Практическая работа № 4. Информационная технология работы с документами в спс гарант
Цель: Освоить работу со справочно-правовой системой (СПС) ГАРАНТ.
Изучив данную тему, студент должен:
иметь представление о
принципах работы со справочно-правовой системой ГАРАНТ;
знать:
основные понятия и принципы работы с системой ГАРАНТ;
уметь:
осуществлять поиск документов различными способами;
работать с текстом документа;
использовать СПС в профессиональной деятельности;
владеть навыками
работы с СПС ГАРАНТ в различных режимах.
Методические рекомендации по изучению темы
При освоении темы необходимо:
Выполнить задание, пользуясь теоретическими сведениями.
Оформить выполненное задание в тетради для практических занятий.
Результат работы предъявить преподавателю.
Ответить на вопросы самоконтроля.
Защитить выполненную работу у преподавателя.
Краткие сведения по теме
Правила работы с поиском по реквизитам
Поиск по реквизитам – один из самых основных и наиболее часто используемых видов поиска системы ГАРАНТ. Поиск по реквизитам применяется в тех случаях, когда необходимо найти конкретный документ по известным реквизитам.
Условия поиска заносятся в карточку запроса (Рис. 1). От правильности ее заполнения будет зависеть результативность поиска.
Открыть карточку запроса можно, нажав кнопку на панели инструментов, находясь в любом месте системы, или из основного меню, нажав на ссылку Поиск по реквизитам.
Рис. 1. Карточка запроса системы ГАРАНТ
Карточка поиска разделена на четыре секции:
контекстный поиск;
основные реквизиты;
реквизиты регистрации в Минюсте;
расширенные реквизиты.
Карточка поиска позволяет свернуть неиспользуемые секции и оставить только ту, с которой постоянно работаете. Например, если вы чаще всего ищете документы по номеру, органу, принявшему документ, или дате его принятия, вы можете оставить открытой только секцию Основные реквизиты документа. Если дополнительно используются поля ввода контекста, раскройте и секцию Контекстный поиск.
Правила ввода основных реквизитов
Значения реквизитов можно задавать следующими способами:
выбирать значение реквизита из специального окна, перейдя по ссылке-названию, размещенной слева от поля ввода;
набирать значение вручную в строке ввода (при этом система проследит за корректностью ввода; если очередной введенный символ окажется ошибочным, то весь набранный текст станет красным);
выбирать из выпадающего списка (подсказки появляются сразу после начала ввода реквизита).
Числа в поле Дата принятия можно вводить как вручную, так и с помощью наглядного электронного календаря. Календарь вызывается кнопкой, размещенной справа от поля ввода даты. При этом можно ввести как точную дату, так и временной промежуток.
Если известна точная дата, можно ввести ее в оба поля С: и По:. Для этого достаточно ввести дату в поле С: и продублировать ее с помощью клавиши [Tab].
При вводе номера документа в поле Номер выпадает список имеющихся в системе номеров документов, из которого можно выбрать искомый. Если при внесении номера текст окрашивается в красный цвет, это означает, что такой номер отсутствует в базе данных значений реквизитов.
Если вы не уверены в точности последних символов номера, вы можете вместо неизвестного окончания ввести символ *.
Для
некоторых реквизитов предусмотрено
также логическое условие, с которым
заданное значение будет участвовать в
поиске И,
ИЛИ,
КРОМЕ.
Обратите внимание на значок логического
условия слева от поля ввода
.
Если вы не уверены в том, является ли искомый документ приказом или постановлением, необходимо ввести в одну строку поля Тип документа приказ, а в другую - постановление. Установленное рядом с введенными реквизитами логическое условие ИЛИ означает, что в итоговом списке будут найдены оба типа документов.
Не задавайте слишком много значений реквизитов. Как правило, для успешного поиска можно ввести два-три условия. Для однозначной идентификации документа достаточно указать, например, его номер и дату принятия.
Правила работы с контекстным поиском (для системы ГАРАНТ Платформа F1)
В случаях, когда вы не знаете реквизитов документа или сомневаетесь в их точности, но при этом известны некоторые слова или словосочетания, встречающиеся в названии документа или его тексте, вы можете использовать контекстный поиск карточки запроса. Поиск контекста по тексту может также применяться и в случаях, когда необходима полная подборка нормативных и аналитических материалов, в которых упоминается интересующий термин.
При работе с контекстным поиском в системе ГАРАНТ рекомендуется придерживаться следующих правил внесения контекста:
Вводите слова без окончаний, желательно не более восьми символов в одном слове.
Если порядок следования искомых слов не известен, то слова нужно вводить в разные поля контекста.
Если порядок слов в искомом словосочетании известен, то слова (словосочетания) вводите в одной строке.
Если вы хотите найти точные совпадения, поставьте в конце слова ! (например, банк!, тогда не будут найдены банки, банку и т. п.).
Если вы ищете слова в тексте документа, то можно дополнительно указать область поиска контекста - по всему тексту, в пределах абзаца или в предложении.
Высокая скорость контекстного поиска в системе ГАРАНТ Платформа F1 обеспечивается при поиске отдельных слов (не словосочетаний), каждое из которых задано в краткой форме. Также быстро выполняется любой поиск контекста в названиях документов.
Правила работы с контекстным поиском (для системы ГАРАНТ Платформа F1 Турбо)
В системе ГАРАНТ Платформа F1 Турбо реализован новый контекстный поиск - точный поиск с использованием словоформ.
По каждому запросу поиск ведется с учетом правил словоизменения русского языка. Такой поиск позволяет найти документы, где введенные слова представлены не только в строго заданном виде, но и во всех своих грамматических формах - падежах, родах, склонениях, спряжениях. Вводим налог - система находит налоги, налогами, налогов.
Проводя морфологический анализ введенного слова, поисковая система находит от него и другие производные. Вводим дети - находим детей, ребенок, ребенка и т. п.
При работе с контекстным поиском в системе ГАРАНТ Платформа F1 Турбо рекомендуется придерживаться следующих правил внесения контекста:
Вводите искомые слова полностью.
Если вы ищете конкретную фразу, ее тоже нужно вводить полностью в одной строке. Например - вычет НДС по неустойке.
Если вы хотите, чтобы в найденных документах имелись все части речи, производные от заданного слова, необходимо поставить в конце него *. Например, введя налог*, вы найдете документы, содержащие налог, налоговый, налогообложение.
Чтобы найти только заданное слово, поставьте в конце него !. Слово должно быть указано полностью, без сокращений, например, налог! (но не нал!).
Новый режим контекстного поиска позволяет искать слова и фразы одновременно и в названии документа, и в его тексте. Но, как правило, эффективнее задавать условия поиска контекста в тексте.
Документы, найденные с помощью нового контекстного поиска, будут отсортированы по степени соответствия. Чем точнее документ соответствует содержанию запроса, тем выше его место в полученном списке.
Карточка запроса имеет помимо основных реквизитов и контекстного поиска ряд расширенных реквизитов, учет которых во время поиска позволяет уточнить запрос и значительно сократить итоговый список.
Если вы планируете часто обращаться к определенному поисковому запросу, сохраните заполненную карточку в папке Мои документы системы ГАРАНТ (меню Моя информация / Мои документы панели инструментов). Все запросы также автоматически сохраняются в журнале работы.
