Виды унифицированных документов предприятий

Технологическая документация на предприятии должна оформляться в соответствии со стандартом «Единая система технологической документации». Формы и правила оформления документов общего назначения отражены в ГОСТ 3.1105-84, специального назначения — в ГОСТ 3.1122-84, общие правила выполнения графических технологических документов — в ГОСТ 3.1128-93, общие правила выполнения текстовых технологических документов — в ГОСТ 3.1127-93, общие требования к формам и бланкам документов — в ГОСТ 3.1130-93.

Проектно-конструкторская документация должна соответствовать стандарту «Единая система конструкторской документации». Общие требования к применяемым в данной области текстовым документам отражены в ГОСТ 2.105-95; формы и правила выполнения ведомостей, пояснительной записки, расчетов — в ГОСТ 2.106-96; основные требования к чертежам — в ГОСТ 2.109-73; основные требования к техническим условиям — в ГОСТ 2.114-95; основные требования к схемам — в ГОСТ 2.701-84; основные требования к спецификациям — в ГОСТ 2.108-68; эксплуатационные документы — в ГОСТ 2.601-95; ремонтные документы — в ГОСТ 2.602-95; групповые и базовые конструкторские документы — в ГОСТ 2.113-75.

Оформление управленческой документации осуществляется в соответствии с ГОСТ 6.105-87 («Требования к построению формуляра-образца»). Внешнеторговая документация подчиняется ГОСТ 6.106-87 («Единая система внешнеторговой документации СЭВ. Формуляр-образец»), ГОСТ 6.107-90 («Единая система внешнеторговой документации СЭВ. Счет»), ГОСТ 6.202-91 («Элементы внешнеторговых данных»). Кроме этого, управленческая документация подчиняется приказам соответствующих министерств и ведомств, законам Российской Федерации (например, Федеральному закону «О бухгалтерском учете»). Требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинном носителе и машинограмме, созданным средствами вычислительной техники, указаны в ГОСТ 6.104-84.

Программная документация подчиняется стандарту «Единая система программной документации». Общие требования к программным документам описаны в ГОСТ 19.105-78; требования к программным документам, выполненным печатным способом — в ГОСТ 19.106-78; форма и порядок составления спецификации — в ГОСТ 19.202-78; форма и порядок составления ведомости держателей подлинников — в ГОСТ 19.403-78; форма и порядок составления текстов программ — в ГОСТ 19.401-78, форма и порядок составления описаний программ — в ГОСТ 19.402-78; форма и порядок составления программы и методики испытаний — в ГОСТ 19.301-79; форма и порядок составления технического задания — в ГОСТ 19.201-78; форма и порядок составления пояснительной записки — в ГОСТ 19.404-79.

Создание, хранение электронных документов и манипулирование ими

Основные процедуры управления электронными документами можно объединить в три группы процедур: создание документов, их хранение и манипулирование документами. Как уже отмечалось выше, системы хранения могут быть как автономными, так и включенными в состав систем манипулирования электронными документами.

Создание электронных документов

Создание простых текстовых документов может выполняться и на теперь уже почти забытых пишущих машинках различного вида с последующим вводом текста с бумажного документа в компьютер с помощью сканера. Но, безусловно, эффективнее даже простые документы создавать непосредственно на компьютере с использованием широкого арсенала программных средств, обеспечивающих удобный и высокоэффективный сервис. Тем более этот сервис важен при создании сложных высокохудожественных документов, предназначенных для последующего тиражирования. Составление таких сложных документов требует исполнения процедур набора текста, редактирования, корректуры, подготовки иллюстраций, макетирования и верстки страниц, печати.

Часто непосредственными источниками материалов для документов служат системы сканирования изображений, факсы, электронная почта, электронные таблицы, графики, чертежи и т. п.

Все процедуры создания документа можно эффективно выполнить на ПК, оснащенным сканером и набором проблемно-ориентированных ППП и, в первую очередь, программ текстового редактирования или настольной издательской системы. Сканер может потребоваться для ввода в документ отдельно подготовленных фрагментов: рисунков, фотографий, схем, печатей, подписей и т. д.

В системах управления электронными документами можно использовать:

• текстовые редакторы: MS Word, Corel WordPerfect, Lotus WordPro, «Лексикон» фирмы «Арсеналъ», Brief, MultiEdit, Norton Editor и т. д.;

• издательские системы: MS Publisher, Adobe FrameMaker и PageMaker; Corel PrintOffice, Ventura Publisher и т. д.;

• редакторы изображений, получаемых от сканеров: WaterMark Professional, PhotoStyler; Paint, Imaging и т. д.;

• превосходный набор программ Publishing Collection фирмы Adobe для работы с художественными изданиями, включающий в себя CorelDraw 7, PageMaker 6.5, Photoshop 4.0 и Illustrator 7.0;

• а также многие другие программные продукты.