Работа с полем «Текст документа»

При отсутствии информации о реквизитах документа удобен полнотекстовый поиск.

Этот вид поиска имеет ряд уникальных возможностей. Основная из них – это мгновенный поиск документа по любому слову или комбинации слов, соединенных логическими условиями И, ИЛИ, КРОМЕ, а также условием РЯДОМ.

При использовании условия РЯДОМ не рекомендуется указывать число строк, равное 1, даже если выбираются два слова. Это связано с тем, что в тексте документа первое слово может стоять в конце предыдущей строки, а второе — в начале следующей. Более того, если эти слова встречаются в какой-либо таблице с узкими колонками, то вследствие переносов слов даже два слова могут занять 3 строки. Именно поэтому по умолчанию диапазон строк в системе выбирается равным 3.

Вместе с тем для данного вида поиска, как и для всех поисковых инструментов, существуют и определенные ограничения. Автоматическая методика отбора документов требует от пользователя достаточно серьезного интеллектуального подхода при формировании поискового запроса. При этом, как правило, необходимо готовить несколько вариантов запроса с использованием различных синонимов тех терминов, по которым осуществляется поиск.

При использовании данного вида поиска система позволяет найти документы, в текстах которых есть нужные слова или словосочетания, связанные логическими условиями. В таком случае поисковый запрос может быть сколь угодно сложным.

В системах КонсультантПлюс имеется два способа поиска по тексту документов.

Поиск по словарю. Нужные слова выбираются из словаря поля «Текст документа» и потом связываются логическими условиями.

Преимущества: словарь поля содержит все слова, встречающиеся в текстах документов, поэтому система не даст выбрать слово, отсутствующее в них.

Недостатки: все выбранные слова можно связать между собой только одним логическим условием.

Сложный поиск по тексту. Нужные слова и словосочетания, связанные необходимыми логическими условиями, заносятся в специальное поисковое окно путем непосредственного набора их на клавиатуре.

Преимущества: выбранные слова можно связать между собой разными логическими условиями и, следовательно, сформировать сложный поисковый запрос.

Недостатки: выбор слов, отсутствующих в текстах документов (или ошибки при наборе нужного слова), приведут к неудовлетворительному результату поиска.

При данном способе поиска лучше задавать слова в усеченном виде (можно и без символа «*» в конце), чтобы учесть все грамматические формы этих слов.

Пример. Найти принятые в 1996 г. и не утратившие силу к настоящему времени документы, в которых в различных падежах встречается словосочетание ИНФОРМАЦИОННАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ, а не просто данные слова, расположенные поблизости.

1. Очистить, если это необходимо, Карточку поиска.

2. В поле «Дата принятия» выбрать диапазон «С 01.01.1996 по 31.12.1996».

В поле «Поиск по статусу» выбрать формулировку ВСЕ АКТЫ, КРОМЕ УТРАТИВШИХ СИЛУ И НЕ ВСТУПИВШИХ В СИЛУ.

Дважды щелкнуть мышью по полю «Текст документа», а затем выбрать вкладку Сложный поиск. Появится окно для записи поискового выражения.

5. Установив курсор в поисковом окне, набрать на клавиатуре ИНФОРМАЦИОН БЕЗОПАСНОСТ. Нажать кнопку Выбрать. В информационной строке указано, что . Слова БЕЗ УТОЧНЕНИЯ означают, что пока система отобрала документы, в текстах которых встречаются слова ИНФОРМАЦИОН и БЕЗОПАСНОСТ без учета близости их расположения (то есть фактически отбор происходил при логическом условии И).

6. Нажав кнопку Поиск, мы отберем те документы, в которых встречается словосочетание ИНФОРМАЦИОН БЕЗОПАСНОСТ.

7. При входе в текст любого документа появится поисковое окно с выбранным поисковым выражением, а курсор установится на словосочетании ИНФОРМАЦИОН БЕЗОПАСНОСТ там, где оно впервые встречается в тексте.

Поле «Когда получен»

Словарь этого поля состоит из дат ввода документов в базу при проведении пополнения. Полем удобно воспользоваться для поиска новых документов, полученных с очередным пополнением (последняя дата в словаре соответствует дате последнего пополнения).

Работа с данным полем ничем не отличается от работы с полем «Дата принятия».

Поле «Опции поиска»

Словарь этого поля состоит из четырех строк:

• С ТЕКСТОМ;

• БЕЗ ТЕКСТА;

• ЗАКАЗАН;

• НЕ ЗАКАЗАН.

Опция поиска С ТЕКСТОМ используется для формирования списка документов, тексты которых присутствуют в ИБ системы на данном компьютере.

Опция поиска БЕЗ ТЕКСТА используется для формирования списка документов, тексты которых отсутствуют в ИБ данного экземпляра системы. При необходимости недостающие тексты документов можно заказать и ввести в информационный банк.

Опции ЗАКАЗАН, НЕ ЗАКАЗАН используются для формирования списка документов, тексты которых заказаны (или не заказаны) для получения с очередным пополнением.