10. 1. Комунікація як засіб інформаційного забезпечення процесу управління

У сучасних умовах найважливішим ресурсом, який дає змогу організаціям успішно функціонувати, розвива­тися, є інформація. Без неї менеджер не може вірно оці­нити ситуацію, виявити проблеми, підготувати і прийня­ти рішення, проконтролювати його виконання, тобто на­лежним чином здійснювати управлінські функції.

В обсязі робіт менеджера робота з інформацією зай­має 50—90%. Це опрацювання документів, запланова­ні та незаплановані зустрічі, телефонні розмови, участь у нарадах та засіданнях тощо. Всі ці дії пов'язані з ко­мунікаціями.

Комунікація (лат. соmmипісаtion — зв'язок, повідомлення; спілку­вання) — передавання інформації від однієї особи до іншої (інших).

Метою комунікацій є розуміння та осмислення пере­даної інформації. Часто інформація при передаванні може бути спотворена, що спричиняє неправильне ро­зуміння її і, як наслідок, прийняття неправильного рі­шення. Тому ефективними є такі комунікації, за яких отримане повідомлення якомога ближче за значенням до первинного. Однак це ще не означає, що зміст пові­домлення має однакове значення для всіх учасників ко­мунікаційного процесу.

З огляду на це розрізняють поняття «дані» та «ін­формація».

Дані — неопрацьовані цифри і факти, що відображають окремі аспекти стану керованої та керуючої систем і зовнішнього се­редовища.

Даними, наприклад, є факти про те, що проектна ви­робнича потужність цеху становить 50 000 одиниць за зміну; за звітний місяць випущено 35 650 одиниць по­рівняно з 40 402 у минулому. Ці дані несуть таке смис­лове навантаження:

1. виробничого відділу: обсяги виробництва ско­ротилися; виробничі потужності використовуються не­достатньо; собівартість зросла; слід вжити заходів для її зниження; варто оцінити можливість диверсифікації продукції, якщо вона малоперспективна;

2. для відділу маркетингу: обсяги збуту скоротили­ся, необхідно з'ясувати причини; можливо, недостатній рівень якості; слід передбачити заходи для стимулю­вання збуту;

3. для відділу постачання: обсяги виробництва ско­рочуються, слід відрегулювати графік замовлень на ма­теріали;

4. для фінансового відділу: обсяги виручки скорочу­ються, фінансовий стан фірми погіршується; будуть проблеми з готівкою; можливий кредит.

Отже, одні й ті ж дані можуть давати різну інформа­цію для різних користувачів.

Інформація (фр. іпfогmаtіоп від лат. iпfогmо — надаю форму, створюю уявлення про щось) — повідомлення, яке дає змогу усунути невизна­ченість знань користувача про стан об'єкта та розвиток подій.

Вимоги до інформації неоднакові на різних стадіях процесу управління. Так, при визначенні цілей велике значення мають обсяг інформації, наукова і технічна її новизна, повнота. При оцінюванні ситуації важлива структура інформації, що дає змогу використати сис­темний підхід для аналізу ситуації. При розробленні управлінських рішень — її своєчасність, повнота, мож­ливість автоматизованого оброблення тощо. Однак у всіх випадках інформація має бути достовірною, своє­часною, повною і релевантною (тобто прямо чи опосеред­ковано стосуватися об'єкта управління). її користувачі повинні бути впевнені в тому, що рішення і відповідні дії на основі даної інформації змінять ситуацію на краще.

Комунікаціями пронизана вся система управління організацією (рис. 10.1).

Рис. 10.1. Комунікації в процесі інформації