8.2. Изменение структуры отчёта.

Структура отчёта отличается от структуры формы только увеличением количества разделов. Кроме разделов заголовка, примечания и данных, отчёт может содержать разделы верхнего и нижнего колонтитулов, которые необходимы для печати служебной информации, например, номеров страниц.

Для вставки в область верхнего или нижнего колонтитула номера страницы выполняется команда Вставка  Номера страниц. Этот элемент можно перемещать из области колонтитула в другие области, например, в область заголовка отчёта, если указатель мыши принимает форму ладони.

Редактирование структуры отчёта выполняется в режиме Конструктора. Для запуска режима в окне базы данных маркируется имя созданного отчёта и выполняется щелчок на кнопке Конструктора. Приёмы редактирования отчёта и форматирование элементов управления те же, что и для форм (см. разделы 7.2 и 7.3).

9. Практические занятия

9.1. Работа с таблицами

9.1.1. Создание таблицы с помощью Мастера таблиц

1. Запустите программу Microsoft Access 2000 (Microsoft Access 2002).

2. В окне Microsoft Access переключатель поставьте в позицию Новая база данных и щёлкните на кнопке OK.

3. В окне Файл новой базы данных выберите папку, куда будет помещён создаваемый файл базы данных, задайте файлу имя Сотрудники и выполните щелчок на кнопке Создать.

4. В окне базы данных щёлкните на кнопке Создать, установите режим Мастер таблиц в окне Новая таблица и щелкните на кнопке OK.

5. В окне Создание таблиц щелчком выберите таблицу Сотрудники (на левой панели Образцы таблиц).

6. На панели Образцы полей выделите имя поля Табельный номер и щёлкните на кнопке  , после чего имя поля отобразится на панели Поля новой таблицы.

7. Аналогичным образом «перенесите» на панель Поля новой таблицы поля Фамилия, Имя, Отчество, Должность, Ставка.

8. На панели Поля новой таблицы выделите поле Ставка, щёлкните на кнопке Переименовать поле, введите новое имя поля Оклад и выполните щелчок на кнопке OK окна Переименование поля.

9. Щёлкните на кнопке Готово окна Создание таблиц, и на экран будет выведена таблица Сотрудники, в которую необходимо ввести данные (поле Код_Сотрудники Access сформирует автоматически и определит его как ключевое).

10. Введите несколько (5-7) записей в таблицу Сотрудники, переходя от поля к полю с помощью клавиши [Tab], и закройте окно Сотрудники : таблица.

9.1.2. Создание таблицы Сотрудник в режиме Конструктора

1. В окне базы данных щёлкните на кнопке Создать, установите режим Конструктор в окне Новая таблица и выполните щелчок на кнопке OK (или щёлкните на кнопке элемента Создание таблицы в режиме Конструктора).

2. В появившемся окне Конструктора таблиц в первую строку колонки Имя поля введите с клавиатуры имя поля Табельный номер, нажмите на клавишу [Tab] (или на клавишу [Enter]), при этом в ячейке колонки Тип данных высветится тип Текстовый, а в строке Размер поля по умолчанию будет задан размер поля – 50; измените размер поля на 4 (удалите цифру 50 и введите 4); в строку Маска ввода с клавиатуры введите 0000 (четыре «нуля»).

3. Во вторую, третью и четвёртую строки колонки Имя поля введите имена полей соответственно Фамилия и инициалы, Подразделение и Должность, задайте тип этим полям Текстовый и установите размер поля для каждого из указанных полей – 20 (в строке Размер поля).

4. В пятую строку введите имя поля Оклад, нажмите на клавишу [Tab], щёлкните на кнопке выбора данных из списка и выберите тип данных Денежный; щёлкните на строке Число десятичных знаков, раскройте список и выберите цифру 2; в строку Условие на значение введите с клавиатуры выражение >=3000 And <= 8000 (предварительно установите шрифт Английский); в строку Сообщение об ошибке запишите Введите правильно оклад.

5. В шестую строку введите имя поля Зарплата, установите тип Денежный, а число десятичных знаков – 2.

6. Щёлкните на ячейке с именем поля Табельный номер (установите курсор в ячейку) и выполните команду Правка  Ключевое поле, сделав тем самым данное поле ключевым.

7. Закройте окно Конструктора таблиц, подтвердите сохранение структуры таблицы, задайте в окне Сохранение имя таблицы Сотрудник и щёлкните на кнопке OK – на экран будет выведено окно базы данных.

8. В окне базы данных выделите значок таблицы Сотрудник и щёлкните на кнопке Создать (или дважды щёлкните на значке таблицы Сотрудник), что приведёт к открытию таблицы.

9. Введите 7-9 записей в таблицу Сотрудник и закройте окно Сотрудник : таблица.

9.1.3. Создание таблицы Адрес в режиме Конструктора

1. В окне базы данных дважды щёлкните на значке элемента Создание таблицы в режиме конструктора.

2. В окне Конструктора таблиц создайте поля Табельный номер и Фамилия и инициалы, задавая этим полям те же свойства, что и в таблице Сотрудник (см. пункты 2, 3 раздела 9.1.2).

3. Введите имя третьего поля Дата рождения, выберите тип данных Дата/время, щёлкните на строке Формат поля и установите Краткий формат даты, в строку Маска ввода введите маску 00.00.00 в соответствии с форматом даты.

4. Создайте поле Адрес проживания, выбрав тип данных Текстовый и задав размер поля – 60.

5. Установите курсор на имя поля Табельный номер и выполните команду Правка  Ключевое поле.

6. Закройте окно Конструктора таблиц, подтвердив сохранение структуры таблицы и задав имя таблицы Адрес.

4. Заполнение таблицы Адрес

Предположим, что таблицы Сотрудник и Адрес будут связаны с помощью ключевого поля Табельный номер. Тогда количество записей в обеих таблицах будет одинаковым, а значения полей Табельный номер и Фамилия и инициалы должны совпадать. В этом случае при заполнении таблицы Адрес часть данных можно скопировать из таблицы Сотрудник.

1. Откройте таблицу Сотрудник (дважды щёлкните на значке таблицы).

2. Выделите поля Табельный номер и Фамилия и инициалы (установите указатель мыши на заголовок поля Табельный номер, нажмите на левую клавишу мыши и протащите мышь на столбец поля Фамилия и инициалы).

3. Выполните команду Правка  Копировать.

4. Откройте таблицу Адрес.

5. Выделите поля Табельный номер и Фамилия и инициалы.

6. Выполните команду Правка  Вставить.

7. Заполните поля Дата рождения и Адрес проживания.

4. Создание межтабличных связей

1. Вызовите на экран окно базы данных и выполните команду Сервис  Схема данных (или щёлкните на кнопке Схема данных, расположенной на панели инструментов).

2. В окне Добавление таблицы выделите имя таблицы Сотрудник и щёлкните на кнопке Добавить, затем выделите имя таблицы Адрес и снова выполните щелчок на кнопке Добавить, после чего щёлкните на кнопке Закрыть (таблицы в виде перечня содержащихся в них полей отобразятся в окне Схема данных).

3. В окне Схема данных в таблице Сотрудник выделите поле Табельный номер и перетащите его на поле Табельный номер таблицы Адрес.

4. В окне Изменение связей щёлкните на кнопке Создать, и установленная между таблицами связь отобразится в окне Схема данных.

9.2.Запросы

9.2.1. Создание запроса на выборку на основе таблицы Сотрудник

1. В окне базы данных щёлкните на значке объекта Запросы, а затем на кнопке Создать.

2. В окне Новый запрос выберите режим Конструктор и щелкните на кнопке OK, после чего открываются окно Запрос на выборку (бланк запроса по образцу) и диалоговое окно Добавление таблицы.

3. В окне Добавление таблицы выберите таблицу Сотрудник и щелкните на кнопке Добавить, а затем на кнопке Закрыть (таблица Сотрудники в виде перечня полей отобразится в верхней части бланка запроса).

4. Щелкните на первой пустой ячейке строки Поле, раскройте список полей щелчком на кнопке , а затем щелкните в списке на имени поля Табельный номер; аналогичным способом «сформируйте» поле Фамилия и инициалы во второй строке Поле.

5. Выделите щелчком имя поля Подразделение таблицы, отображённой в верхней части бланка запроса, и перетащите это поле в третью ячейку строки Поле; аналогичным способом перетащите поле Должность в четвёртую ячейку.

6. Дважды щёлкните на имени поля Оклад таблицы Сотрудник (поле Оклад отобразится в пятой ячейке строки Поле).

7. Щёлкните на ячейке, расположенной в строке Сортировка и столбце Фамилия и инициалы, выберите режим сортировки – по возрастанию.

8. В ячейку, находящуюся в строке Условие отбора и столбце поля Должность, введите значение поля - мастер.

9. Закройте окно Запрос на выборку, подтвердите щелчком на кнопке. Да, что необходимо сохранить структуру запроса, введите имя запроса – Должность.

10. В окне базы данных выделите имя запроса Должность и щёлкните на кнопке Открыть, что вызовет появление на экране результирующей таблицы запроса Должность.

11. При наличии принтера выведите результирующую таблицу на печать, щёлкнув на значке инструментальной панели Печать или выполнив команду Файл  Печать.

9.2.2. Создание запроса на выборку на основе таблиц Сотрудник и Адрес.

1. В окне базы данных дважды щёлкните на значке элемента управления Создание запроса в режиме конструктора.

2. В окне Новый запрос выделите имя таблицы Сотрудник и щёлкните на кнопке Добавить, затем выделите имя таблицы Адрес и вновь выполните щелчок на кнопке Добавить (таблицы и установленная между ними связь отобразятся в верхней части бланка запроса).

3. «Перенесите» в строку Поле бланка запроса любым из способов, описанных в разделе 6.1, имена полей Фамилия и инициалы, Подразделение из таблицы Сотрудник и имена полей Дата рождения, Адрес проживания из таблицы Адрес. Аналогичные операции «переноса» («формирования») полей были выполнены ранее при создании запроса на выборку на основе таблицы Сотрудник (см. раздел 9.2.1).

4. Закройте окно запроса на выборку и задайте имя запроса Адрес.

5. В окне базы данных выделите имя запроса Адрес и щёлкните на кнопке Открыть (или дважды выполните щелчок на значке запроса Адрес).

9.2.3. Создание параметрического запроса

Рассмотрим процесс создания параметрического запроса на примере формирования запроса Должность. Для этого можно предварительно выполнить операции 1-6 (см. раздел 9.2.1) или отредактировать ранее созданный запрос Должность. Отредактируем запрос Должность в режиме Конструктора.

1. В окне базы данных выделите запрос Должность и щёлкните на кнопке Конструктор, после чего на экран будет выведен бланк запроса Должность.

2. В ячейке, расположенной в строке Условие отбора и столбце поля Должность удалите ранее введённое значение мастер поля Должность и напишите сообщение [Введите наименование должности].

3. Сохраните изменение макета запроса Должность.

4. Откройте запрос Должность, в появившееся диалоговое окно введите значение мастер поля Должность и щелкните на кнопке OK (на экран будет выведена результирующая таблица запроса).

5. При возможности распечатайте результирующую таблицу, а затем закройте её.

6. Снова откройте запрос Должность и введите значение инженер поля Должность, затем щелкните на кнопке OK.

7. При возможности распечатайте результирующую таблицу, содержащую записи со значением инженер поля Должность.

9.2.4. Создание запроса на обновление

1. В окне базы данных щелкните на кнопке объекта Запрос, затем на кнопке Создать; в окне Новый запрос выбираете режим Конструктор и щёлкните на кнопке OK; в окне Добавление таблицы в качестве источника данных для запроса выберите таблицу Сотрудники и щелкните на кнопке Добавить, затем на кнопке Закрыть.

2. Из таблицы Сотрудники в запрос включите только поле Зарплата, поскольку целью этого запроса является вычисление зарплаты сотрудников для всех подразделений и всех должностей, т. е. вводить ограничения по полям Подразделение, Должность, а также по другим полям не нужно.

3. Выполните команду Запрос  Обновление, в результате вместо строки Сортировка появится строка Обновление.

4. В ячейку строки Обновление поля Зарплата введите выражение 1,5*[Оклад] - 0,13*1,5*[Оклад], по которому будет подсчитана зарплата.

5. Закройте бланк запроса, подтвердите необходимость сохранения структуры запроса, задайте имя запроса Вычисление зарплаты.

6. Откройте запрос Вычисление зарплаты, подтвердите необходимость выполнения запроса и изменения записей (щелчком на кнопке Да)

7. В окне базы данных, щелкните на значке элемента Таблицы и откройте таблицу Сотрудник, в результате чего на экран будет выведена таблица Сотрудник с изменёнными значениями поля Зарплата.

8. Введите в таблицу Сотрудник новую запись (значение поля Зарплата не вводится).

9. Откройте запрос Вычисление зарплаты и подтвердите необходимость изменения определённого количества записей.

10. Откройте таблицу Сотрудник и убедитесь в изменение значения поля Зарплата для последней введённой записи.

9.2.5. Создание итогового запроса

1. Проделайте операции 1-3, что и при создание запроса на выборку на основе таблицы Сотрудник (см. раздел 9.2.1).

2. Включите в бланк запроса поля таблицы Сотрудники в следующем порядке: Подразделение, Должность, Должность, Оклад, Зарплата (поле Должность включается в бланк запроса дважды: для вывода в каждой записи результирующей таблицы значений поля Должность и вывода количества сотрудников, имеющих одинаковые должности).

3. В строке Сортировка в ячейках полей Подразделение и Должность установите режим сортировки – по возрастанию.

4. Щёлкните на кнопке  (Групповые операции), расположенной на инструментальной панели, в результате чего в бланке запроса появится строка Групповая операция; в каждой ячейке этой строчки высветится слово Группировка.

5. Для поля Подразделение и первого поля Должность в строке Групповые операции оставьте значение Группировка; в ячейку второго поля Должность этой строки вставьте операцию Count (количество), в ячейку поля Оклад - операцию Sum (сумму), а в ячейку поля Зарплата - операцию Avg (среднее значение). Операция выбирается из списка, вызываемого щелчком на кнопке выбора данных из списка, которая, в свою очередь, вызывается щелчком на ячейке со значением Группировка.

6. Сохраните запрос, задайте ему имя, а затем его откройте; проанализируйте результирующую таблицу.

9.3. Формы

9.3.1. Создание автоформы.

1. В окне базы данных щёлкните на значке объекта Форма, а затем щёлкните на кнопке Создать.

2. В окне Новая форма выделите Автоформа: ленточная, выберите в качестве источника данных таблицу Сотрудник и щёлкните на кнопке ОК; после этого в окне с заголовком, совпадающим с именем источника данных, отобразится созданная форма.

3. Закройте окно формы, подтвердите необходимость сохранения макета формы щелчком на кнопке Да, задайте имя формы Сотрудники.

4. Проделайте выше описанные операции, выбрав в окне Новая форма другой вид автоформы – ”в столбец”.

9.3.2. Создание формы с помощью Мастера форм.

1. В окне базы данных откройте панель Формы и щёлкните на кнопке Создать.

2. В окне Новая форма выберите способ создания формы – Мастер форм, источник данных – таблицу Сотрудник и щёлкните на кнопке ОК.

3. В окне Создание форм выберите поля для формы, используя кнопки > или >> (щелчок на кнопке > позволяет выбирать одно выделенное поле в списке Доступные поля, а, щёлкнув на кнопке >>, можно включить в формы все поля источника данных); выбрав поля, щелкните на кнопке Далее.

4. Выберите внешний вид формы – Ленточный и выполните щелчок на кнопке Далее.

5. Выберите требуемый стиль, допустим, Международный, и щёлкните на кнопке Далее.

6. Задайте имя формы и щёлкните на кнопке Готово, после чего на экран будет выведена созданная форма.

9.3.3. Форматирование элементов управления формы

1. В окне базы данных выделите имя формы Сотрудники и щёлкните на кнопке Конструктор; на экране появится структура формы.

2. В области заголовка структуры формы (см. разделы 7.2, 7.3) щелчком выделите надпись Фамилия и инициалы и измените размер шрифта, цвет шрифта, цвет фона, используя соответствующие кнопки инструментальной панели Формат (форма/отчёт).

3. В области данных выделите поле Фамилия и инициалы и проделайте те же операции форматирования, что и с надписью.

4. Установите режим просмотра формы, выполнив команду Вид  Режим формы.

5. Выполните команду Вид  Конструктор, измените выше указанные параметры другим элементам структуры формы, измените их размеры и местоположение методом протаскивания мыши.

6. Закройте окно структуры формы, подтвердив изменение структуры.

2. Отчёты

9.2.1. Создание и форматирование автоотчёта

1. В окне базы данных щёлкните на значке объекта Отчёты, а затем щёлкните на кнопке Создать.

2. В окне Новый отчёт выделите Автоотчёт: ленточный, выберите в качестве источника данных таблицу Сотрудник и щёлкните на кнопке ОК; после этого в окне с заголовком, совпадающим с именем источника данных, отобразится созданный отчёт.

3. Закройте окно с отображённым в нём отчётом, сохраните отчёт с именем Сотрудники.

4. В окне базы данных выделите имя отчёта Сотрудники и щёлкните на кнопке Конструктор; на экране появится структура отчёта.

5. Отформатируйте несколько элементов структуры отчёта (надписи, поля), в частности, переместите заголовок отчёта в центр строки, измените размер и цвет шрифта и т. п.

9.2.2. Создание отчёта с подведением итогов

1. Создайте отчёт, проделав операции 1 – 3, описанные в разделе 9.2.1 (сохраните отчёт с именем Итоги).

2. В окне базы данных выделите имя отчёта Итоги и щёлкните на кнопке Конструктор.

3. Установите указатель мыши на нижнюю границу строки Примечание отчёта (указатель мыши примет форму двунаправленной стрелки) и протащите мышь вниз, создав тем самым в структуре отчёта область примечаний.

4. Выведите на экран панель элементов управления, выполнив команду Вид  Панель элементов.

5. Щёлкните на кнопке Поле ( аб ), в результате чего указатель мыши примет форму креста.

6. Установите указатель мыши в область примечаний и методом протаскивания мыши «сформируйте» поле с присоединённой надписью (см. раздел 7.2); на экране поле отобразится в виде рамки со словом Свободный.

7. Установите указатель мыши на маркёр выделения поля, расположенный в верхнем левом углу, чтобы указатель мыши принял форму направленного вверх указательного пальца, и методом протаскивания мыши «разъедините» поле с надписью Поле 1 (или Поле 2 и т. п.).

33