47. Объекты ms Access

Таблицы. В реляционных базах данных вся информация хранится в виде таблиц. Каждая строка таблицы представляет собой запись, а столбец – поле. Запись содержит набор данных об одном объекте, а поле – однородные данные о всех объектов.

Запросы. Запросам присущ большой круг функций. Они предназначены для отбора данных на основании критериев. Благодаря запросам можно в любой момент выбрать из базы данных необходимую информацию.

Формы. Форма представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску, накладываемую на набор данных. Форма-бланк позволяет упростить процесс заполнения базы.

Отчеты. Отчеты служат для отображения итоговых данных из таблиц и запросов в удобном для просмотра виде. Существуют разнообразные способы оформления отчетов.

Макросы. В состав базы данных целесообразно включить макросы, автоматизирующие процессы ее заполнения, отбора информации и т.д.

Модули. Выполнять операции, которые невозможно реализовать с помощью команд или макро команд, позволяют дополнительные средства – процедуры обработки событий или выполнения вычислений, написанные на языке VBA. Они оформляются в виде модулей.

48. Построение различных типов запросов в ms Access

Запрос – объект базы данных (БД), позволяющий получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Запрос на выборку является наиболее часто используемым типом запроса, который возвращает данные из одной или нескольких таблиц и отображает их в виде таблицы.

1 Создание запроса на выборку при помощи мастера

• в окне БД выберите Запросы и команду Создать;

• в появив-ся окне выберите команду Простой запрос;

• в появившемся окне выполните следующие действия: выберите таблицу или запрос, поля из которого будут использованы в запросе из списка Таблицы и Запросы; перенесите поля для запроса из списка Доступные поля в список Выбранные поля при помощи кнопок, нажмите Далее;

• в последнем диалоговом окне дайте имя запросу и нажмите кнопку Готово:

2 Создание запроса на выборку без помощи мастера

• в окне БД выберите вкладку Запросы и Создать;

• в появившемся окне выберите команду Конструктор;

• в окне диалога Добавление таблицы перейдите на вкладку, содержащую объекты, данные из которых будут использованы в запросе. Двойным щелчком мышью выберите объекты, которые нужно добавить в окно запроса, и нажмите кнопку Закрыть

• в бланке запроса в строке Поле первого столбца выведите название первого поля, данные из которого будут использоваться в запросе. Для этого курсор установите в строку Поле первого столбца. В появившемся раскрывающемся списке (стрелка справа) выберите название поля, записи из которого будут использоваться в запросе;

• выполните вышеуказанные действия для всех полей, записи из которых будут использоваться в запросе. Каждое поле выводите в последующем столбце;

• просмотрите результат выполнения запроса, нажав кнопку Вид на панели инструментов (ПИ);

• закройте запрос, выполняя его сохранение

3. Создание запроса с параметрами, запрашивающего ввод условий отбора при каждом запуске

Запрос с параметрами – это запрос, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные, например, условие для возвращения записей или значение, которое требуется вставить в поле.

• создайте новый запрос на выборку или откройте существующий запрос в режиме конструктора;

• для каждого поля, которое предполагается использовать как параметр, введите в ячейку строки Условие отбора текст-приглашение, заключенный в квадратные скобки. Это приглашение будет выводиться при запуске запроса. Текст приглашения должен отличаться от имени поля, но может включать его;

• для просмотра результатов нажмите кнопку Вид;

• в появившемся диалоговом окне введите значение параметра;

• вернитесь в режим конструктора запроса, снова нажав кнопку Вид на ПИ;

• закройте запрос, выполняя его сохранение.