2. Требования, предъявляемые к составлению бух.Документов.

Для характеристики хоз.операции необходимо знать: место, время, дату, условия совершения операции, лиц, которые принимали в ней участие. (реквизиты).

Реквизиты: обязательные и дополнительные.

К обязательным относятся сведения без которых бух.документы не могут явл-ся основаниям для подтверждения хоз.операции.

Это:

1. наименование документа

2. наименование предприятия

3. дата и место составления документа

4. содержание хоз.операции и ее измерители

5. наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции + их подписи и расшифровка

Дополнительные реквизиты расширяют первичную информацию о произведенных хоз.операциях. Например, адрес, телефон, номер документа и т.д.

Форма документа – это порядок расположения реквизитов (на бумажном бланке) и их совокупность.

В зависимости от места расположения реквизитов форма документов подразделяется на:

- зональную (бланк имеет графы и реквизит располагаются строго в своей графе)

- табельную (это продолжение зональной, сложная и редко используется, данные в виде таблиц – по горизонтали и вертикале)

- анкетную (все реквизиты располагаются слева сверху вниз)

- комбинированную

Унификация документов – это разработка единых (типовых) форм документов, которыми должны оформляться однотипные операции в разных отраслях производства. Пример, приходный и расходный кассовый ордер; платежное поручение и т.д.

Все документы должны отвечать требованиям стандарта.

Стандартизация документов – это установление определенных форматов размеров бумаги, на которых печатают документы. Это ведет к экономии бумаги.

В настоящее время Госкомстатом по согласованию с Минфином утверждены единые формы документов, которые опубликованы в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации.

Эти альбомы издаются Госкомстатом, они представляют собой типовые книги. Унифицированные формы распространяются на учет операций кассовых и банковских, на учет материалов, учет рабочего времени и начисления заработной платы, учет инвентаризации, учет автомобильного транспорта, учет торговых операций. Для тех операций, для которых не предусмотрены унифицированные формы, организации могут утверждать и разрабатывать свои формы документов. Но если предприятие разрабатывают свои формы, то на них должны указываться обязательные реквизиты.

Требования, предъявляемые к документам.

Они определяются положением «о документах и документообороте в бух.учете», утверждены Минфином СССР 29 июля 1983г № 105.

Документы должны составляться своевременно, в момент совершения операции, а если это не возможно сразу по окончанию. Не допускается оформлять операции, противоречащие зак-ву, и установленному порядку обращения с денежными средствами и другими ценностями. Ответственность за своевременное оформление и правильное составление документов, за достоверность данных, за своевременную передачу в бухгалтерию несут те лица, которые подписали данные документ, поэтому важен реквизит – должность, подпись, расшифровка, дата.

При составлении документов нужно соблюдать:

1. Все записи в документах производятся чернилами, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, компьютера + других средств, которые обеспечивают сохранность записей, в течении срока, установленного для хранения документов в архиве. Записи в документах карандашом делать запрещено.

2. Записи должны вестись четко, разборчиво, аккуратно. Подчистки и помарки не допускаются.

3. Число и год в документах пишутся цифрами, а месяц прописью.

4. Все реквизиты в документах должны быть заполнены.

5. Итоговые денежные суммы записываются следующим образом: рубли пишутся прописью и с большой буквы, а копейки цифрами.

6. Исправление ошибок производится путем зачеркивания цифр, текста одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, сверху делается правильная запись, делается оговорка «исправленному верить», ставится дата и подпись лица, составившего документ.

7. В приходных и расходных кассовых ордерах, банковских документах (чеках, платежных поручениях, объявлениях на взнос наличными) ошибки не допускаются. Если есть ошибка, то нужно сделать новый документ, а старый уничтожить.

Ответственность несет тот, кто подписал этот документ.