Связи между таблицами

Хотя в каждой таблице хранятся данные по определенной теме, данные в разных таблицах обычно связаны между собой. Ниже приведен пример содержимого базы данных.

• Таблица клиентов, содержащая сведения о клиентах компании и их адреса.

• Таблица продаваемых товаров, включающая цены и изображения каждого из них.

• Таблица заказов, служащая для отслеживания заказов клиентов.

Поскольку данные по разным темам хранятся в отдельных таблицах, их необходимо как-то связать, чтобы можно было легко комбинировать данные из разных таблиц. Для этого используются связи. Связь — это логическое отношение между двумя таблицами, основанное на их общих полях.

Ключи

Поля, формирующие связь между таблицами, называются ключами. Ключ обычно состоит из одного поля, однако может включать и несколько. Есть два вида ключей.

• Первичный ключ. В таблице может быть только один первичный ключ. Он состоит из одного или нескольких полей, однозначно определяющих каждую запись в этой таблице. Часто в качестве первичного ключа используется уникальный идентификатор, порядковый номер или код. Например, в таблице "Клиенты" каждому клиенту может быть назначен уникальный код клиента. Поле кода клиента является первичным ключом этой таблицы. Если первичный ключ состоит из нескольких полей, он обычно включает уже существующие поля, формирующие в сочетании друг с другом уникальные значения. Например, в таблице с данными о пользователях в качестве первичного ключа можно использовать сочетание фамилии, имени и даты рождения.

• Внешний ключ. В таблице может быть один или несколько внешних ключей. Внешний ключ содержит значения, соответствующие значениями первичного ключа другой таблицы. Например, в таблице "Заказы" каждый заказ может включать код клиента, соответствующий определенной записи в таблице клиентов. Поле кода клиента является внешним ключом таблицы "Заказы".

Соответствие значений между полями ключей является основой связи между таблицами. С помощью связи между таблицами можно комбинировать данные из связанных таблиц. Предположим, например, что есть таблицы «Клиенты» и «Заказы». В таблице «Заказы» каждая запись идентифицируется полем первичного ключа — «Код».

Чтобы связать каждый заказ с клиентом, в таблицу заказов можно добавить поле внешнего ключа, соответствующее полю «Код» в таблице клиентов, а затем создать связь между этими двумя ключами. При добавлении записи в таблицу «Заказы» можно было бы использовать значение кода клиента из таблицы «Клиенты». При просмотре каких-либо данных о клиенте, сделавшем заказ, связь позволяла бы определить, какие данные из таблицы «Клиенты» соответствуют тем или иным записям в таблице «Заказы».

Создание таблицы с помощью мастера таблиц

В Microsoft Access имеются мастера, с именем мастера таблиц, который будет позволяет создайте таблицу. Этот мастер предоставляет предложения об используемом типе можно создавать таблицы (например, таблицу списка рассылки, студенты таблицы Задачи, таблицы и т. д.), а также множество различных возможных имен для полей в этих таблицах. Чтобы создать таблицу с помощью мастера таблиц, выполните следующие действия:

1. Создайте пустую базу данных.

2. В окне базы данных нажмите кнопку Таблицы Из списка Объекты, а затем нажмите кнопку Новый.

3. В Новая таблица диалоговое окно, дважды щелкните значок Мастер таблиц.

4. Следуйте инструкциям на страницах мастера таблиц.

Если вы хотите изменить таблицу, создание таблицы Откройте таблицу в режиме конструктора, после завершения с помощью мастера таблиц.