Часть 2. Работа со списком документов

Второй этап поиска документов в системах «Консультант Плюс» - выбор нужных документов из сформированного списка. Чем меньше количество найденных по запросу документов, тем легче работать со списком. После заполнения Карточки поиска и нажатия клавиши F9 (или кнопки Построить список документов) на экране появляется список документов, найденных по запросу.

По списку можно передвигаться, используя полосу прокрутки или клавиши клавиатуры [PgUp], [PgDn], [Home], [End]. Клавиша [End] позволяет перейти к последнему документу в списке. С помощью клавиши [Home] модно перейти к последнему документу в списке. Кроме того, действия, которые можно производить с документами, находясь в списке, представлены в контекстном меню, которое вызывается щелчком правой кнопкой мыши.

Все операции могут производится как с одним (текущим) документом из списка, так и с группой отмеченных документов. Для отметки (снятия отметки) используются клавиши [Ins] или клавиши [Shift]+[стрелки].

Все доступные операции с текстом документа приведены в контекстном меню, а наиболее важные – в пиктографическом и главном. Контекстное меню доступно в любом месте программы и вызывается правой кнопкой мыши или сочетанием клавиш [Alt]+[F10].

Папки документов. Папки служат нескольким целям. Основная из них - длительное и удобное хранение определенных подборок документов. Другая цель заключается в формировании сложных поисковых запросов.

При работе с документами на бумажных носителях время от времени возникает необходимость создать определенные подборки документов (например, тематическую) для постоянной работы или для облегчения поиска нужного документа. В таких случаях документы сортируются по определенным папкам, папки надписываются в соответствии с содержанием документов и в определенном порядке размещаются в шкафу. Поэтому при необходимости легко найти соответствующие документы, если взять ту или иную папку.

Аналогом таких папок в системах «Консультант Плюс» служат электронные папки, которые создает и дает им название сам пользователь по своему усмотрению. Кроме того, имеется особая папка под названием Карман, которая всегда присутствует в системах и которую нельзя удалить.

Все папки сохраняются после выхода из системы. Наполнять папку документами можно постепенно, по мере поиска документов, в том числе и за несколько сеансов работы. Ненужные документы из папок можно удалить, также можно удалить и папку целиком. Папки можно объединять и пересекать. Создавать папки можно через основное окно «База данных» (вкладка «Папки»), а также находясь в списке документов или непосредственно в тексте документа. Документ может быть занесен в папку как непосредственно из его текста, так и из списка.

Запись документов в папку. В системах «Консультант Плюс» возможны следующие операции с папками:

• объединение – в итоге этой операции получается список, содержащий документы обеих папок;

• пересечение – в результате операции получаем список документов, которые одновременно присутствуют в двух папках, над которыми проводится операция (позволяет выявить общие документы);

• вычитание – в списке этой операции остаются уникальные документы той папки, из которой производится вычитание.

Для занесения документов в папку необходимо клавишей Insert отметить в списке документы, которые вы хотите занести а папку, нажать кнопку Занести в папку; в открывшемся окне установить курсор на строке с названием папки и нажать кнопку Занести. В результате документы из списка будут занесены в папку.

Следует отметить, что при этой операции целостность основной базы не нарушается.

Для создания группы папок выберите вкладку Папки. Откроется окно со списком имеющихся папок. Нажмите кнопку Создать, выберите Группу папок и введите с клавиатуры имя группы. Обратите внимание, что в группе папок нельзя сохранять документы. Для создания папки нажмите кнопку Создать, затем Создать папку документов.

В системах «Консультант Плюс» предусмотрена возможность сохранения созданной папки документов в виде специального файла. Это позволяет осуществлять обмен папками между различными пользователями систем «Консультант Плюс».

Создание файла с папкой документов (экспорт папок)

Находясь в окне с папками документов, нужно установить курсор на названии нужной папки или отметить нужные папки (если их несколько), проведя по их названиям указателем мыши при нажатой клавише Ctrl и левой кнопке мыши.

Затем щелкнуть мышью по кнопке Сохранить в файл пиктографического меню. В появившемся окне задать директорию и название файла, в котором мы хотим сохранить папку. Затем нажать кнопку Сохранить.

Загрузка папки из файла в систему (импорт папок)

Файл с папкой документов необходимо переписать на компьютер, с которого будет запускаться система. Затем нужно запустить систему, войти в окно со списком папок (щелкнув мышью по вкладке «Папки» в основном окне «База данных») и с помощью мыши выбрать пункт Файл / Загрузить из главного меню.

В появившемся окне «Открытие файла» задать имя искомого файла, где хранится папка документов, указать директорию, где этот файл находится, после чего нажать кнопку Открыть. Искомая папка будет включена в список папок системы на данном компьютере, причем с тем же именем, которое она имела при сохранении ее в файл.

Рассмотрим примеры.

Пример. Создадим папку с именем Информационная безопасность, включив в нее документы, принятые в 1998 г. и содержащие в тексте словосочетание ИНФОРМАЦИОН БЕЗОПАСНОСТ.

1. Очистить Карточку поиска.

2. В поле «Дата принятия» ввести диапазон дат «С 01.01.1998 по 31.12.1998».

3. Войти в поле «Текст документа», выбрать закладку «Сложный поиск» и набрать поисковое выражение ИНФОРМАЦИОН БЕЗОПАСНОСТ. Нажать кнопку Выбрать.

4. Нажать кнопку Поиск в окне с Карточкой поиска.

5. Занесем все документы из этого списка в папку с названием Информационная безопасность. Для этого сначала отметим все документы в списке, нажав кнопку (+!) пиктографического меню либо выбрав команду Пометить все локального меню. (После выполнения этого действия изменился цвет полей с названиями документов в списке.) Затем нажмем кнопку В папку пиктографического меню. Появилось окно «Занести в папку», где представлены названия всех имеющихся уже папок с количеством документов в них. Первой всегда идет Текущая папка, затем Карман.

Нажмем кнопку Новая. В результате курсор встанет на пустую строку, в которую нужно с клавиатуры ввести название папки. Введем название Информационная безопасность , а затем нажмем кнопку Занести.

6. Мы вернулись в список документов, который уже не содержит пометок документов. Чтобы убедиться, что нужная папка создана и отмеченные документы в нее занесены, закроем окно со списком документов (нажав клавишу Esc, либо щелкнув по кнопке в правом верхнем углу окна «Текущая папка»). В окне «База данных» щелкнем мышью по вкладке «Папки». Мы попали в окно, где представлены названия всех имеющихся папок и указано количество документов в каждой из них. В списке имен имеется и название папки Информационная безопасность.

Дважды щелкнув по строке ИНФОРМАЦИОННАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ, попадем в список документов, входящих в эту папку.

Карман — это папка документов с фиксированным названием. В отличие от остальных папок, Карман всегда есть в системе, его не надо создавать и невозможно удалить. Для удобства работы с Карманом имеются две кнопки пиктографического меню:

В карман/Из кармана — для занесения документов в Карман и удаления их из него;

Карман — для просмотра содержимого Кармана.

Указанные свойства Кармана дают возможность быстро включать в него документы и быстро просматривать его содержимое. Кроме того, Карман обладает следующим свойством, отличным от свойств других папок: если документ уже помещен в Карман, а затем мы заносим его в Карман еще раз, то он удаляется из Кармана. Это свойство Кармана может быть использовано для вычитания списков.

Пример

1. Очистить Карман, если он не был пуст. В результате будет открыто окно «Карман» со списком документов, лежащих в Кармане. Пометим весь список с помощью кнопки «+!», а затем нажмем кнопку Очистить. Карман будет очищен.

2. Очистить Карточку поиска. Заполнить поле «Вид документа» словом КОДЕКС, а в поле «Поиск по статусу» задать условие ВСЕ АКТЫ, КРОМЕ УТРАТИВШИХ СИЛУ И НЕ ВСТУПИВШИХ В СИЛУ. Нажать кнопку Поиск. Будет сформирован список из действующих кодексов.

3. Занесем все эти документы в Карман. Для этого, находясь в списке документов, пометим их, нажав кнопку «+!».

4. Таким образом, в Кармане сейчас находятся все действующие кодексы. Признаком того, что данный документ помещен в Карман, является наличие слова «Карман» справа под названием этого документа в списке документов после указания на объем документа.

5. Допустим, что мы хотим удалить некоторые документы из Кармана. Например, «Уголовный кодекс РФ». Для этого, находясь в списке документов, подведем курсор к названию данного документа и затем щелкнем по кнопке Удалить. Документ будет удален из Кармана. Заметим, что исчезло слово «Карман» под названием этого документа в списке.