей чисел, дат, текстов или заголовков

Последовательности можно вводить двумя способами. Простейший метод — использование мыши для перетаскивания маркера заполнения.

Маркер заполнения — это маленький квадрат в правом нижнем углу выделения

Чтобы создать последовательность, возрастающую с постоянным шагом, следует ввести в две соседние ячейки первые два значения последовательности. Excel использует эти два значения для определения шага и исходного значения последовательности. Затем, выделив эти две ячейки, перетащить маркер заполнения вниз или направо до конца области, которую должна заполнить последовательность. Курсор мыши приобретает при этом форму черного креста. Если нужно заполнить диапазон ячеек одинаковыми значениями, то следует удерживать клавишу {Ctrl} при перетаскивании маркера заполнения.

Если выделить только одну ячейку, содержащую данные, то при последующем перетаскивании маркера заполнения соответствующий диапазон ячеек будет заполняться одинаковыми значениями. А при нажатой клавише {Ctrl} будет создаваться последовательность с шагом единица.

Второй способ использует команду Заполнить меню Правка и выбрать вкладку Прогрессия...и дает возможность создать много разных типов последовательностей (рис. 4.1.9). В этом случае заполняется первая ячейка и выделяется диапазон ячеек, который нужно заполнить.

Для выбора типа ряда во время перетаскивания маркера заполнения следует удерживать нажатой правую кнопку мыши. Затем освободить ее и выбрать соответствующую команду в контекстном меню

Очистка, удаление и вставка на рабочем листе

Чтобы очистить содержимое выделенной ячейки следует выбрать команду Очистить меню Правка. В открывшемся подменю необходимо выбрать команду, соответствующую вашим намерениям.

Самый быстрый способ очистки содержимого выделенной ячейки — нажатие клавиши {Delete}. Удаляются только значения и формулы, а форматы и примечания остаются.

Следует отличать команду Очистить меню Правка от команды Удалить этого же меню. Команда Удалить удаляет ячейку с рабочего листа, словно вытаскивая кирпичи из стены, а команда Очистить оставляет ячейку на месте, но очищает ее содержимое.

Часто необходимо вставить ячейки, строки или столбцы, чтобы получить место для новых формул или данных. Чтобы вставить ячейки, строки или столбцы необходимо выделить ячейку или диапазон ячеек там, куда нужно вставить ячейки. Или выделить по одной ячейке в строке или столбце там, куда будут вставлены новые строки или столбцы. Затем следует воспользоваться меню Вставка, в котором выбрать команду Ячейки..., Строки или Столбцы.

Использование формул

Ввод формул

Формулы составляют суть рабочего листа. Формулы выполняют работу (то есть производят вычисления), которая раньше выполнялась вручную или на калькуляторе. Если бы не формулы, электронную таблицу можно было бы создать с помощью текстового процессора.

Формулу можно ввести как в строке формул, так и непосредственно в ячейке. Все формулы в Excel должны начинаться со знака равенства. Символы, введенные без знака равенства. Excel рассматривает как текст или как число. Например, если мы введем в ячейку =10+5 и нажмем клавишу {Enter}, то в ячейке появится значение 15. Если же ввести в ячейку 10+5, то Excel рассмотрит это выражение как текст. Формула не должна содержать пробелов.

Обработка операций в Excel происходит по твердой системе правил:

В первую очередь вычисляются выражения внутри круглых скобок.

Возведение в степень ^ выполняется раньше умножения * и деления /, которые, в свою очередь, выполняются раньше сложения + и вычитания -.

Операторы с одинаковым приоритетом выполняются слева направо.

Если в формуле количество закрывающих и открывающих круглых скобок не совпадает, то Excel выведет сообщение об ошибке во введенном выражении и несоответствии скобок. Сразу после ввода закрывающей скобки Excel отображает последнюю пару скобок полужирным шрифтом, что очень полезно при вводе длинных формул, когда особенно трудно отследить соответствие скобок.

Адресация ячеек.

Вопрос № 2: Абсолютная и относительная адресация ячеек MS Excel

Адресация ячейки - это адреса или ссылки, которые могут быть относительными и абсолютными и используются в формулах, функциях в виде аргументов.

Абсолютная ссылка - это не изменяющийся при копировании и перемещении формулы адрес ячейки, содержащий исходное данное (операнд). Абсолютная адресация позволяет указывать фиксированный адрес. Абсолютные ссылки используются в формулах тогда, когда нежелательно автоматическое изменение ссылки при копировании. Например, если в какой-то ячейке хранятся данные, которые нужно использовать в различных формулах, то можно указать абсолютный адрес. Обычно он изображается с помощью знака доллара перед названием ряда или строки, или перед тем и другим. Например, $A$1, $A1, A$1.

Различают два типа абсолютной ссылки: полная и частичная.

Полная абсолютная ссылка указывается, если при копировании или перемещении адрес клетки, содержащий исходное данное, не меняется. Для этого символ $ ставится перед наименованием столбца и номером строки. Например: $B$5, $D$12 - полные абсолютные ссылки.

Частичная абсолютная ссылка указывается, если при копировании и перемещении не меняется номер строки или наименование столбца. При этом символ $ в первом случае ставится перед номером строки, а во втором - перед наименованием столбца. Например: B$5, D$12 - частичная абсолютная ссылка, не меняется номер строки; $B5, $D12 - частичная абсолютная ссылка, не меняется наименование столбца.

Особенность копирования формул в Excel - программа копирует формулы таким образом, чтобы они сохранили свой смысл и в новой копии, т.е. что она правильно будет работать и в новой ячейке.

Рассмотрим правило относительной ориентации ячейки на примере. В ячейке В4 находилась формула = В2+В3. При копировании ее в ячейку С4 формула приобретает вид = С2+С3. При копировании в ячейку В7 формула приобретает вид = В5+В6.

Общее правило: если формула копируется на N строк вниз, то Excel добавляет ко всем используемым номерам строк число N. Если формула копируется на M столбцов правее, то все используемые в ней буквенные обозначения столбцов смещаются на М позиций вправо. Например, в ячейке С5 находилась формула = С2+С3. При копировании её в ячейку Е5 формула приобретает вид = Е2+Е3.

При копировании можно предотвратить изменение формулы, если записать абсолютную ссылку на ячейку ($). Если требуется, чтобы не менялся номер строки или столбца, то применяют частичную абсолютную ссылку. Например, в ячейке В4 находилась формула =В$2+B$3 , при копировании её в ячейку С4, вид формулы не меняется.

При помощи символа абсолютной адресации можно гибко варьировать способ адресации ячеек. Например, $B11 обозначает, что при копировании формул будет изменяться только адресация строки ячейки, а при обозначении B$11 - только столбца. Такая адресация называется смешанная. Смешанная ссылка используется, когда при копировании формулы может изменяться только какая-то одна часть ссылки - либо буква столбца, либо номер строки.Ссылка на именованную ячейку (диапазон) всегда является абсолютной.

В любую ячейку электронной таблицы можно ввести:

· число;

· формулу;

· текстовую (алфавитно-цифровую) информацию.

Microsoft Excel отличает один вид информации от другого.

25.Функции Excel

Более сложные вычисления в таблицах Excel осуществляются с помощью специальных функций (рис. 1). Список категорий функций Excel доступен при выборе команды Функция в меню Вставка.

Финансовые функции осуществляют такие расчеты, как вычисление суммы платежа по ссуде, величину выплаты прибыли на вложения и др.

Функции Excel "Дата и время" позволяют работать со значениями даты и времени в формулах. Например, можно использовать в формуле текущую дату, воспользовавшись функцией СЕГОДНЯ .

Математические функции выполняют простые и сложные математические вычисления, например вычисление суммы диапазона ячеек, абсолютной величины числа, округление чисел и др.

Статистические функции Excel позволяют выполнять статистический анализ данных. Например, можно определить среднее значение и дисперсию по выборке и многое другое.

Функции Excel "Ссылки и массивы" позволяют осуществить поиск данных в списках или таблицах, найти ссылку на ячейку в массиве. Например, для поиска значения в строке таблицы используется функция ГПР .

Функции Excel для работы с базами данных можно использовать при выполнении расчетов и отбора записей по условию.

Текстовые функции Excel предоставляют пользователю возможность обработки текста. Например, можно объединить несколько строк с помощью функции СЦЕПИТЬ .

Логические функции предназначены для проверки одного или нескольких условий. Например, функция ЕСЛИ позволяет определить, выполняется ли указанное условие, и возвращает одно значение, если условие истинно, и другое, если оно ложно.

Функции "Проверка свойств и значений" предназначены для определения данных, хранимых в ячейке. Эти функции Excel проверяют значения в ячейке по условию и возвращают в зависимости от результата значения ИСТИНА или ЛОЖЬ .

Для вычислений в таблице с помощью встроенных функций Excel рекомендуется использовать мастер функций. Диалоговое окно мастера функций доступно при выборе команды Функция в меню Вставка или нажатии кнопки , на стандартной панели инструментов. В процессе диалога с мастером требуется задать аргументы выбранной функции, для этого необходимо заполнить поля в диалоговом окне соответствующими значениями или адресами ячеек таблицы.

Безусловно, функцию можно ввести, набрав ее прямо в ячейке. Однако

Excel предоставляет на стандартной панели инструментов кнопку Вставка

функции. В открывшемся диалоговом окне Мастер функций – шаг 1

указывается нужная функция, затем Excel выводит диалоговое окно Аргументы

функции, в котором необходимо ввести аргументы функции .

Вернемся вновь к первому диалоговому окну, здесь содержится

три списка: Поиск функции, Категория и Функция. Причем Excel автоматически

выбирает категорию функций 10 недавно использовавшихся, а в списке Функция отображает функции, к которым пользователь чаще всего обращается.

Если необходимой функции нет в списке, то необходимо выбрать

соответствующую категорию из списка, а именно:

• . 10 недавно использовавшихся,

• . полный алфавитный перечень,

• . финансовые,

• . дата и время,

• . математические,

• . статистические,

• . ссылки и массивы,

• . работа с базой данных,

• . текстовые,

• . логические,

• . проверка свойств и значений.

После того, как выбор будет сделан в пользу одной из функций, в

нижней части диалогового окна Выбор функций появится описание выбранной

функции и ее аргументов. Итак, когда вы уже окончательно определились с

выбором функции необходимо нажать ОК.

Происходящее далее рассмотрим на конкретном примере. Из списка

функций мы выберем СУММ и как только мы это сделаем, программа внесет в

ячейку =СУММ(), а в диалоговом окне Аргументы функции появятся поля, куда

необходимо вести ее аргументы.

Чтобы выбрать аргументы, поместим точку вставки в поле Число1 и

щелкнуть на ячейке электронной таблицы (или перетащить мышь, выделив нужный

диапазон). После этого в текстовом поле Число1 появится адрес ячейки (либо

адрес диапазона) и одновременно в окне справа – числовое значение,

введенное в эту ячейку, а также внизу диалогового окна после слова Значение

отразится итоговое значение функции.

В пользователя всегда есть возможность уменьшить диалоговое окно до

размера поля Число1 и кнопки максимизации. Для этого достаточно щелкнуть по

кнопке минимизации, находящейся справа от поля. Есть возможность и просто

перетащить окно на другое место.

Если необходимо просуммировать содержимое нескольких ячеек, либо

диапазонов, то нужно нажать клавишу или щелкнуть в поле Число2 чтобы

переместить в него курсор (Excel реагирует на это списка аргументов – появляется текстовое поле Число3). В поле Число2

указываем вторую ячейку (или диапазон).

Когда будут указаны все ячейки или диапазоны для суммирования,

щелкаем кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Аргументы функции и внести

СУММ в текущую ячейку.

Арифметические и тригонометрические функции

ABS Возвращает модуль (абсолютную величину) числа.

ACOS Возвращает арккосинус числа.

ACOSH Возвращает гиперболический арккосинус числа.

ASIN Возвращает арксинус числа.

ASINH Возвращает гиперболический арксинус числа.

ATAN Возвращает арктангенс числа.

ATAN2 Возвращает арктангенс для заданных координат x и y.

ATANH Возвращает гиперболический арктангенс числа.

ОКРВВЕРХ Округляет число до ближайшего целого или до ближайшего кратного указанному значению.

ЧИСЛКОМБ Возвращает количество комбинаций для заданного числа объектов.

COS Возвращает косинус числа.

COSH Возвращает гиперболический косинус числа.

СЧЁТЕСЛИ Подсчитывает количество непустых ячеек, удовлетворяющих заданному условию внутри диапазона.

ГРАДУСЫ Преобразует радианы в градусы.

ЧЁТН Округляет число до ближайшего четного целого.

EXP Возвращает число e, возведенное в указанную степень.

ФАКТР Возвращает факториал числа.

ДВФАКТР Возвращает двойной факториал числа.

ОКРВНИЗ Округляет число до ближайшего меньшего по модулю целого.

НОД Возвращает наибольший общий делитель.

ЦЕЛОЕ Округляет число до ближайшего меньшего целого.

НОК Возвращает наименьшее общее кратное.

LN Возвращает натуральный логарифм числа.

LOG Возвращает логарифм числа по заданному основанию.

LOG10 Возвращает десятичный логарифм числа.

МОПРЕД Возвращает определитель матрицы, хранящейся в массиве.

МОБР Возвращает обратную матрицу (матрица хранится в массиве).

МУМНОЖ Возвращает произведение матриц, хранящихся в массивах.

ОСТАТ Возвращает остаток от деления.

ОКРУГЛТ Возвращает число, округленное с требуемой точностью.

МУЛЬТИНОМ Возвращает мультиномиальный коэффициент множества чисел.

НЕЧЁТ Округляет число до ближайшего нечетного целого.

ПИ Возвращает число «пи».

СТЕПЕНЬ Возвращает результат возведения числа в степень.

ПРОИЗВЕД Возвращает произведение аргументов.

ЧАСТНОЕ Возвращает целую часть частного при делении.

РАДИАНЫ Преобразует градусы в радианы.

СЛЧИС Возвращает случайное число в интервале от 0 до 1.

СЛУЧМЕЖДУ Возвращает случайное число в заданном интервале.

РИМСКОЕ Преобразует число в арабской записи к числу в римской как текст.

ОКРУГЛ Округляет число до указанного количества десятичных разрядов.

ОКРУГЛВНИЗ Округляет число до ближайшего меньшего по модулю целого.

ОКРУГЛВВЕРХ Округляет число до ближайшего по модулю большего целого.

РЯД.СУММ Возвращает сумму степенного ряда, вычисленную по заданной формуле.

ЗНАК Возвращает знак числа.

SIN Возвращает синус заданного угла.

SINH Возвращает гиперболический синус числа.

КОРЕНЬ Возвращает положительное значение квадратного корня.

КОРЕНЬПИ Возвращает значение квадратного корня из (число * «пи»).

ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ Возвращает промежуточный итог в списке или базе данных.

СУММ Суммирует аргументы.

СУММЕСЛИ Суммирует ячейки, удовлетворяющие заданному условию.

СУММПРОИЗВ Возвращает сумму произведений соответствующих элементов массивов.

СУММКВ Возвращает сумму квадратов аргументов.

СУММРАЗНКВ Возвращает сумму разностей квадратов соответствующих значений в двух массивах.

СУММСУММКВ Возвращает сумму сумм квадратов соответствующих элементов двух массивов.

СУММКВРАЗН Возвращает сумму квадратов разностей соответствующих значений в двух массивах.

TAN Возвращает тангенс числа.

TANH Возвращает гиперболический тангенс числа.

ОТБР Отбрасывает дробную часть числа

Логические

Функция ЕСЛИ

Функции И, ИЛИ, НЕ

Вложенные функции ЕСЛИ

Функции ИСТИНА и ЛОЖЬ

Функция ЕПУСТО

Логические выражения используются для записи условий, в которых сравниваются числа, функции, формулы, текстовые или логические значения. Любое логическое выражение должно содержать по крайней мере один оператор сравнения, который определяет отношение между элементами логического выражения. Ниже представлен список операторов сравнения Excel

= Равно

> Больше

< Меньше

>= Больше или равно

<= Меньше или равно

<> Не равно

Результатом логического выражения является логическое значение ИСТИНА (1) или логическое значение ЛОЖЬ (0).

Функция ЕСЛИ

Функция ЕСЛИ (IF) имеет следующий синтаксис:

=ЕСЛИ(логическое_выражение;значение_если_истина;значение_если_ложь)

Следующая формула возвращает значение 10, если значение в ячейке А1 больше 3, а в противном случае - 20:

=ЕСЛИ(А1>3;10;20)

В качестве аргументов функции ЕСЛИ можно использовать другие функции. В функции ЕСЛИ можно использовать текстовые аргументы. Например

=ЕСЛИ(А1>=4;"Зачет сдал";"Зачет не сдал")

Можно использовать текстовые аргументы в функции ЕСЛИ, чтобы при невыполнении условия она возвращала пустую строку вместо 0.

Например:

=ЕСЛИ(СУММ(А1:А3)=30;А10;"")

Аргумент логическое_выражение функции ЕСЛИ может содержать текстовое значение. Например:

=ЕСЛИ(А1="Динамо";10;290)

Эта формула возвращает значение 10, если ячейка А1 содержит строку "Динамо", и 290, если в ней находится любое другое значение. Совпадение между сравниваемыми текстовыми значениями должно быть точным, но без учета регистра.

Функции И, ИЛИ, НЕ

Функции И (AND), ИЛИ (OR), НЕ (NOT) - позволяют создавать сложные логические выражения. Эти функции работают в сочетании с простыми операторами сравнения. Функции И и ИЛИ могут иметь до 30 логических аргументов и имеют синтаксис:

=И(логическое_значение1;логическое_значение2...)

=ИЛИ(логическое_значение1;логическое_значение2...)

Функция НЕ имеет только один аргумент и следующий синтаксис:

=НЕ(логическое_значение)

Аргументы функций И, ИЛИ, НЕ могут быть логическими выражениями, массивами или ссылками на ячейки, содержащие логические значения.

Приведем пример. Пусть Excel возвращает текст "Прошел", если ученик имеет средний балл более 4 (ячейка А2), и пропуск занятий меньше 3 (ячейка А3). Формула примет вид:

=ЕСЛИ(И(А2>4;А3<3);"Прошел";"Не прошел"

Не смотря на то, что функция ИЛИ имеет те же аргументы, что и И, результаты получаются совершенно различными. Так, если в предыдущей формуле заменить функцию И на ИЛИ, то ученик будет проходить, если выполняется хотя бы одно из условий (средний балл более 4 или пропуски занятий менее 3). Таким образом, функция ИЛИ возвращает логическое значение ИСТИНА, если хотя бы одно из логических выражений истинно, а функция И возвращает логическое значение ИСТИНА, только если все логические выражения истинны.

Функция НЕ меняет значение своего аргумента на противоположное логическое значение и обычно используется в сочетании с другими функциями. Эта функция возвращает логическое значение ИСТИНА, если аргумент имеет значение ЛОЖЬ, и логическое значение ЛОЖЬ, если аргумент имеет значение ИСТИНА.

Вложенные функции ЕСЛИ

Иногда бывает очень трудно решить логическую задачу только с помощью операторов сравнения и функций И, ИЛИ, НЕ. В этих случаях можно использовать вложенные функции ЕСЛИ. Например, в следующей формуле используются три функции ЕСЛИ:

=ЕСЛИ(А1=100;"Всегда";ЕСЛИ(И(А1>=80;А1<100);"Обычно";ЕСЛИ(И(А1>=60;А1<80);"Иногда";"Никогда")))

Если значение в ячейке А1 является целым числом, формула читается следующим образом: "Если значение в ячейке А1 равно 100, возвратить строку "Всегда". В противном случае, если значение в ячейке А1 находится между 80 и 100, возвратить "Обычно". В противном случае, если значение в ячейке А1 находится между 60 и 80, возвратить строку "Иногда". И, если ни одно из этих условий не выполняется, возвратить строку "Никогда". Всего допускается до 7 уровней вложения функций ЕСЛИ.

Функции ИСТИНА и ЛОЖЬ

Функции ИСТИНА (TRUE) и ЛОЖЬ (FALSE) предоставляют альтернативный способ записи логических значений ИСТИНА и ЛОЖЬ. Эти функции не имеют аргументов и выглядят следующим образом:

=ИСТИНА()

=ЛОЖЬ()

Например, ячейка А1 содержит логическое выражение. Тогда следующая функция возвратить значение "Проходите", если выражение в ячейке А1 имеет значение ИСТИНА:

=ЕСЛИ(А1=ИСТИНА();"Проходите";"Стоп"

В противном случае формула возвратит "Стоп".

Функция ЕПУСТО

Если нужно определить, является ли ячейка пустой, можно использовать функцию ЕПУСТО (ISBLANK), которая имеет следующий синтаксис:

=ЕПУСТО(значение)

Аргумент значение может быть ссылкой на ячейку или диапазон. Если значение ссылается на пустую ячейку или диапазон, функция возвращает логическое значение ИСТИНА, в противном случае ЛОЖЬ.

26. База данных - набор сведений, хранящихся некоторым упорядоченным способом. Можно сравнить базу данных со шкафом, в котором хранятся документы. Иными словами, база данных - это хранилище данных. Сами по себе базы данных не представляли бы интереса, если бы не было систем управления базами данных (СУБД).

Основные задачи проектирования баз данных

Основные задачи:

Обеспечение хранения в БД всей необходимой информации.

Обеспечение возможности получения данных по всем необходимым запросам.

Сокращение избыточности и дублирования данных.

Обеспечение целостности данных (правильности их содержания): исключение противоречий в содержании данных, исключение их потери и т.д.

Основные этапы проектирования баз данных

Концептуальное (инфологическое) проектирование

Концептуальное (инфологическое) проектирование — построение семантической модели предметной области, то есть информационной модели наиболее высокого уровня абстракции. Такая модель создаётся без ориентации на какую-либо конкретную СУБД и модель данных. Термины «семантическая модель», «концептуальная модель» и «инфологическая модель» являются синонимами. Кроме того, в этом контексте равноправно могут использоваться слова «модель базы данных» и «модель предметной области» (например, «концептуальная модель базы данных» и «концептуальная модель предметной области»), поскольку такая модель является как образом реальности, так и образом проектируемой базы данных для этой реальности.

Конкретный вид и содержание концептуальной модели базы данных определяется выбранным для этого формальным аппаратом. Обычно используются графические нотации, подобные ER-диаграммам.

Чаще всего концептуальная модель базы данных включает в себя:

• описание информационных объектов, или понятий предметной области и связей между ними.

• описание ограничений целостности, т.е. требований к допустимым значениям данных и к связям между ними.

Логическое (даталогическое) проектирование

Логическое (даталогическое) проектирование — создание схемы базы данных на основе конкретной модели данных, например, реляционной модели данных. Для реляционной модели данных даталогическая модель — набор схем отношений, обычно с указанием первичных ключей, а также «связей» между отношениями, представляющих собой внешние ключи.

Преобразование концептуальной модели в логическую модель, как правило, осуществляется по формальным правилам. Этот этап может быть в значительной степени автоматизирован.

На этапе логического проектирования учитывается специфика конкретной модели данных, но может не учитываться специфика конкретной СУБД.

Физическое проектирование

Физическое проектирование — создание схемы базы данных для конкретной СУБД. Специфика конкретной СУБД может включать в себя ограничения на именование объектов базы данных, ограничения на поддерживаемые типы данных и т.п. Кроме того, специфика конкретной СУБД при физическом проектировании включает выбор решений, связанных с физической средой хранения данных (выбор методов управления дисковой памятью, разделение БД по файлам и устройствам, методов доступа к данным), создание индексов и т.д.

Связь (отношение) - способ , которым связана информация о разных объектах.

Типы связей между объектами

Основным структурным компонентом базы данных, как правило, является таблица. При определении состава таблиц следует руководствоваться правилом: в каждой таблице должны храниться данные только об одном классе объектов. Например, в одной таблице нельзя хранить анкетные данные студента и фамилии преподавателей, которым он сдавал экзамены, т.к. это свойства разных классов объектов.

Если в базе данных должна содержаться информация о разных классах объектов, то она должна быть разбита на отдельные таблицы. Связь между таблицами осуществляется с помощью общих полей.

Связи между любыми двумя таблицами относятся к одному из трех типов: один-к-одному (1:1) , один-ко-многим (1:М) и много-ко-многим (М:М).

Связь типа “один-к-одному” (1:1)

При этом типе связи каждой записи в одной таблице соответствует не более одной записи в другой таблице. Этот вид связи встречается довольно редко. В основном в тех случаях, когда часть информации об объекте либо редко используется, либо является конфиденциальной (такая информация хранится в отдельной таблице, которая защищена от несанкционированого доступа).

Связь типа “один-ко-многим” (1:М)

При таком типе связи каждой записи в одной таблице соответствует несколько записей в связанной таблице. Этот наиболее распространенный тип связей. Для его реализации используются две таблицы. Одна из них представляет сторону "один", другая - сторону "много". Например, нужно иметь информацию о студентах и результатах сдачи ими экзаменов (дата сдачи, предмет, оценка и т.д.). Если все это хранить в одной таблице, то ее объем неоправданно возрастет, т.к. в ней для каждой записи об очередном экзамене должны повторяться все анкетные сведения о студенте. Поскольку Студент и Экзамены - это разные классы объектов, то и свойства их должны храниться в разных таблицах.

Решением этой задачи является создание двух таблиц. Условно назовем их Студенты и Экзамены. В каждой из них хранятся соответствующие свойства. Для связи этих таблиц нужно использовать только часть информации о студенте, сдающем экзамен. Но она должна однозначно определять каждого студента среди всех. Такой информацией может явиться, например, номер зачетки (он уникален для каждого студента).

В таблице со стороны "один" ( в нашем примере Студенты) такие поля называются ключевыми. Основное требование к значениям в ключевых полях - это их уникальность для каждой записи (т.е. они не должны повторяться).

Связь типа “много-ко-многим” (М:М)

При таком типе связи множеству записей в одной таблице соответствует множество записей в связанной таблице. Большинство современных СУБД непосредственно не поддерживают такой тип связи . Для его реализации такая связь разбивается на две связи типа один-ко-многим . Соответсвенно, для хранения информации потребуется уже три таблицы: две со стороны "много" и одна со стороны "один". Связь между этими тремя таблицами также осуществляется по общим полям.

27

Структура MS Access 97

Первая версия MS Access была создана в 1993 г. фирмой Microsoft. MS Access - это функционально полная реляционная СУБД, работающая в среде Windows. Access позволяет создавать сложные базы данных, определяя структуру таблиц, связи между ними. Access обладает совершенной системой создания запросов, отчетов и форм любой сложности. В Access, как любом приложении Windows, можно использовать все возможности обмена данными между приложениями (DDE и OLE), что позволяет включить в базу данных графическую и (или) звуковую информацию.

В Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными (таблицы, формы, отчеты, запросы, макросы, модули). Все объекты Access хранятся в одном файле с расширением .mdb. В таблицах хранятся данные, которые можно просматривать, редактировать, добавлять. Используя формы, можно выводить данные на экран в удобном виде, просматривать и изменять их. Запросы позволяют быстро выбирать необходимую информацию из таблиц. С помощью отчетов можно создавать различные виды документов для вывода на печать. макросы и модули позволяют автоматизировать работу с базой данных.

Основные элементы главного окна Access:

Строка заголовка. Отображается имя активной в данной момент программы.

Пиктограмма системного меню. Такая кнопка имеется в верхнем левом углу главного окна практически любого приложения. После щелчка на этой пиктограмме появляется меню, которое позволяет перемещать, разворачивать, сворачивать или закрывать окно текущего приложения и изменять его размеры.

Полоса меню. Она содержит названия нескольких подменю. Когда активизируется любое из этих названий, на экране появляется соответствующие подменю.

Панель инструментов. Это группа пиктограмм, расположенная непосредственно под полосой меню. Главное ее назначение – ускоренный вызов команд меню.

Строка состояния. В левой части строки состояния отображается информация о том, что вы делаете в настоящее время.

Окно базы данных. Это окно появляется при открытой БД. В поле окна сосредоточены все «рычаги управления» БД. Окно БД используется для открытия объектов, содержащихся в БД.

Вкладки объектов. С помощью вкладок можно выбрать тип нужного объекта. При открытии окна БД всегда активируется вкладка-таблица и выводится список доступных таблиц БД.

Кнопки. Они расположены вдоль правого края окна БД, используются для работы с текущим объектом БД. Они позволяют создавать, открывать или изменять объекты БД.

Создание новой базы данных с помощью Конструктора

После запуска Access нужно щелкнуть на кнопке Новая база данных в окне Miсrosoft Access и в предложенном диалоговом окне задать имя для файла БД. После этого на экране появляется окно базы данных (рис.1), из которого можно получить доступ ко всем ее объектам: таблицам, запросам, отчетам, формам, макросам, модулям.

Для создания новой таблицы нужно перейти на вкладку Таблица и нажать кнопку Создать. В следующем окне следует выбрать способ создания таблицы - Конструктор.

После этого Access выводит окно Конструктора таблицы (рис.2), в котором задаются имена, типы и свойства полей для создаваемой таблицы .

Имя поля не должно превышать 68 символа и в нем нельзя использовать символы ! . [ ]

Каждая строка в столбце Тип данных является полем со списком, элементами которого являются типы данных Access (таблица 1). Тип поля определяется характером вводимых в него данных.

Среди типов данных Access есть специальный тип - Счетчик. В поле этого типа Access автоматически нумерует строки таблицы в возрастающей последовательности. Редактировать значения такого поля нельзя.

Каждое поле обладает индивидуальными свойствами, по которым можно установить, как должны сохраняться, отображаться и обрабатываться данные. Набор свойств поля зависит от выбранного типа данных. Для определения свойств поля используется бланк Свойства поля в нижней части окна конструктора таблиц

Размер поля - определяется только для текстовых и Memo-полей; указывает максимальное количество символов в данном поле. По умолчанию длина текстового поля составляет 50 символов

Формат поля – определяется для полей числового, денежного типа, полей типа Счетчик и Дата\Время. Выбирается один из форматов представления данных.

Число десятичных знаков - определяет количество разрядов в дробной части числа.

Маска ввода - определяет шаблон для ввода данных. Например, можно установить разделители при вводе телефонного номера

Подпись поля - содержит надпись, которая может быть выведена рядом с полем в форме или отчете ( данная надпись может и не совпадать с именем поля, а также может содержать поясняющие сведения).

Значение по умолчанию - содержит значение, устанавливаемое по умолчанию в данном поле таблицы. Например, если в поле Город ввести значение по умолчанию Уфа, то при вводе записей о проживающих в Уфе, это поле можно пропускать, а соответствующее значение (Уфа) будет введено автоматически. Это облегчает ввод значений, повторяющихся чаще других.

Условие на значение - определяет множество значений, которые пользователь может вводить в это поле при заполнении таблицы. Это свойство позволяет избежать ввода недопустимых в данном поле значений. Например, если стипендия студента не может превышать 250 р., то для этого поля можно задать условие на значение: <=250

Сообщение об ошибке - определяет сообщение, которое появляется на экране в случае ввода недопустимого значения.

Обязательное поле - установка, указывающая на то, что данное поле требует обязательного заполнения для каждой записи. Например, поле Домашний телефон может быть пустым для некоторых записей ( значение Нет в данном свойстве). А поле Фамилия не может быть пустым ни для одной записи (значение Да).

Пустые строки - установка, которая определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк (“ “).

Индексированное поле - определяет простые индексы для ускорения поиска записей

Для сохранения структуры таблицы нужно ввести команду Файл\Сохранить и в окне Сохранение ввести имя таблицы.

28

Создание таблиц с помощью Мастера таблиц

Создавая таблицу с помощью Мастера таблиц нужно в окне базы данных перейти на вкладку Таблицы, нажать кнопку Создать и выбрать способ создания Мастер таблиц. Так же, как и Мастер баз данных, Мастер таблиц предлагает множество готовых структур таблиц по разным тематикам. Пользователь может выбрать подходящую таблицу и ее поля. При необходимости созданную таким образом таблицу можно откорректировать, открыв ее в режиме конструктора.

В отличие от Мастера баз данных (п.5.2.8), Мастер таблиц создает лишь одну таблицу, которую нужно дополнить множеством других необходимых объектов для получения законченного приложения.

Определение ключевых полей

При создании многотабличной базы данных важно правильно определить связи между таблицами и задать ключи.

Создавая таблицы с помощью Конструктора, Access может автоматически создать первичный ключ, поставив перед первым указанным в структуре полем поле Код и задав для него тип Счетчик. Для этого при сохранении таблицы в запросе на автоматическое определение ключа нужно ответить Да.

Но далеко не всегда такой автоматически определенный ключ бывает корректен. В большинстве случаев ключи должен определять сам разработчик БД. Для того, чтобы определить какое-либо поле таблицы ключевым, нужно установить курсор в строке с именем этого поля и нажать на кнопку Определить ключ на панели инструментов или ввести команду Правка\Ключевое поле. После этого в строке рядом с именем этого поля появится изображение ключа.

При реализации отношений один-ко-многим и много-ко-многим данные разбиваются на несколько таблиц (п.5.1.2), определяются ключевые поля, обеспечивающие связь таблиц. После определения структуры таблиц БД нужно указать Access способ, которым эти таблицы связаны.

Для определения связей нужно перейти в окно базы данных и выполнить команду Сервис\Схема данных или на панели инструментов нажать кнопку Схема данных . После этого Access откроет окно Схема данных и окно Добавление таблицы. В окне Добавление таблицы нужно выделить имена таблиц, добавляемых в схему данных, и нажать на кнопку Добавить. После этого данное окно можно закрыть.

В окне Схема данных появятся имена всех указанных таблиц вместе со списками полей. Имена общих полей выделены полужирным шрифтом. Нужно выделить ключевое поле ключевой таблицы, нажать кнопку мыши, перетащить ее курсор на аналогичное поле в связываемой таблице, после чего кнопку мыши отпустить. В результате появится диалоговое окно Связи (.

В этом окне Access заполнил первую строку именем поля, по которому связывались таблицы. Чтобы в связанных таблицах не нарушалась целостность данных, нужно щелкнуть по флажку Обеспечение целостности данных. После этого Access сделает невозможным запись в неключевую таблицу такого значения общего поля, которого нет в таблице ключевой.

После установления целостности данных Access включает две дополнительные опции: Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей.

Если выбрать первую опцию, то при изменении какого-либо значения ключевого поля в ключевой таблице Access автоматически обновит значения этого поля для соответствующих записей во всех связанных таблицах. Например, если у одного из студентов изменился номер зачетки в таблице Студенты, то он автоматически должен поменяться и в таблице Экзамены.

Выбор второй опции при удалении одной из записей в ключевой таблице приведет к удалению тех записей в таблице со стороны "много", которые имеют такое же значение ключа. Например, если из таблицы Студенты удалить запись об одном из студентов, то записи о результатах сданных им экзаменов будут удалены автоматически.

Для завершения процесса создания связей, нужно щелкнуть по кнопке Создать. Access нарисует линию между таблицами в окне Схема данных, указывающую на наличие связи между ними. На конце линии у таблице со стороны "один" будет нарисована цифра 1, а на другом конце , у таблицы со стороны "много" - символ бесконечности . После закрытия этого окна все установленные связи будут сохранены.

Для осуществления этих действий нужно открыть базу данных в режиме таблицы:

· перейти в окно базы данных на вкладку Таблицы

· выделить имя нужной таблицы и щелкнуть по кнопке Открыть.

Используя горизонтальную и вертикальную полосы прокрутки, можно перемещаться на новые поля или записи таблицы.

В режиме таблицы можно не только просматривать данные, но и редактировать их. Для этого используются обычные приемы редактирования и клавиши перемещения между записями.

Если нужно удалить запись целиком, то нужно выделить ее и нажать клавишу Delete.

Для вставки новой записи в середине таблицы нужно выделить строку, перед которой должна расположиться новая запись, и нажать клавишу Insert. На появившейся пустой строке нужно ввести данные.

Для выделения полной записи нужно щелкнуть мышью на области маркировки данной записи. Для выделения значения текущего поля используется двойной щелчок мыши на нем.

После окончания ввода или редактирования данных таблицы нужно выполнить команду Файл\Сохранить записи.

Для облегчения ввода и редактирования данных Access дает несколько "горячих" клавиш, назначение которых можно посмотреть в разделе Работа с данными справочной системы Access 97.

Мастер подстановок позволяет формировать для нужного поля список значений, который может содержать данные другой таблицы или запроса, либо состоять из фиксированного набора значений. В обоих случаях Мастер подстановок облегчает ввод данных и обеспечивает их достоверность.

Например, в базе данных Студенты-Экзамены (п. 5.1.2) поле Номер зачетки является общим для обеих таблиц. При заполнении этого поля в неключевой таблице Экзамены важно, чтобы его значения для каждого студента точно соответствовали значениям в ключевой таблице. Для этого значения поля Номер зачетки в таблице Экзамены лучше всего представить в виде списка. Это избавит от необходимости печатать данные при заполнении этой таблицы, предотвратит появление ошибок при наборе и сделает ввод данных более наглядным (рис.4).

Комбинированный список для поля Номер зачетки формируется на основе даных связанной таблицы Студенты. Для создания комбинированного списка нужно войти в режим конструктора таблицы Экзамены, перейти в колонку Тип данных для поля Номер зачетки. Из списка доступных типов полей выбрать элемент Мастер подстановок.

Первое диалоговое окно Мастера подстановок предлагает выбрать источник формирования списка: на основе данных таблицы\запроса или фиксированный набор значений. В данном случае нужно выбрать первый вариант

В следующем окне из приведенного списка таблиц\запросов следует выбрать таблицу\запрос, являющуюся источником данных для списка. В нашем примере такой таблицей является таблица Студенты, т.к. она послужит источником данных для списка номеров зачеток

В третьем окне Мастера подстановок из списка Доступные поля нужно выбрать поля, значения которых фигурируют в списке . В данном случае можно выбрать поля Фамилия и Имя , которые сделают список более информативным. После этого можно нажать кнопку Готово для завершения процесса проектирования комбинированного списка. Сохранив проект таблицы, можно открыть таблицу Экзамены и просмотреть результат работы.

Другая возможность использования Мастера подстановок - это создание списков с фиксированными значениями. Он используется в тех случаях, когда набор значений в поле строго ограничен. Например, поле Факультет в таблице Студенты может иметь ограниченный набор значений (все факультеты, имеющиеся в данном ВУЗе). Никаких других значений в этом поле быть не может. Чтобы ввести единообразие в записях и избежать ошибок при вводе, это поле также можно представить в виде списка, формируемого Мастером подстановок. Процесс создания списка похож на описанный выше, но на первом шаге Мастера подстановок следует выбрать опцию Фиксированный набор значений. На следующем шаге нужно создать список этих значений (в данном примере записать в список все факультеты данного ВУЗа). После чего можно завершить процесс создания списка и сохранить изменения в структуре. Теперь при вводе данных в поле Факультет нет необходимости печатать значения, а достаточно просто выбрать из предлагаемого списка нужное.

29

Запрос. Это объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Можно создавать запросы на выбор, обновление, удаление или на добавление данных. С помощью запросов можно создавать новые таблицы, используя данные одной или нескольких таблиц, которые уже существуют.

С помощью Access могут быть созданы следующие типы запросов:

Запрос-выборка задает вопросы о данных, хранящихся в таблицах, и представляет полученный динамический набор в режиме формы или таблицы без изменения данных. Изменения, внесенные в динамический набор, отража­ются в базовых таблицах.

Запрос с параметром позволяет определить одно или несколько условий отбора во время выполнения запроса.