43. Регистрация как составная часть технологии делопроизводства и информационно-поисковой системы по документам предприятия. Общие принципы и правила регистрации.

Регистрация документов - один из ключевых моментов в организации документооборота. От того, какая форма регистрации выбрана и с помощью каких технических средств она осуществляется, зависят формы и технология последующих этапов документооборота. Согласно ГОСТ Р 51141-98 регистрация документов определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Можно дать и более развернутое определение регистрации как фиксации факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате Организация работы с документами / В. А. Кудряев и др. - М. ИНФРА-М, 1998, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Как видно из определения регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Регистрация преследует три цели: · учет документов · контроль за их исполнением · справочная работа по документам

44. Назначение, формы и основанные цели регистрации

2. Формы регистрации документов Существует несколько видов регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная. При централизованной регистрации все регистрационные операции осуществляются в одном месте или одним работником, например, секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации. Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях). С учетом специфики предприятия может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях. В современной технологии делопроизводства используются две основные формы регистрации документов: журнальная и карточная. 2.1 Журнальная форма Была введена в российское делопроизводство еще в 1720 году и до настоящего времени не претерпела каких-либо серьезных изменений. Регистрационный журнал представляет собой книгу с разграфленными страницами, в каждой графе фиксируется определенная информация о документе. Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. При использовании журнальной формы обеспечивается задача охраны и учета документов, так как последняя запись дает представление об общем количестве зарегистрированных документов, а все данные о регистрации компактно сгруппированы в одной учетной форме. В то же время журнальная форма регистрации не всегда удобна и имеет ряд недостатков: - записи сведений о документах ведутся в хронологической последовательности их поступления, что вынуждает при наведении справок перелистывать весь журнал; - применение журнальной формы в организациях, имеющих несколько звеньев организационной структуры, приводит к нарушению принципа однократности регистрации; - журнальная форма не может обеспечить проведение контроля исполнения документов 2.2 Карточная форма Получила распространение в зарубежных странах в начале 1920-х гг. По сравнению с журнальной карточная форма регистрации имеет ряд существенных преимуществ: - обеспечивает принцип однократности регистрации документов; - копии регистрационных карточек могут использоваться в качестве форм контроля; - карточки возможно систематизировать в любой выбранной последовательности, создавая из них справочно-информационные массивы; - регистрация может одновременно производиться несколькими сотрудниками независимо друг от друга