Создание формы с помощью функции Автоформа (Autoform)

Хотя форма может содержать любое число полей, формы, предназначенные для ввода новых записей, должны включать все поля таблицы. Проще всего создать такую форму, воспользовавшись функцией Автоформа (Autoform), а затем доработать ее в режиме конструктора.

GardenCo

В этом упражнении вы создадите автоформу для ввода и просмотра данных о товарах. В качестве рабочей будет использоваться папка Office XP SBS\Access\Chap11\Autoform. Выполните следующие шаги.

1. Откройте базу данных GardenCo, расположенную в рабочей папке.

2. На панели объектов щелкните на пункте Формы (Forms).

3. На панели инструментов окна база данных щелкните на кнопке Создать (New) , чтобы отобразить диалоговое окно Новая форма (New Form), где представлены различные способы создания форм.

4. Щелкните на Автоформа: в столбец (Autoform Columnar), выделите таблицу Типы в списке внизу диалогового окна, а затем щелкните на кнопке ОК. Диалоговое окно закроется, и спустя несколько секунд на экране отобразится новая форма Типы.

5. Щелкните на кнопке Сохранить (Save) . В диалоговом окне Сохранение (Save As) примите заданное по умолчанию имя Типы и щелкните на кнопке ОК. Новая форма должна выглядеть, как показано на следующем рисунке.

6. Хотя форма выглядит неплохо, переключитесь в режим конструктора, чтобы внести некоторые улучшения.

7. Удалите слово "Типа" из надписи "Название типа".

8. Так как код типа КодТипа присваивается автоматически и не подлежит изменению, следует запретить доступ к этому полю. Щелкните на нем и, если нужно, нажмите на клавишу (F4), чтобы отобразить диалоговое окно Свойства (Properties).

9. На вкладке Данные (Data) для свойства Доступ (Enabled) установите значение Нет (No).

10. Переключитесь в режим формы и просмотрите несколько записей. Попытайтесь изменить содержимое поля Код типа, чтобы убедиться, что это невозможно.

11. Уберите селектор формы и полосы прокрутки. Для этого вернитесь в режим конструктора, щелкните на селекторе формы и нажмите на клавишу (F4), чтобы отобразить диалоговое окно Свойства (Properties). На вкладке Макет (Format) для свойства Полосы прокрутки (Scroll Bars) установите значение Отсутствуют (Neither), а для свойства Области выделения (Record Selector) - Нет (No).

12. Сохраните и закройте форму Типы.

13. Закройте базу данных.

№6 Элементы окна Microsoft Word. Вкладки ленты. Элементы окна текстового редактора

Начало формы

После запуска текстового редактора Microsoft Word на экране появляется окно программы, которое в зависимости от настроек, проводимых пользователем, может иметь различное количество элементов. Рассмотрим, какие элементы окна текстового редактора присутствуют в стандартной настройке программы: 1. Строка заголовков – это самая верхняя строка окна программы, в которой отображается название открытого документа и через тире название программы.  2. Строка меню, имеющая восемь раскрывающихся пунктов. Каждый пункт меню имеет свой набор команд, объединенных по определенному признаку. В правой части строки меню имеется экранная кнопка Свернуть ленту, при нажатии на которую команды панели меню не дублируются в ленте, расположенной ниже 3. Панель инструментов Стандартная (Лента) – набор экранных кнопок, каждая из которых соответствует одноименной команде из пунктов меню.

4. Рабочая область программы:

 5. Строка состояния - строка, в которой отображается справочная информация сервисного характера:

• номер текущей страницы, всего страниц;

• общее количество слов в документе;

• кнопка проверки правописания - вызывающая диалоговое окно для исправления обнаруженных программой ошибок правописания в текущем документе. При двойном щелчке по этому индикатору документ полностью проверяется на наличие ошибок. В режиме автоматической проверки орфографии грамматические ошибки подчеркиваются красной волнистой линией, а синтаксические – зеленой волнистой линией;

• Индикатор включенной раскладки клавиатуры, отображает включенную раскладку клавиатуры. При двойном щелчке по нему открывается окно выбора языка, где из списка выбирается нужный язык проверки орфографии.

6. Рабочий лист на котором отображается вводимый пользователем с клавиатуры текст. Текст начинает вводиться в то место, на котором мигает курсор. Новый символ, который набирает пользователь, появляется перед курсором, при этом курсор смещается на одну позицию вправо.

№7 Структура документа Microsoft Excel.

Основные объекты табличного процессора MS Excel:

Ячейка - минимальный объект табличного процессора;

Строка - горизонтальный набор ячеек, заголовки столбцов - A, B, C,…,IV;

Столбец - вертикальны набор ячеек, заголовки строк - 1, 2, 3,…65536;

Адрес ячейки - определяется пересечением столбца и строки (A1, F123, AC72);

Указатель ячейки - рамка;

Активная ячейка - выделенная рамкой, с ней можно производить какие-либо операции; Смежные ячейки - ячейки расположенные последовательно;

Диапазон (блок) ячеек - выделенные смежные ячейки, образующие прямоугольный участок таблицы;

Адрес диапазона (блока) ячеек - определяется адресом верхней левой и нижней правой ячейки, разделенных двоеточием (:), B2:C7 > B2, B3, B4, B5, B6, B7, C2, C3, C4, C5, C6, C7.

Книга - документ электронной таблицы, состоящий из листов, объединенных одним именем и являющихся файлом;

Лист - рабочее поле, состоящее из ячеек.

* столбцы списков становятся полями базы данных;

* заголовки столбцов становятся именами полей базы данных;

* каждая строка списка преобразуется в запись данных.

Ячейки рабочего листа электронной таблицы могут содержать:

· исходные или первичные данные - константы;

· производные данные, которые рассчитываются с помощью формул или функций.

Данные в ячейках таблицы могут относиться к одному из следующих типов: текст, числа, даты, формулы и функции.

Текст - последовательность букв, иногда цифр или некоторых специальных символов.

Числа могут включать цифры и различные символы: знак процента, знак мантиссы, круглые скобки, денежные обозначения, разделители и др. Например: 5; 3,14.

Дата и время вводятся в ячейки электронной таблицы как числа и выравниваются по правому краю.

Формулой в электронной таблице называют алгебраические и логические выражения. Формулы всегда начинаются со знака равенства (=) и вводятся в латинском регистре. Например: =А5*2/В1

Функция представляет собой программу с уникальным именем, для которой пользователь должен задать конкретные значения аргументов. Функции могут вводиться в таблицу в составе формул либо отдельно. Например, функция суммирования имеет вид =СУММ(А1:А2)

Аргументами функции могут быть: числа; ссылки на ячейки и диапазоны ячеек; имена; текст; другие функции; логические значения и др.

MS Excel содержит более 400 встроенных функций. Имена функций можно набирать в любом регистре - верхнем или нижнем. Для облегчения работы с встроенными функциями используется Мастер функций.

В формулах используются следующие знаки арифметических операций:

сложение +

вычитание -

умножение *

деление /

возведение в степень ^

Для изменения порядка арифметических действий используются круглые скобки.

Форматированием называется изменение внешнего оформления таблиц и данных в них.

Важно! Excel различает форматирование всей ячейки и форматирование содержимого ячейки.

К форматированию ячеек относится: изменение шрифта содержимого ячеек, выравнивание данных в ячейках, представление чисел в разных форматах, оформление границ ячеек, и т.д. Для того чтобы изменить формат ячейки необходимо щелкнуть на ней и выполнить команду Формат--Ячейки. Появившееся диалоговое окно Формат Ячеек, позволит изменить формат всей ячейки.

№8 Панели инструментов, строка формул Microsoft Excel. Работа с вкладками

Панели инструментов

Панель инструментов применяется для быстрого выполнения наиболее часто используемых команд из главного меню программы.

При первом запуске Microsoft Excel на экране видны две панели инструментов: Стандартная (Standart) и Форматирование (Formatting). Excel имеет несколько встроенных панелей, кнопки которых дают возможность быстро выполнить большинство стандартных операций. Вот список всех панелей:  

Панель инструментов Зависимости  Панель инструментов Диаграмма  Панель инструментов Рисование  Панель инструментов Форматирование  Панель инструментов Формы  Панель инструментов Полный Экран  Панель инструментов Microsoft

 Панель инструментов Запрос и Сведение   Панель инструментов Стандартная   Панель инструментов Остановка Записи   Панель инструментов Мастер Подсказок   Панель инструментов Visual Basic   Панель инструментов Рабочая Группа

Excel - программируемый табличный калькулятор. Все расчеты в Excel выполняют формулы. Формулой Excel считает все, что начинается со знака "=". Если в ячейке написать просто "1+1", Excel не будет вычислять это выражение. Однако, если написать "=1+1" и нажать Enter, в ячейке появится результат вычисления выражения - число 2. После нажатия Enter формула не пропадает, ее можно увидеть снова, если сделать двойной щелчок по ячейке. Также ее можно увидеть в панели инструментов «Строка формул», если опять же выделить ячейку. После двойного щелчка, нажатия F2 или после щелчка в строке формул, можно изменить формулу, и для завершения нажать клавишу Enter. В формуле можно использовать различные типы операторов (арифметические и т. п.), текст, ссылки на ячейку или диапазон ячеек, круглые скобки, именованные диапазоны. Естественно, в формулах соблюдается приоритет выполнения операций (умножение выполняется раньше сложения и т. п.). Для изменения порядка выполнения операций используются круглые скобки.

Использование текста в формулах

Если в формуле используется текст, то он обязательно должен быть заключен в двойные кавычки. Если написать формулу «=мама», Excel выдаст ошибку, а если написать «="мама"» — все ок, корректная формула.

Использование ссылок в формулах

Для того, чтобы вставить в формулу адрес ячейки (ссылку на ячейку), не обязательно писать его вручную. Проще поставить знак «=», затем левой кнопкой щелкнуть на нужной ячейке или выделить нужный диапазон ячеек. При этом Excel подставит в формулу ссылку автоматически. Выражения

Выражения в Excel бывают арифметические и логические. Арифметическое выражение (например, «=2*(2+5)», результат — 14) в результате дает числовое значение (положительное, отрицательное, дробное число). Логическое выражение (например, «=3>5», результат — логическое значение «ЛОЖЬ»)в результате может дать лишь 2 значения: «ЛОЖЬ» или «ИСТИНА» (одно число либо больше другого, либо не больше, других вариантов нет).

№9 Типы данных в Microsoft Excel. Ввод и редактирование данных. Типы данных

Excel позволяет вводить в ячейки три типа данных: числа, текст, формулы. Текст может использоваться для заголовков таблиц, объяснения или пометок на рабочем листе. Если Excel не распознает тип данных как числовой или как формулу, то данные воспринимаются как текст.

Числа используются для представления цифровой информации и могут быть введены в различных форматах: общем, денежном, финансовом, процентном и т. д. Дата и время могут также рассматриваться как числа.

Формулы, введенные в ячейку, производят вычисления, управляют работой базы данных, проверяют свойства и значения ячеек и используются для задания связи между ячейками и массивами с помощью

Ввод данных в ячейки Excel

Данные всегда вводятся в активную ячейку, на которой находится черная рамка. При первом запуске программы Excel по умолчанию активна ячейка А1. Чтобы активировать другую ячейку, необходимо поместить на нее рамку выделения. Выбрав ячейку, нужно набирать в ней текст, число или формулу.

Числовые значения могут содержать цифры от 0 до 9, а также спецсимволы: + - Е е ()., $% /

Для ввода числового значения в ячейку необходимо выделить нужную ячейку и ввести с клавиатуры необходимую комбинацию цифр. Вводимые цифры отображаются как в ячейке, так и в строке формул. По завершению ввода необходимо нажать клавишу Enter. После этого число будет записано в ячейку. По умолчанию после нажатия Enter активной становится ячейка, расположенная на строку ниже, но командой «Сервис» - «Параметры» можно на вкладке «Правка» установить необходимое направление перехода к следующей ячейке после ввода, либо вообще исключить переход. Если после ввода числа нажать какую-либо из клавиш перемещения по ячейкам (Tab, Shift+Tab…), то число будет зафиксировано в ячейке, а фокус ввода перейдет на соседнюю ячейку [2].

Редактирование данных в ячейке

. Чтобы удалить все содержимое ячейки, выделить ее щелчком и нажмите клавишу. Если нужно набрать в заполненной ячейке новые данные, предыдущие удалять необязательно. Просто выделить ее и начать ввод. Старые данные будут автоматически заменены [2].

Если ячейка содержит большой текстовый фрагмент или сложную формулу, то для внесения изменений удалять их полностью нерационально. Следует выполнить на ячейке двойной щелчок, установить щелчком курсор в нужное место для редактирования, внести необходимые изменения и нажать Enter.

Если нужно отказаться от редактирования ячейки, но редактирование уже началось, просто нажать клавишу Esc. При этом в ячейке будут восстановлены исходные данные. Для отмены уже совершенного действия используйте стандартное сочетание клавиш +Z или кнопку Отменить на Панели быстрого доступа [2].

При изменении значений в ячейках, на которые ссылается формула, результат вычислений в ячейке, содержащей формулу, будет автоматически пересчитан.

Начало формы

№10 Что такое база данных? Объекты базы данных Microsoft Access

База данных — организованная совокупность данных, предназначенная для длительного хранения во внешней памяти ЭВМ и постоянного применения. Для хранения БД может использоваться как один компьютер, так и множество взаимосвязанных компьютеров.

Основу базы данных составляют хранящиеся в ней данные. Однако в базе данных Access есть и другие важные компоненты, которые принято называть объектами:

• Таблицы - содержат данные.

• Запросы - позволяют задавать условия для отбора данных и вносить измене­ния в данные.

• Формы - позволяют просматривать и редактировать информацию.

• Страницы - файлы в формате HTML (Hypertext Markup Language - язык раз­метки гипертекста), позволяющие просматривать данные Access с помощью браузера Интернет Explorer.

• Отчеты - позволяют обобщать и распечатывать информацию.

• Макросы - выполняют одну или несколько операций автоматически.