6. Функции и свойства документов
Документ – зафиксированная на материальном носителе информация..
Документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Наиболее существенные из них следующие:
а) атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может. Документ как целостная система состоит из двух основных слагаемых - информационной и материальной. Отсутствие одной из составляющих превращает документ в недокумент (в устную речь, вещь);
б) функциональность документа, т.е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени.
в) структурность документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях.
Как и всякая система, документ создается обществом лишь постольку, поскольку он выполняет те или иные необходимые обществу функции. Функция документа - это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача.
а) главная, наиболее обобщающая функция документа - это хранение и передача (распространение) информации во времени и пространстве;
б) общие функции документа характерны для всех документов, независимо от их типа и вида:
информационная функция - это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний.
организационная – с помощью док-в обеспечивается воздействие на коллектив и координация их деятельности.
коммуникативная функция - это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности.
юридическая – содержание док-в может использоваться в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов
кумулятивная функция - это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений;
воспитательная – документ дисциплинирует исполнителя, требует повышения образовательной подготовки.
8.Юридическая сила документа
Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:
соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;
издавать документы только в пределах своей компетенции;
соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.
Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:
Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа. К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.
Для удостоверения юридической силы в разных документах используются различные реквизиты. Так, заявление должно быть адресовано должностному лицу, содержать слово «заявление», текст (предмет или причина составления заявления), дату и подпись. Приказ руководителя должен быть составлен на бланке организации, содержать указание на вид документа (приказ), текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный номер, дату и подпись. Для штатного расписания организации необходимы не только перечисленные реквизиты, но и гриф утверждения, заверенный печатью. Для определенных видов документов в действующих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.