13.10 Тема: Системы документации.

1. Назначение и состав организационно – правовой документации

2. Назначение и состав распорядительной документации

3. Процедура издания составление и оформление распорядительных документов

4. Назначение составление и оформление справочно-информационных документов.

1) Создание организации, выбор ее организационно – правовой формы.

2) Регистрация предприятия, учреждения или организации

3) Установление структуры организации

4) Определение штатной численности, номенклатура должностей руководителей, специалистов, технических исполнителей

5)Регламентация деятельности структурных подразделений и работников

6)формирование коллегиальных и совещательных органов управления

7) Регламентация деятельности аппарата управления

8)Лицензирование деятельности в необходимых случаях

9)Установление режима работы и системы охраны

10) Организация труда работников и оценка труда работников

11) Реорганизация организации

12) Ликвидация организации

Организационно – правовые документы содержат: правила, нормы, положения. Они определяют статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность, должностной состав, функциональное содержание деятельности организации, ее подразделений, работников, их права и обязанности, ответственность. Эти документы оформляются на стандартном листе бумаге, с нанесением всех необходимых реквизитов. Реквизиты соответствуют ГОСТу 6.30-97. Организационно – правовые документы: договоры, уставы, штатное расписание, должностные инструкции, положение о подразделениях и т.д.

2. Основное назначение распорядительных документов:

Регулирование и координация деятельности позволяющие органы управления обеспечивать реализацию поставленных перед ней задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам. В них получают выражение конкретные юридические властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникшие в сфере управления проблемы и вопросы. Их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица, работники; они являются юридическими фактами вызывающими возникновение конкретных административно - правовых отношений. Распорядительные документы делятся:

• Правовые акты федерального уровня – указы, распоряжения, постановления издаваемые президентом РФ, постановления правительством РФ, постановления органами исполнительной власти.

• Правовые акты действующие на уровне субъектов федерации

• Правовые акты предприятий, учреждений, организаций

Основанием для издания распорядительного документа может быть: необходимость исполнения принятых законодательных, нормативно – правовых актов, иных решений вышестоящих органов; необходимость осуществление собственной исполнительно – распорядительной деятельности обусловленной функциями и задачами организации.

Распорядительные документы могут приниматься коллегиальными органами и в условиях единоличного принятия решений.

Процедура издания распорядительных документов:

1. Инициирование документов, то есть обоснование

2. Сбор и анализ информации по вопросу

3. Подготовка проекта распорядительного документа

4. Согласование проекта документа

5. Доработка проекта по замечаниям (если есть)

6. Принятие решения, подписание документа

7. Доведение распорядительного документа до исполнителей

Распорядительные документы: постановления, решения, приказ, указания.

4.Ссправочно – информационная документация: докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, заявление, представление, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

Докладная записка – это документ адресованный руководителю организации, содержащий изложение какого либо вопроса с выводами, изложениями.

Объяснительная записка – документ, объясняющий какого либо действия, факта, случая, происшествия. Состоит из 2х частей: факт и объяснения сложившийся ситуации.

Предложения – документ, который представляет собой разновидность докладной.

Представления – документ, содержащий предложения о назначении, перемещении, или поощрении работника предприятия.

Заявление – документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника. Они составляются по кадровым вопросам, при приеме на работу и т.д. Адресуются заявления руководителю предприятия либо руководителю структурного отделения. Реквизиты: кому, наименование, дата документа, регистрационный номер, адресат, фамилия и должность заявителя, подпись. Текст состоит либо из 2х частей, либо из одной части – только заключение. Заявление так же может иметь приложения.

Служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, пересылкой по почте. Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5.основными реквизитами являются: наименование организации автора, справочные данные об организации, дата, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, текс письма, подпись, отметка об исполнителе, отметка о наличии приложений.

Телеграмма – составляется в тех случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременное решение вопросов.

Телефонограмма устная передача текста по каналам телефонной связи.

Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов, и принятие решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встреч. Протоколы оформляются на основе черновых записей, которые ведутся во время заседаний. Бывают :полный и краткий протокол. Протокол состоит из 2 частей: 1 часть вводная (название предприятия, наименование документа, дата. Номер, кто присутствовал, повестка дня), 2 основная (слушали…., выступали….) в конце протокола пишут председатель, подпись, секретарь, подпись.

Акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий (например акт сдачи приемки, акт обследования, акт испытаний, акт приема сдачи, акт приема передачи. Текст акта состоит из 2х частей: вводной (основание его составления, председатель и члены комиссии, сущность, характер, метод и сроки проделанной работы, установленные факты, выводы, заключения) и констатирующей.

Содержание акта может быть разбит на подпункты, так же может быть в виде таблицы. В конце текста акта пишется количество составленных экземплярах и их местонахождение. Акт считается принятым после его подписания всеми членами комиссии.

Справка – документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки могут отражать основную деятельность организации, или подтверждают сведения либо биографического или служебного характера. Текст справки состоит из 2х частей: 1- факты послужившие поводом для ее составления, 2- конкретные сведения отражающие существо вопроса. Текс может состоять только из 2 части.

Сводка – это документ содержащий обобщенные сведения по одному вопросу. Сводка оформляется по тем же правилам что и справка.

Перечень – документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований. Перечни оформляется на общем бланке организация, текст оформляется в виде таблицы.

Список – документ содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке. Списки составляются в целях регистрации или информирования по тем же правилам что и перечни, но не утверждается. Список подписывается должностным лицом составившим его.