25. Служебная переписка. Письмо как основной вид документа для осуществления коммуникаций

Служебная переписка Международные межбанковские отношения, как и любые другие формы внешнеэкономических связей, невозможны без систематической служебной переписки. Эта переписка ведется с соблюдением традиционных правил протокола. Способы оформления официальных, деловых и личных писем, выработанные в течение длительной практики, являются общепринятыми в международной банковской деятельности. Их следует считать обязательными. Нарушение правил ведения международной переписки может привести к отрицательным последствиям во взаимоотношениях сторон. Особо подчеркнем, что формальным сторонам ведения служебной переписки за границей придается большое значение и поэтому этикет переписки должен строго соблюдаться. В письме обязательны общепринятое вступительное обращение и заключительная формула вежливости. В противном случае тональность письма сразу изменяется, что недопустимо в служебной переписке.

Служебные письма пишутся, как правило, на машинке. Бумага для письма, адресованного иностранцу или соотечественнику, должна быть абсолютно чистой, аккуратно обрезанной, а ширина поля с левой стороны листа - не менее двух сантиметров (для подшивки). Текст печатается через два или полтора интервала. Абзац начинается с красной строки, отступив пять интервалов от поля. Обращение в письме пишется без абзаца, сразу же у поля, от которого начинается текст. Рекомендуется не делать переноса слов.

Письмо делится на следующие части: заголовок, дата, наименование учреждения, имя и адрес получателя письма, в

Письмо́ — это всё то, что приводит к созданию надписи в целом^[1][2]. В Западной культуре под письмом чаще всего понимается только представлениеязыка в текстовом виде с помощью набора знаков или символов (известных как письменность). При письме могут использоваться абстрактные символы, которые отображают фонетические элементы речиступительное обращение, основной текст, заключительная фраза вежливости, подпись, указания на приложения.

26. Внутренняя переписка организаций. Докладная записка, справки, правила их оформления

В организациях в рамках производственного процесса сотрудники ведут между собой внутреннюю переписку. Они пишут заявления, информируют друг друга с помощью уведомлений о ходе проделанной работы или о том, как нужно ее выполнять. Нередко такие документы обладают высокой важностью и поэтому должны иметь юридическую силу. Чтобы придать документу юридическую силу, необходимо соблюдать следующие правила: - работодатель, создавая документ внутренней переписки, должен придерживаться действующих законодательных норм; - работник может издавать документ только в пределах своей компетенции; - работодатель обязан соблюдать правила составления и оформления документов, а также ознакомления с ними работников (при необходимости).

Докладная записка — документ, адресованный руководителю другого структурного подразделения, руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо в Содержание и оформление докладной записки

Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если докладная записка адресована руководителю организации, она считается внутренней, если она направляется за пределы организации, например в вышестоящую организацию, то внешней.Внешние докладные записки оформляются на общем бланке, внутренние — на обычном листе бумаги.

Внешняя докладная записка должна содержать:

• наименование организации;

• название вида документа (докладная записка);

• дату;

• индекс;

• место составления;

• адресат;

• заголовок к тексту;

• текст;

• подпись руководителя организации;

• фамилию исполнителя;

• номер его телефона.

Для ее оформления обычно используется общий бланк организации.

Внутренняя докладная записка включает:

• наименование структурного подразделения;

• наименование вида документа (докладная записка);

• дату;

• адресат;

• заголовок к тексту;

• текст;

• подпись.

Подписывает внутреннюю докладную записку составитель (с указанием должности, инициалов, фамилии).

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий её содержание.

Текст докладной записки состоит из вводной и заключительной частей. В первой излагают факты, события, послужившие основанием для создания документа, возможно, анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять.

Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, является основанием для принятия каких-то решений, издания документов, проведения мероприятий.

Справки – документы, содержащие описание, подтверждение тех или иных фактов и событий. Различают справки: служебные (о выполнении плана, штатной численности и др.) и справки, выдаваемые частным лицам для предоставления  в другие учреждения (справка о заработной плате, справка с места работы).

Текст служебной справки  может оформляться в виде таблицы,  делиться на разделы, подразделы, иметь пояснения и ссылки.

Текст личной справки начинается с указания фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются  сведения. Заканчивается текст указанием организации, куда предъявляется справка. Она подготавливается на трафаретных бланках, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером (если по финансовым вопросам) или начальником отдела кадров, заверяется гербовой печатью.