2. Объекты Microsoft Access 2000 и Microsoft Access 2002

СУБД Microsoft Access 2000 и Microsoft Access 2002 ориентированы на работу с объектами семи различных типов: таблицами, запросами, формами, отчётами, страницами, макросами, модулями.

Таблицы – это основной объект базы данных, в котором хранятся все данные, имеющиеся в базе, а также структура базы (поля, их типы, свойства).

Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы.

Формы служат для ввода и просмотра данных в удобном для пользователя виде, который соответствует привычному для пользователя документу. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления.

Отчёты предназначены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчёте отображаются все данные, и в них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты могут содержать в отличие от форм специальные элементы оформления, характерные для печати документов: колонтитулы, номера страниц и т.д.

Страницы – это специальные объекты баз данных, реализованные в версиях Access 2000 и Access 2002. В более ранних версиях Access такие страницы доступа к данным отсутствуют. Эти страницы являются диалоговыми Web-страницами, т.е. осуществляют интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещённой на сервере.

Макросы предназначены для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД. Макрос является программой, которая содержит описание последовательности конкретных действий пользователя. Каждому действию соответствует определённая макрокоманда. Формируются макросы в диалоговом режиме путём выбора нужных макрокоманд.

Модули создаются пользователем путём использования интегрированной среды объектно-ориентированного программирования Visual Basic for Applications (VBA). Основной идеей объектно-ориентированного программирования является объединение данных и оперирующих ими функций в один объект. Данные в VBA рассматриваются как совокупность объектов (таблиц, форм, отчётов и т. д.), имеющих свойства и методы, реализующие заранее определённые действия над объектами.

3. Проектирование базы данных

Перед созданием новой реляционной базы данных с помощью Access пользователь должен определить, из каких таблиц состоит БД, какие данные нужно поместить в каждую таблицу, как связать таблицы, т. е. должна быть определена структура БД. Указанные вопросы решаются на этапе проектирования базы данных, и используется при этом, как правило, не компьютер, а обычные бумага и карандаш.

Разработка структуры БД начинается с составления списка полей. В соответствии с типом данных, размещаемых в каждом поле, определяется тип для каждого поля. Далее необходимо распределить поля по базовым таблицам, чаще всего, по функциональному признаку. Например, при создании БД, содержащей сведения о сотрудниках предприятия, целесообразно в одну таблицу поместить данные, относящиеся к профессиональной деятельности работника, в другой будут размещены данные об образовании, в третьей – о месте проживания и т. д. В дальнейшем при таком распределении полей по таблицам пользователю будут легче ориентироваться в информации, содержащейся в базе.

Структура таблицы определяется не только совокупностью столбцов (полей), типом и размером каждого столбца, но и ключевым полем, которое задаётся для каждой таблицы (в реляционной БД). Значение ключевого поля не может повторяться в строках (записях) таблицы. Записи однозначно должны быть идентифицированы значением ключевого поля. Если в таблицах нет полей, которые можно было бы использовать как ключевые, то в таком случае можно в качестве ключевого поля выбрать поле Код типа Счётчик.

Распределив поля по таблицам и определив в каждой таблице ключевое поле, пользователь создаёт чертёж, называемый схемой данных. Схема данных включает в себя таблицы, каждая из которых состоит из заголовка таблицы и перечня содержащихся в ней полей. Связи между таблицами должны быть отображены в виде линий, соединяющих ключевые поля таблиц.

Закончив этап проектирования, пользователь приступает к созданию базы данных с помощью СУБД Access.