3) Процедура выбора поставщиков включает в себя следующие этапы:

 

1) Направление контрагентом коммерческого предложения в адрес Компании с образцами Товара;

2) Рассмотрение Компанией поступивших коммерческих предложений контрагентов;

3) Проведение оценки, исходя из конкурентоспособности предложенной цены Товара и иных условий поставки, в сравнении с уже имеющимися условиями поставки аналогичного товара и коммерческими предложениями других Поставщиков. Выбор предложения наиболее отвечающего интересам Компании;

4) Уведомление контрагентов, коммерческие предложения которых отклонены;

5) Уведомление контрагента, чье коммерческое предложение было признано наиболее отвечающим интересам Компании;

6) Анализ предоставленных Поставщиком учредительных документов;

7) Обсуждение и согласование с контрагентом существенных условий Договора поставки;

8) Подписание Договора поставки.

1.8 Определение оптимального размера заказа

Задача определения оптимального размера заказа может быть решена графическим методом и аналитическим. Рассмотрим аналитический метод.

«Для этого необходимо минимизировать функцию, представляющую сумму транспортно-заготовительных расходов и расходов на хранение от размера заказа, т.е. определить условия, при которых:

Где Nопт - оптимальный размер заказа (шт.)

P – Стоимость выполнения одного заказа: затраты, связанные с получением и размещением груза, его освидетельствование и пр. ( руб.)

V – Годовая потребность в товаре. (шт.)

S – Ежегодные издержки хранения товара на складе (руб.)

1. рассчитать оптимальный размер заказа Nопт некоторого товара. Из журнала учёта заказа определяем, что ежегодно предприятие закупает 5 тыс.ед. этого товара(V). На делопроизводство, телефонные переговоры, транспортировку в пересчёте на один заказ потребуется 800 руб. (P)

Хранение товара на складе обойдётся в 600 руб. (S)

Тогда:

=133 шт. (1.8.1)

Определим точку возобновления заказа:

T₃= Т₃= шт. (1.8.2)

Где V-количество на год

Tвып. - время исполнения заказа.

Из приведённого выше решения ясно, что операционной единицей в системе закупок должны стать не количество, не плановый товарный запас, а срок : на сколько дней рассчитан запас того или иного товара. Этот показатель удобен своей универсальностью, потому что плановый товарный запас на разные категории различен.

1.9 Эффективный порядок заказа.

Эффективный порядок заказа: процедуры заказа

Хотя номинально за всю работу магазина ответственность несет его директор, заказ товаров производится категорийными менеджерами по списку товаров, которые находятся в их компетенции. Основой для оформления бланка заказа является журнал заказов, который состав­ляется на основании информации, содержащейся в компьютерной базе. Он должен включать такие сведения, как: название отдела, но­мер заказа, количество товара, ассортимент, категория прибыльности, упаковка, цена, регистрация недельного заказа. Журнал заказов дает менеджеру возможность регистрировать заказы на четырехдневный период, который является наиболее эффективным для использования бланка заказа.

Товары приобретаются посредством бланка заказа закупки или бланка заказа продавца. Однако, как правило, заказ осуществляется или устно по телефону, или в электронном виде. При этом форма заказа значения не имеет — главное, что определенная информация должна передаваться от закупщика к продавцу (и, наоборот) до совершения заказа. В бланке заказа товара должна содержаться следующая информация:

1. полное описание товара, включая сведения о количестве;

2. финансовые вопросы, условия продажи, перевозки и итоговая цена;

3. инструкция по доставке

• место, куда товар доставляется или откуда забирается при от­правке назад;

• дата, время;

• способ доставки (отправки) товара;

4. специальные инструкции для продавца о рекламе, о предостав­лении скидок;

5. юридические требования: номер заказа, имена и адреса заказчика и грузоотправителя, их подписи, а также иная дополнительная информация.

Имеется набор процедур заказа, практикуемый торговыми сетями и группами.

Наиболее распространенные из них — это обычный поря­ док, двойной заказ, заказ полочного запаса, модульный заказ и прямой заказ.

Обычный порядок. Магазин предоставляет поставщику список не­обходимых товаров с указанием их количества. На складе формируется заказ, отмечаются отсутствующие товары, и груз доставляется в ма­газин.

Двойной заказ. Согласно данной процедуре заказанный товар вы­возится со склада в различные дни, чтобы обеспечить получение и по­полнение запасов. Первая доставка состоит из пользующегося большим спросом высокодоходного товара, требующегося в больших количе­ствах. Второй заказ включает обычные и медленно раскупаемые товары.

Заказ полочного запаса. Многие магазины отказываются от заказа медленно расходящихся товаров, пока для них не освободится место на полках. Это сокращает расходы на оплату труда в соответствующих отделах и повышает эффективность использования подсобок.

Модульный заказ. Исследование показало, что объем продаж ходо­вых товаров (товаров устойчивого спроса) колеблется незначительно. При модульном заказе ходовой товар включается в список автомати­ческих заказов. По этой системе усредненный заказ отсылается на склад, где он фиксируется, проверяется и систематизируется. Пере­смотр графика доставки производится через заранее оговоренные про­межутки времени. Этот порядок освобождает менеджера от рутинной работы и сводит к минимуму возможность нехватки. Компьютеризация модульных заказов еще больше снижает риск. Пе­риодически производится корректировка усредненных заказов на ос­нове фактических продаж.

Прямой заказ. Поставки таких товаров, как молочные продукты и хлебобулочные изделия, обычно производятся на основе прямой до­ставки. Торговый представитель-мерчандайзер компании-поставщика резервирует и заполняет места на полках, в результате чего происхо­дит ротация поставляемых продуктов. Такой порядок требует точных поставок продуктов в необходимом количестве, исключения просро­ченных товаров, размещения товаров на выделенных полках и свое­временной оплаты.

Частота заказа (завоза) различных товаров зависит от их физико-хи­мических свойств; предельных сроков их хранения и реализации; сред­недневного объема продажи; размера установленных неснижаемых товарных запасов; емкости подсобных помещений; оборудования в тор­говом зале; минимальной нормы доставки; уровня расходов по доставке и прочих факторов. Например, скоропортящиеся продукты следует за­казывать как можно ближе ко времени их продажи. Более крупные за­казы приходятся, как правило, на конец недели и выходные дни. Наи­более важным для учета является фактор времени, в течение которого производится обработка скоропортящейся товарной продукции. Поэто­му продукты желательно заказывать на ежедневной основе.

Введение автоматизации с использованием системы штрихового кодирования позволило упростить порядок заказов, поскольку ком­пьютер учитывает продажи всех товаров и хранит информацию о те­кущих остатках. Это позволяет осуществлять автоматические заказы товаров и хранит информацию о текущих остатках.

Усредненный заказ — это перечень товаров, в которых нуждается магазин, формулируемый компьютерной программой на основе хро­нологии продаж. Концепция усредненного заказа может быть чрезвы­чайно эффективной и экономить время и усилия персонала магазина и склада, если пользоваться ею должным образом. Эффективная си­стема должна включать в себя автоматическое исправления ошибок в усредненном заказе с учетом особых условий при изменении модели покупательского спроса.

Вариантом усреднения заказа является «загруз под завязку», кото­рый применяется в целях повышения эффективности использования грузового транспорта. Однако в последнее время наметилась тенденция к сокращению площади подсобных помещений. Розничные торговцы пришли к выводу: «В подсобке никаких товаров не продать». Некоторые магазины фактически избавились от подсобных помещений, где держа­ли запас товаров, а резервы стали складировать на дополнительных стел­лажах, расположенных выше торговой зоны. Но такое сокращение площади подсобных помещений и, соответственно, размера товарных за­пасов привело к возникновению новой проблемы; необходимости пра­вильно определить оптимальный размер и частоту заказа по каждой груп­пе товаров с тем, чтобы избежать нехватки товаров в торговом зале.