30. Разновидности служебных писем, используемых в практике управления Сопроводительное письмо - письмо, сопровождающее выдачу и посылку обратной тратты или обратного счета Письмо-просьба – это обращение, цель которого подвигнуть к действию второе лицо. Письмо-просьба может быть адресовано конкретному человеку или направлено в организацию на имя директора. Письмо-запрос - служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов. необходимых организации-автору. имеющих адресной части. Письмо-ответ - служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ). Письмо́ — сообщение, выраженное в компактной форме и предназначенное для обмена информацией между людьми. Изначально письмом называли рукописное текстовое сообщение на бумаге или другом носителе (глиняном черепке, листе пергамента или куске берёсты). Письмо-подтверждение - служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. бытиях, фактах, представляющих взаимный интерес. Информационное письмо - служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. Информационные письма нередко носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения. Гарантийное письмо - служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение Письмо-извещение - служебное письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.). Письмо-приглашение - служебное письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет. При оформлении писем-приглашений могут использоваться различные элементы украшения текста - орнамент, рисунки и т.п. Письмо-предложение - служебное письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением о сотрудничестве в различной форме. В коммерческой деятельности используется как коммерческое предложение. Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе, что отчасти сближает письмо-предложение с рекламным письмом. Письмо-напоминание - служебное письмо, используемое в тех случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности. Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия. Письмо-требование - служебное письмо, цель которого - заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей. Письма-требования, как правило, - письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуации, формулируются требования о необходимости выполнения обязательств и излагаются действия, которые последуют, если обязательства не будут выполнены. Письмо-благодарность - служебное письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия. Письмо-поздравление - служебное письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия. Служебное письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, - пересылкой почтой. Служебные письма - это самый распространенный вид деловых документов Классификация служебных писем: 1). По содержанию (важнейший вид классификации) - это могут быть документы: по административным вопросам, вопросам материально-технического снабжения, планирования, бухгалтерского учета, подготовки кадров, внешнеторговой деятельности и т.д.; 2). По происхождению документы делятся на официальные и личные. 3) По месту составления документы делятся на: внешние - полученные учреждением (входящие) или направленные им за его пределы (исходящие) и внутренние - составленные в данном учреждении и используемые внутри его;

31. Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний Деятельность учреждений, работающих на основе коллегиальности, документируется постановлениями, решениями, распоряжениями. Постановления и решения принимаются в результате обсуждения на заседаниях коллегиальных органов, ход которых фиксируется в протоколах. Документирование деятельности коллегиальных органов начинается с составления плана работы на основе предложений членов соответствующего органа (коллегии, совета, правления, бюро и т.д.). План предусматривает календарные сроки проведения заседаний, вопросы, подлежащие рассмотрению, фамилии лиц, ответственных за подготовку вопросов к обсуждению. Утвержденный план работы коллегиального органа рассылается его членам, заинтересованным организациям и лицам. Собраниям и заседаниям предшествует большая подготовительная работа, которая отражается в административных документах. Документирование подготовки заседания заключается прежде всего в составлении повестки дня, в которую могут быть включены вопросы, не предусмотренные планом, но требующие обязательного разрешения на заседании. В повестку дня рекомендуется включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на заседании. Однако на практике это требование не всегда соблюдается. В повестку дня нередко включается много вопросов, а значит, нужны особо тщательная подготовка таких заседаний и четкое их ведение. В этом случае в повестке дня надо указать, сколько времени отводится на каждый вопрос, а на самом заседании установить твердый регламент. Вопросы в повестке дня следует располагать в порядке их важности и сложности, при этом так, чтобы приглашаемые на заседание тратили как можно меньше времени в ожидании рассмотрения своих вопросов. К повестке дня прилагают список приглашенных на заседание с указанием их должности и организации, которую они представляют. В крупных учреждениях к заседаниям по наиболее важным вопросам составляется справка по их существу, в которой указываются причина и цель постановки вопроса на обсуждение. Вместе со справкой представляется проект решения, постановления. Постановка вопросов на обсуждение коллегиальных органов может быть предпринята не только по инициативе руководителя учреждения, но и по инициативе отдельных структурных подразделений.

32.Роль и значение протокола в документировании управленческой деятельности ???

Протоко́л — первый лист, приклеенный к свитку папируса. На нём фиксировались титульная информация (например, дата написания, имя писателя) и краткое содержание свитка.В современном значении под термином протокол как правило понимают выполненную в определённом формате запись, фиксирующую некие произошедшие (или происходящие в данный момент) события. Например, полицейский протокол, протокол собрания, протокол работы программы и т. д.

33. Разновидности протоколов. Требования к их составлению и оформлению.

Протоко́л — первый лист, приклеенный к свитку папируса. На нём фиксировались титульная информация (например, дата написания, имя писателя) и краткое содержание свитка.В современном значении под термином протокол как правило понимают выполненную в определённом формате запись, фиксирующую некие произошедшие (или происходящие в данный момент) события. Например, полицейский протокол, протокол собрания, протокол работы программы и т. д.

В организации протоколы могут оформляться в полной или в краткой форме. В краткой форме протокола ход обсуждения вопроса опускается и фиксируется только принятое по нему решение. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются председатель и (или) секретарь. В следующей части (ПРИСУТСТВОВАЛИ) дается список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек. Вводная часть заканчивается повесткой дня, которая включает перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждыйвопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается от границы левого поля. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: Слушали – Выступили – Постановили(решили) Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делаетсясноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании. Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например: «заместители председателя акционерного общества».