Тема 5. Планування в організації

1. Сутність, завдання і принципи планування

2. Види внутріорганізаційного планування.

5.3. Стратегічне планування в організації

Рівень планомірності в багатьох ефективно функціо­нуючих компаніях демонструє осмисленість і визначе­ність їх діяльності. Сучасне планування характеризується усвідомленням його необхідності з метою забезпечення ефективного організування, мотивування, контролюван­ня та регулювання діяльності організації, запобігання втратам і зменшення ризиків.

1. Сутність, завдання і принципи планування

Планування є відправною ланкою в циклі управлін­ня. Воно визначає цілі організації і способи їх досягнен­ня, тобто відображає рівень осмисленості діяльності ор­ганізації.

Процес планування формує орієнтир майбутньої діяль­ності організації.

Планування — вид управлінської діяльності (трудових процесів), який визначає перспективу і майбутній стан організації, шляхи і способи його досягнення

Планування — вид управлінсько)' діяльності, спрямований на ви­значення цілей і майбутнього стану організації, а також ресурсів, необхідних для їх досягнення.

На основі розробленої системи планів здійснюється організування робіт, мотивація задіяного для їх вико­нання персоналу, контроль результатів та їх оцінка з точки зору досягнення планових показників. Але пла­нування — не одноразова дія, а безперервний процес, зумовлений реакцією організації на зміни зовнішнього середовища, визначенням нових або уточненням ста­рих цілей, що потребує внесення у плани коректив. Працівники, які беруть участь у процесі планування, не просто виконують належні функції, а діють творчо і здатні до змін характеру дій, якщо того вимагають обс­тавини.

Характер і зміст планової діяльності в організації визначають принципи планування, дотримання яких сприяє ефективності роботи фірми. А. Файоль виділив 4 основних принципи планування: єдність, безперерв­ність, гнучкість, точність. Значно пізніше американ­ський учений Р. Акофф обґрунтував ще один ключовий принцип планування — принцип участі.

Принцип єдності (холізму) передбачає системний характер планування. Оскільки елементами планування в організації є окремі підрозділи, які формують окремі частини планів, то процес їх розроблення необхідно координувати. Взаємозв'язок між підрозділами здійсню­ється на основі координації на горизонтальному рівні, тобто на рівні функціональних підрозділів (відділу мар­кетингу, виробничого відділу, фінансового відділу тощо). А єдиний напрям планової діяльності, спільність мети всіх елементів організації стають можливими за умов вер­тикальної єдності підрозділів (тобто єдності в межах уп­равлінської ієрархії, наприклад: організація в цілому — продуктовий підрозділ — цех — бригада), їх інтеграції. Кожен підрозділ планує свою діяльність, виходячи із за­гальної стратегії фірми, а кожний окремий план є части­ною плану вищого підрозділу та організації загалом. Усі плани організації — це взаємопов'язана система.

Принцип безперервності полягає в безперервності планування на підприємствах; у розроблені плани відповідно до результатів виконання попередніх планів і з урахуванням змін зовнішнього середовища за потре­би вносять корективи.

Принцип гнучкості пов'язаний з принципом безпе­рервності. Суть його — у здатності планів і процесу пла­нування змінювати свою спрямованість з огляду на не­передбачені обставини. Згідно з цим принципом плани слід складати так, щоб у них можна було вносити зміни відповідно до змін умов діяльності організації. Тому плани повинні містити оптимальні резерви плануван­ня. За великих резервів плани будуть неточними, за низьких — вимагатимуть частих змін.

Принцип точності передбачає настільки конкрети­зовані й деталізовані плани, наскільки дозволяють зов­нішні і внутрішні умови діяльності фірми. Так, страте­гічне, довгострокове планування обмежене головними цілями і загальними напрямами діяльності, бо кількість достовірної інформації про майбутнє незначна, а діапа­зон і швидкість змін постійно зростають. В оперативних планах, що розраховані на короткі проміжки часу, і для окремих підрозділів організації конкретність і деталіза­ція обов'язкові, оскільки вони є інструкціями, що виз­начають дії людей і колективів, які їх реалізують.

Принцип участі тісно пов'язаний із принципом єд­ності. Суть його полягає в участі кожного працівника організації в плановій діяльності незалежно від посади і функції, яку він виконує. Переваги принципу участі в тому, що, по-перше, кожен учасник організації краще знатиме організацію; по-друге, особиста участь у про­цесі планування сприяє тому, що плани організації стають особистими планами працівників, у кожного з них з'являються чітко визначені мотиви до ефективної праці, зміцнюється командний дух в організації; по-третє, працівники організації, беручи участь у плану­ванні, розвиваються як особистості; по-четверте, участь у плануванні дає змогу уникнути протиріч між плану­ванням та управлінням реалізацією планів. Керівники нижчих рівнів краще сприймають плани, оскільки самі брали участь у їх формуванні.

Дотримання наведених принципів забезпечує фор­мування осмисленої всіма працівниками цілісної гнуч­кої системи планів організації, націленої на збереження та зміцнення її позицій у складному і мінливому зов­нішньому середовищі.