47. Взаимосвязь регистрации документов с организацией справочно-информационной работы. Принципы формирования информационно-поисковых систем в условиях традиционной системы работы с документами.

Взаимосвязь регистрации документов с организацией справочно-информационной работы, организацией контроля и последующей обработкой документов. Развитие контроля за исполнением документов на различных этапах развития государственного делопроизводства. Значение контроля за исполнением документов в аппарате управления. Формирование требований к организации контроля за сроками исполнения документов в делопроизводственной службе. Функции службы ДОУ по контролю за сроками исполнения документов. Категории документов, подлежащих контролю. Сроки исполнения документов. Технология контрольныйх операций. Обобщение, анализ и использование данных об исполнении документов в условиях традиционной и автоматизированной технолгии обработки документов. Автоматизированные системы контроля за исполнением документов, опыт их применения.

Принципы формирования типовой информационной структуры:

·           однократный ввод и многократное использование информации;

·           полнота удовлетворения информационных потребностей основных групп пользователей;

·           оперативное пополнение ресурсов обязательными документами;

·           комфортный доступ к ресурсам в off-  и on-line режимах;

·           выполнение как конкретных узко тематических, так и широких по тематике запросов.

 

Запросы, которые формируют пользователи информационных систем, реализуются следующими способами:

·         сообщения, являющиеся ответом на запрос, хранятся в явном виде в базе данных, и процесс получения ответа представляет собой выделение подмножества знаний из файлов базы данных, удовлетворяющих запросу;

·         ответ не существует в явном виде в базе данных и формируется в процессе логического вывода на основании имеющихся данных.

 

Теория информационного поиска начиналась с исследования особенностей документальных информационно-поисковых систем (ИПС). Под информационным поиском в таких системах понимается некоторая последовательность операций, выполняемых с целью отыскания документов (статей, научно-технических отчетов, описаний к авторским свидетельствам и патентам, книг и т.д.), содержащих определенную информацию (с последующей выдачей самих документов или их копий), или с целью выдачи фактических данных, представляющих собой ответы на заданные вопросы.

54. Организация и общий порядок формирования дел. Принципы систематизации документов внутри дел.

ДЕЛО - это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.Правильное распределение документов в дела позволяет не только быстро находить нужные для работы документы, но и обеспечивает сохранность наиболее важных из них.Не меньшее значение имеет и то, как документы систематизированы или разложены внутри дел, то есть, как дела сформированы. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛА - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. В небольших организациях, где за делопроизводство отвечает, как правило, один работник (например, секретарь руководителя), дела формируются централизованно в секретариате. В крупных организациях (при децентрализованном ведении делопроизводства) дела формируются в структурных подразделениях по месту создания или исполнения документов. Важные внутренние документы (уставы, положения и др.), приказы, распоряжения, переписка руководителей всегда формируются в службе документационного обеспечения управления (секретариате, канцелярии).

При формировании дел рекомендуется соблюдать следующие требования:

- К делу включаются документы, работа над которыми завершена;

- Документы, подшиваются к делу, должны быть оригиналами или заверенными копиями;

- Документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

- Документы, касающиеся одного вопроса, включаются в одно дело;

- К делу включается один экземпляр документа;

- Каждый помещен в дело документ должен быть правильно оформлен, иметь дату, подпись, отметку об исполнении и проч.;

- К делу формируются, как правило, документы одного года (кроме переходящих дел);

- К делу не подшиваются те документы, подлежащие возврату, а также черновики;

- Документы внутри дела должны располагаться в хронологической или нумерационный последовательности;

- Документы ограниченного доступа формируются отдельно от остальных документов.

Распорядительные документы вместе с приложениями к ним группируются по их видам и хронологии. При этом приказы по вопросам основной деятельности, по личному составу, различных административно-хозяйственных вопросов следует размещать в разные дела.