Нумерация страниц

Есть несколько способов нумерации страниц в документе. Можно, например, отказаться от нумерации первой страницы документа или раздела. Нумерация страниц может содержать и номера глав.

Два способа добавить номера страниц:

• команда Вставка Номера страниц (стандартная нумерация);

• команда Вид Колонтитулы.

Оба способа позволяют размещать номера страниц и вверху, и внизу страницы, изменять формат нумерации и начальные номера страниц. Например, можно исключить из нумерации титульный лист или нумеровать введение строчными римскими цифрами (i,ii,iii,...).

Номера страниц форматируются стандартными стилями Верхний колонтитул или Нижний колонтитул.

Номер страницы при использовании автоматической нумерации всегда вставляется в документ как часть верхнего или нижнего колонтитула.

Чтобы перенумеровать все страницы, кроме первой:

• установите курсор в нужный раздел или в первый раздел, если нужно нумеровать все разделы;

• выполните команду Вставка Номера страниц, выберите опции Вверху страницы или Внизу страницы, Выравнивание, выберите тип выравнивания, сбросьте флаг Номер на первой странице.

Данная процедура обеспечивает автоматический пропуск номера первой страницы.

Чтобы напрямую поместить номера страниц в колонтитул:

• переключитесь в режим нормального просмотра, выполните команду Вид Колонтитулы, выберите вид колонтитула, установите курсор, куда нужно поместить нумерацию, нажмите кнопку Номер страницы и при необходимости добавьте любой текст или необходимое форматирование.

При работе с документом, состоящим из нескольких разделов, отдельные разделы можно нумеровать по-разному. Если в разных частях документа требуется различная нумерация, то разбейте его на разделы и для каждого из них установите нужный тип нумерации.

Работа с большими документами

Редактор MS Word позволяет создавать документы произвольного размера. Однако, если создаваемый документ имеет размер больше 20 страниц, перед началом работы необходимо выполнить его планирование. При планировании большого документа есть два важных момента: управление форматированием по всему документу и увеличение эффективности работы.

MS Word предлагает два способа согласованного форматирования:

• создайте шаблон документа;

• создайте требуемые стили (MS Word предлагает автоматические стили для заголовков Заголовок 1, Заголовок 2 и т.д.).

Используйте автоматические стили для:

• автоматического создания оглавления документа;

• отображения или расширения структуры документа;

• реорганизации документа путем перемещения заголовка на новое место в структуре документа. Текст под заголовком переместится вместе с заголовком.

Для обеспечения сохранности большого документа рекомендуется пользоваться опцией автосохранения (команда Сервис Параметры Сохранение), а для ускорения работы с документом - разбивать большой документ на несколько более мелких.

Для реорганизации больших фрагментов текста переключитесь в режим просмотра структуры документа с помощью команды Вид Структура документа и отобразите текст так, чтобы видеть только структуру заголовков.

В режиме просмотра структуры документа можно перемещать абзацы на нужный уровень в структуре, чтобы применить к ним подходящий стиль заголовка. При этом вместе с заголовками перемещается и связанный с ними обычный текст, что позволяет по своему усмотрению легко реструктурировать большой документ.

Если для документа требуется формировать оглавление, убедитесь, что заголовки отформатированы с использованием стандартных стилей заголовков. MS Word может автоматически собрать заголовки для формирования оглавления с помощью команды Вставка Ссылка Оглавление и указатели.

Большой документ можно разбить на несколько более мелких документов (файлов) и управлять ими как единым целым с помощью дополнительного текстового файла - так называемого главного документа.

Чтобы сформировать главный документ:

• разбейте документ на небольшие части и сохраните их в отдельных файлах с разными именами;

• откройте новый документ (он будет главным);

• выполните команду Вид Структура;

• на панели инструментов Структура щелкните кнопку Вставить вложенный документ и укажите путь к файлу первой части документа;

• повторите предыдущий пункт для добавления в главный файл остальных файлов, которые содержат другие части большого документа;

• после включения всех файлов в главный документ сохраните его.

Порядок создания большого документа:

1. Обдумайте структуру большого документа (заголовки, подзаголовки и др.) и необходимые параметры стилей форматирования.

2. Задайте параметры страниц большого документа: ориентацию, поля и размер страницы, колонтитулы и др. (команда Файл Параметры страницы)

3. Переопределите стили Обычный, Заголовок 1, Заголовок 2 и т.д. по своему усмотрению. Поскольку стили заголовков зависят от стиля Обычный, первым нужно переопределить стиль Обычный. При необходимости определите новые нестандартные стили (команда Формат Стили и форматирование)

4. Сохраните подготовленную заготовку документа как шаблон в файле с именем mydocs.dot в папке Мои документы. Теперь вы можете создавать новые текстовые документы, базируясь на этом шаблоне.

Примечание. По умолчанию MS Word сохраняет файл шаблона в папке C:\Documents and Settings Папка_вашего_профиля Application Data Microsoft Шаблоны.

5. Запустите MS Word на выполнение и создайте новый документ на базе созданного вами шаблона (команда Файл Создать).

6. Введите текст отдельных частей документа, максимально пользуясь стилями и по мере необходимости применяя отдельное форматирование абзацев и символов.

7. Сохраните отдельные части большого документа в виде совокупности файлов *.doc в новой папке.

8. Создайте главный файл и добавьте в него файлы частей большого документа (команда Вид Структура Вставить вложенный документ).

Задания для выполнения

1. Подготовьте документ размером несколько страниц, состоящий из двух разделов. Первый раздел имеет портретную ориентацию. Задайте равные поля страниц этого раздела величиной по 2 см. Переопределите стиль Обычный, увеличив размер символов до 14 пунктов и полуторный межстрочный интервал. Второй раздел имеет альбомную ориентацию и начинается с новой страницы. Текст в нем вводится в виде 3-х газетных колонок. Текст в каждом разделе должен иметь заголовки различного уровня. Каждый абзац должен содержать не менее двух строк.

2. Просмотрите готовый документ в масштабе 10% и убедитесь в том, что его разделы отформатированы правильно.

3. Добавьте в документ несколько сносок, задав их местоположение внизу текущей страницы.

4. Пронумеруйте страницы документа, исключая первую страницу

5. В начале документа создайте новую пустую страницу, введите название страницы Содержание стилем заголовка и автоматически создайте оглавление документа, пользуясь командой команда Вставка Ссылка Оглавление и указатели.

6. Обдумайте и создайте шаблон документа «Дипломный проект».

Контрольные вопросы:

1. Для чего в больших документах используются разделы?

2. Как добавить в документ новый раздел?

3. Как пронумеровать в документе страницы; абзацы?

4. Как можно управлять структурой документа и его содержимым с помощью команды Вид Структура документа?

5. Что такое главный документ и для чего он предназначен?

Литература

1. Гровер, К. Word 2007. Недостающее руководство. – Пер. с англ. / К. Гровер. – М.: BHV Русская редакция, 2008. – 480 с.

2. Симонович, С. Практический справочник: Microsoft Word 2007 / С. Симонович. – СПб: Питер, 2008 – 480 с.