Именование ячеек, диапазонов и формул

Имя - это легко запоминающийся идентификатор, создаваемый для ссылки на ячейку, группу ячеек, числовое значение или формулу.

Использование имен имеет следующие преимущества:

• формулы, использующие имена, легче прочитать и понять, чем формулы, использующие ссылки на ячейки;

• при изменении структуры таблицы можно изменить ссылку только в одном месте (в диалоговом окне Присвоение имени, открываемое по команде Вставка Имя Присвоить), и все формулы, использующие это имя, будут изменены автоматически.

Excel может автоматически создавать имена ячеек, основанные на заголовках строк или столбцов создаваемой таблицы, или же вы можете самостоятельно вводить имена ячеек и формул.

Следующая таблица показывает, как Excel создает имена автоматически.

	А	В	С	D
1		Январь	Февраль	Март
2	Продажи
3	Расходы
4	Доходы

Диапазон В2:В4 будет называться Январь; диапазон С2:С4 - Февраль; диапазон D2:D4 - Март; диапазон В2:D2 - Продажи; диапазон B3:D3 - Расходы; диапазон B4:D4 - Доходы.

Для создания этих имен нужно выделить ячейки A1:D4 и выбрать команду меню Вставка Имя  Создать.

Определив имя, вы можете:

• применив имя, заменить им ссылки на соответствующие ячейки во всех частях таблицы;

• вставить это имя в формулу;

• переопределить имя, отредактировав его ссылку или формулу;

• удалить неиспользуемое имя.

Можно также присвоить имя формуле. Это помогает уменьшить размер таблицы, так как формула в этом случае сохраняется только один раз, а не пишется в каждой ячейке, использующей эту формулу.

Как присвоить имя ячейке, диапазону:

• выделите ячейку, диапазон или несмежные диапазоны, которым вы хотите присвоить имя;

• выполните команду Вставка Имя Присвоить. В открывшемся диалоговом окне Присвоение имени Excel предложит абсолютную ссылку на выделенный диапазон в качестве области для наименования (поле Формула);

• введите имя в поле ввода Имя;

• если поле Формула не содержит правильной ссылки, то следует перейти в него и выделить правильные ячейку или диапазон или ввести ссылку вручную.

Как удалить ненужное имя ячейки:

• выполните команду Вставка Имя Присвоить;

• в диалоговом окне Присвоение имени выделите имя, которое нужно удалить, и нажмите кнопку Удалить;

• нажмите кнопку Закрыть.

Структурирование таблицы

В Excel можно придать ЭТ определенную структуру, имеющую до 8 уровней иерархии. Структурирование облегчает передвижение по многим строкам данных, реорганизацию частей таблицы и создание диаграмм на основе подобных уровней информации в разных частях таблицы.

В структуре, используемой для работы с ЭТ, нижние уровни могут располагаться ниже, выше, левее или правее верхних уровней информации. Таблицы имеют строки и столбцы, поэтому информацию в них можно структурировать как горизонтально, так и вертикально.

После создания структуры таблицы можно спрятать или вывести на экран подчиненные уровни информации, убирая или расширяя строки и столбцы. Это упрощает реорганизацию данных таблицы и делает возможным быстрое передвижение по большим объемам данных.

Спрятав строки и столбцы, убрав части структуры, можно работать с видимыми ячейками так, как если бы это был просто диапазон ячеек. Выделенные видимые ячейки можно форматировать, копировать и вставлять, на их основе можно строить диаграмму. Можно также контролировать форматирование разных уровней структуры с помощь стилей ячеек, которые придадут вашей структуре ясный и содержательный внешний вид.