Унифицированная система документации

Унифицированная система документации — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определен­ной сфере деятельности.

Непосредственные разработчики конкретных форм докумен­тов и систем документации — министерства, осуще­ствляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов. Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские докумен­ты, Росархив РФ — за сис­тему организационно-распорядительной документации и т.д.

Возникновение и развитие отечественного делопроизводства Делопроизводство в Древнерусском государстве (X—XI вв.) и в период феодальной раздробленности (XI—XV вв.)

Дошедшие до наших дней письменные документы свиде­тельствуют, что в период формирования и расцвета Древнерус­ское государство имело свою письменность, которая использо­валась для документирования частной жизни (например, письма новгородцев на бересте), правовых отношений, охраны собст­венности (жалованные, вкладные грамоты).

В период феодальной раздробленности (XIII—XV вв.) раз­витие феодальных отношений фиксируется в частноправовых актах (купчие грамоты на имущество; кабалы заем­ные, закладные, служилые на заем денег и имущества; полные грамоты на продажу в рабство; отпуск­ные грамоты при отпуске на свободу и др.). Отношения между княжествами закрепляются в договорах великих и удельных князей. Создаются письменные памятники права — судные грамоты. Управленческие решения подчиненным верховная власть фиксировала в указных грамотах. В процессе судебной деятельности составлялись: судные списки, правовые грамоты, бессудные грамоты, мировые.

Всю работу с официальными документами осуществляли специальные должностные лица, имевшие небольшой штат помощников. В XIV в. людей, профессионально занимающихся работой с документами, стали называть дьяками.

Документы писали на пергаменте. Это был дорогостоящий материал. Его изготовляли из козлиной или телячьей кожи, а лучшие сорта доставляли из ганзейских городов и Греции. Утра­тивший ценность и значение текст счищали и использовали лист пергамента заново.

Этот период характеризуется накоплениям традиций в облас­ти составления документов: создаются устойчивые формуляры документов, устанавливаются приемы их удостоверения — под­писи, скрепы, печати, возникают стадии написания документа — черновик и беловик. Однако говорить о делопроизводстве как о системе определенных правил и приемов работы с документами пока еще нельзя. Это время накопления традиций и обычаев в работе с официальными документами.

Приказное делопроизводство (XVI—XVII вв.)

Период с XVI-XVII вв. получил название «приказного де­лопроизводства» по названию первых государственных учреж­дений — приказов.

Документирование управленческой деятельности государст­венных учреждений XVI—XVII вв. осуществлялось в конкретных видах и разновидностях документов.

От верховной власти в лице царя и Боярской думы подчи­ненным направлялись грамоты, указы и приговоры Боярской ду­мы. Между собой приказы сообщались памятями и направляли их подчиненным. Из местных учреждений в приказы посылали отписки. Формой письменного обращения частных лиц в госу­дарственные учреждения были челобитные.

Существовали также системы документации, в которых фик­сировались отдельные функции управления: военная, диплома­тическая, бухгалтерского и хозяйственного учета и т.д.

Напри­мер, дипломатические отношения с иноземными государствами оформлялись договорами, грамотами главам государств, грамо­тами на проезд по территории государства и др.; учетные данные заносили в книги: писцовые, дозорные, переписные и др.; хо­зяйственный учет требовал ведения специальных книг по учету, сметных списков; судебная деятельность нашла отражение в пра­вовых и судебных грамотах, судебных приговорах, судных списках, сказках, сыскных, расспросных, пыточных речах.