8.1. Работа с субд Access.

СУБД Access создаёт и обрабатывает реляционные базы данных, то есть она позволяет хранить данные не в одной, а в нескольких таблицах и устанавливать связь между ними. Такие таблицы называются связанными, т.е. объединёнными в единую базу. Для задания связи таблицы должны иметь поля с одинаковым типом данных. Связь между таблицами устанавливает отношение между совпадающими значениями в этих полях. Такая организация позволяет уменьшить избыточность хранимых данных, упрощает их ввод, удаление, поиск.

Для установления связи между таблицами необходимо, чтобы:

•    связываемые поля имели одинаковый тип данных. Исключение составляет поле-счётчик, так как поле-счётчик может быть связано с числовым полем, имеющим размер «длинное целое».

•    таблицы хранились внутри одной БД.

•    главная таблица связывалась с подчинённой по ключу.

Для обеспечения целостности данных для связанных таблиц нужно помнить, что:

•    в подчиненную таблицу не может быть добавлена запись с несуществующим в главной таблице ключом связи;

•    в главной таблице нельзя удалить запись, если не удалены связанные с ней записи в подчиненной таблице;

•  изменение значений ключа связи главной таблицы должно приводить к изменению соответствующих значений в записях подчиненной таблицы.

Та таблица, от которой идет связь, называется главной, а таблица, к которой эта связь ведёт, — подчинённой.

В каждой таблице должно быть уникальное поле, с помощью которого можно связать таблицы между собой. Такое поле называется полем первичного ключа, или первичным ключом.

Для того чтобы понять принципы разработки реляционных баз данных, требуется дать определения различных типов реляционных ключей и таблиц:

•    Базовая таблица. В реляционной базе данных базовой таблицей называется таблица, которая включает один или несколько столбцов свойств объекта и содержит первичный ключ, который однозначно определяет этот объект. Более того, базовая таблица должна содержать первичный ключ. Базовые таблицы часто называют первичными, поскольку они имеют первичный ключ.

•    Промежуточная таблица. Таблица, не являющаяся базовой (т. к. она не объединяет свойства объекта или не содержит поле первичного ключа), которая используется для обеспечения связей между другими таблицами, называется таблицей отношений. Ключевые поля в таблицах отношений должны быть внешними ключами, связанными с первичными ключами базовой таблицы. То есть, таблица отношений состоит только из внешних ключей и не содержит независимых элементов данных.

•    Первичный ключ. Первичный ключ состоит из набора значений, которые однозначно определяют запись базовой таблицы. Любому значению первичного ключа должна соответствовать одна и только одна строка таблицы. Первичный ключ включает одно поле только в том случае, если это поле не содержит повторяющихся значений.

•    Составные ключи. Если для выполнения условий, накладываемых на значения первичного ключа, заданный ключ включает несколько полей таблицы, то тогда он называется составным.

•    Внешние ключи. Внешний ключ — это столбец, значения которого соответствуют значениям первичного ключа другой связанной таб­лицы.

В программе предусмотрены пять возможностей создания таблицы:

•    Импорт таблиц из другой базы. В зависимости от обстоятельств из импортируемой таблицы может поступить структура полей, их на­звания и свойства, а также и содержимое базы. Необходимые прав­ки вносят вручную.

•    Режим Связь с таблицами применяется в тех случаях, когда речь идет о чужой таблице, которая находится на удаленном сервере и которую нельзя импортировать целиком. Это напоминает подклю­чение к таблице для совместного использования её данных.

•    Мастер таблиц. Это программа, ускоряющая создание структуры таблицы. Мастер задает ряд вопросов и, руководствуясь получен­ными ответами, создает структуру таблицы автоматически.

•    Режим таблицы открывает заготовку, в которой все поля имеют формальные имена: Полег, Поле2... и т. д. — и один стандартный текстовый тип. Такую таблицу можно сразу наполнять информацией.

•    Конструктор предоставляет возможность одновременно задавать поля будущей таблицы и устанавливать свойства этих полей.

Мощным средством обработки данных, хранимых в таблицах Access, являются запросы. С их помощью можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц, а также можно использовать запросы в качестве источника данных для форм и отчётов. Запросы позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, подобном формату электронной таблицы, а также выполнять вычисления над группами записей.

В Access можно создавать следующие типы запросов:

Запрос на выборку. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или из нескольких таблиц и выводятся в определённом порядке. Простые запросы на выборку практически не отличаются от фильтров, которые можно сохранять как запросы. Этот запрос можно использовать, чтобы сгруппировать записи для вычисления сумм, средних значений, пересчёта и других действий.

Запрос с параметрами. Это запрос,' при выполнении которого в его диалоговом окне пользователю выдается приглашение ввести данные, на основе которых будет выполняться запрос.

Перекрёстный запрос. Перекрёстные запросы предназначены для группирования данных и представления их в компактном виде. Позволяют представить большой объем данных в виде, удобном для восприятия,

анализа, сравнения. Могут использоваться в качестве базового при со­здании отчёта. Отчёты позволяют выбирать из базы данных нужную информацию, оформить её в виде документа и распечатать. Источником данных может быть таблица, запрос или несколько взаимосвязанных таблиц. Отчеты и формы похожи, разница в том, что, в отличие от форм, отчёты не предназначены для ввода и корректировки данных. Отчёты состоят из разделов, подобных разделам форм. В процессе конструирования отчета формируется состав и содержимое разделов отчёта, размещение в нём значений, выводимых из полей связанных таблиц баз данных, формируются заголовки, размещаются вычисляемые поля. Отчёт позволяет сгруппировать данные по нескольким уровням, для каждого из которых производится вычисление итогов, определяются заголовки и примечания.

Создание новой нормализованной реляционной базы данных Access осуществляется в соответствии с ее структурой, полученной в результате проектирования. Структура реляционной базы данных определяется составом таблиц и их взаимосвязями. Взаимосвязи между двумя таблицами реализуются через ключ связи, входящий в состав полей связываемых таблиц. Напомним, что в нормализованной реляционной базе данных таблицы находятся в отношениях типа один-ко-многим или один-к-одному. Для одно-многозначных отношений в качестве ключа связи всегда используется уникальный ключ главной таблицы, в подчиненной таблице это может быть любое из полей, которое называется внешним ключом.

Создание реляционной базы данных с помощью СУБД начинается с формирования структуры таблиц. При этом определяется состав полей и задается их описание. После определения структуры таблиц создается схема данных, в которой устанавливаются связи между таблицами. Access запоминает и использует эти связи при заполнении таблиц и обработке данных.

При создании базы данных важно задать параметры, в соответствии с которыми Access будет автоматически поддерживать целостность данных. Для этого при определении структуры таблиц должны быть указаны ограничения на допустимые значения данных, а при создании схемы данных на основе нормализованных таблиц должны быть заданы параметры поддержания целостности связей базы данных.

Завершается создание базы данных процедурой загрузки, т.е. заполнением таблиц конкретными данными. Особое значение имеет технология загрузки взаимосвязанных данных. Удобным инструментом загрузки данных во взаимосвязанные таблицы являются формы ввода/вывода, обеспечивающие интерактивный интерфейс для работы с данными базы. Формы позволяют создать экранный аналог документа источника, через который можно вводить данные в несколько взаимосвязанных таблиц. В настоящей главе рассматривается непосредственный ввод данных в таблицы.

34