Тема 10: Текст современного управленческого документа. Композиционная струк­тура текста. Общие требования к языку и стилю служебных документов.

Текст документа - информация, зафиксированная письмом или любой системой зву­козаписи, заключающая в себе всю основную часть документа.

Прежде всего, необходимо решить вопрос, нужно ли составлять документ, нельзя ли обойтись бездокументным обменом информацией. Законом нельзя предусмотреть все слу­чаи, когда документирование обязательно, когда документ будет лишним. Всегда целесооб­разно и необходимо составлять документы в тех случаях, когда они охраняют интересы на­рода и государства, содержат отчеты о деятельности государства, отдельных организаций.

В зависимости от количества вопросов, затрагиваемых в документе, выделяют доку­менты простые и сложные.

Простые документы - это те документы, в которых рассматривается один вопрос.

Сложные документы - те документы, в которых рассматривается несколько вопросов.

Простые документы более удобны в обработке, легче регистрируемы, их легче подши­вать в дела, использовать в архиве. Обработка сложных документов может вызвать ряд труд­ностей. Их сложно регистрировать (в графу содержания журнала / карточки надо писать не­сколько вопросов, при направлении на исполнение, если вопросы касаются разных струк­турных подразделений организации, нужно устанавливать очередность выполнения или снимать копию с документа). Исполнение документа задерживается. Если исполнение во­просов, поднятых в документе, взято на контроль и исполнители и сроки исполнения разные, то на каждый вопрос приходится заполнять отдельную контрольную карточку. Еще сложнее решается вопрос при помещении документа в дело. Если информация, зафиксированная в документе, имеет большое научное и практическое значение, при формировании дел иногда снимают копии и делают выписки, помещая в разные дела в соответствие с номенклатурой.

Тем не менее, в ряде случаев приходится составлять сложные документы. Сложными являются такие документы, как правила, приказы, протоколы, отчеты.

Письма и докладные записки должны составляться по одному вопросу.

♦Структура текста документа.

Текстовый документ обычно состоит из трех частей:

1. введение, в котором излагаются цели, задачи, причины составления документа или дается ссылка на другой документ;

2. изложение, где приводятся цифры, факты, доводы;

3. заключение, содержащее суть вопроса, т.е. предложения, распоряжения, просьбы

Одна из частей может отсутствовать, но заключение - обязательная часть документа. Примерная инструкция по делопроизводству рекомендует делить текст на две части:

• основание, причины составления документа (вводная часть);

• излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения / просьбы (основная часть).

Вводная часть может отсутствовать.

Текст сложных по содержанию документов (инструкции, приказы, протоколы и др.) до­пускается делить на разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими циф­рами с точками. Но 4 знака, разделенных точкой - это максимум.

В зависимости от вида документа, принадлежности к той или иной системе документа­ции будет различаться формуляр документа, а также структура и оформление текста. Напри­мер, в нормативных правовых актах существует своя система нумерации составных частей текста: разделы, главы, пункты, подпункты, которые обозначаются словами, римскими и арабскими цифрами.

Как элементы текста иногда выделяются заголовок и приложение.

♦Композиционная (логическая) структура текста документа.

Композиционная структура текста документа - это последовательность логически взаимосвязанных смысловых частей, объединенных единством темы или предмета.

Композиция определяется:

1. видом и разновидностью управленческого документа;

2. формой представления текста (связный текст, таблица, анкета, график, диаграмма);

3. содержанием конкретного документа;

4. спецификой отдельного акта делового общения.

В текстах документов, представленных в форме таблицы или анкеты, композиционная структура текста задана самой формой представления текста.

Композиционная структура текста таблицы будет выглядеть следующим образом: объ­екты, признаки их описания, конкретные показатели.

КСТ анкеты: объект, признаки его описания, конкретные показатели.

Тексты документов, представленных в грамматически связной форме, составляются по устойчивым, выработанным практикой документирования композиционным схемам, опреде­ляющим состав и последовательность текста документа для каждого вида документа или его разновидности. Например, тексты приказов по основной деятельности будут состоять из вводной (констатирующей) и распорядительной (обоснование) частей. Тексты приказов по личному составу будут состоять из тех же частей, но части будут расположены в обратном порядке. Текст протокола заседания строится по следующей схеме: вводная часть - основная часть (а основная часть по схеме: слушали - выступили - решили).

Особенности содержания документа, а также цели конкретного акта делового общения могут в определенной степени влиять на композиционную структуру текста, вызывая необ­ходимость отступления от заданной схемы. Например, в определенной ситуации возможны распорядительные документы без обоснования, письма без пояснения и т.д.

♦Язык и стиль служебных документов.

Официальный документ оформляется в деловом стиле. Специфическими признаками делового стиля являются:

1. формулировки документов должны быть безупречно отработаны в юридическом отно­шении;

2. текст документа должен быть точным, не допускающим различных толкований;

3. нейтральный тон изложения;

4) лаконичность.