39 Обязательный экземпляр документа

Обязательный экземпляр документов – это экземпляры различных видов тиражированных документов, подлежащие передаче производителями в соответствующие организации. Обязательный экземпляр документов является разновидностью документированной информации.

Правовое регулирование обязательного экземпляра документов осуществляется Федеральным законом «Об обязательном экземпляре документов. Действие этого Закона не распространяется на документы личного и секретного характера, документы, созданные в единичном исполнении, архивные материалы (документы) и управленческую документацию, а также на архивные документы.

Обязательные экземпляры документов делятся на бесплатные и платные. Они составляют единую систему, которая представляет из себя совокупность видов обязательных экземпляров, а также установленный порядок их собирания, распределения и использования.

Система бесплатных экземпляров документов образуется в следующих целях:

• комплектование полного национального библиотечно-информационного фонда документов РФ;

• осуществление государственного библиографического учета;

• организация ее постоянного хранения в национальных фондохранилищах документов РФ;

• использование ее в информационно-библиографическом и библиотечном обслуживании потребителей;

• государственная регистрация (библиографическая и статистическая) отечественных документов, подготовка государственной библиографической (текущей и ретроспективной) и статистической информации;

• подготовка и выпуск национальных и региональных сводных каталогов, сигнальной и реферативной информации;

• информирование общества о документах всех видов;

• формирование комплекта местных документов и краеведческих фондов.

Обязательные платные экземпляры документов формируются для:

• комплектования фондов библиотек и органов научно-технической информации отечественными документами;

• равномерного распространения обязательного экземпляра между получателями отечественных документов на территории РФ;

• полноты и оперативности доставки отечественных документов получателям.

В состав обязательного экземпляра входят следующие виды документов:

• издания;

• издания для слепых и слабовидящих;

• официальные документы;

• аудиовизуальная продукция;

• электронные издания;

• неопубликованные документы;

• патентные.

К производителям документов относятся - издатель, редакция средства массовой информации, производитель фонограммы, производитель аудиовизуальной продукции, организация по производству телерадиопродукции и телерадиовещательная организация, организации, осуществляющие научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы, и иные лица, осуществляющие подготовку, публикацию (выпуск) и рассылку (передачу, доставку) обязательного экземпляра.

Производители документов обязаны доставлять обязательный бесплатный экземпляр получателям документов бесплатно.

Обязательные экземпляры документов концентрируются по видам документов получателями документов – юридическими лицами, наделенными правом получения, хранения и общественного использования обязательного экземпляра на безвозмездной или возмездной основе. Получателями документов являются следующие организации: Российская книжная палата, Российская государственная библиотека, Российская национальная библиотека, Библиотека Российской академии наук, Государственная публичная научно-техническая библиотека Сибирского отделения Российской академии наук, Дальневосточная государственная научная библиотека – издания.

Указанные организации информируют о поступлении в их фонды обязательных бесплатных экземпляров. Они создают национальный библиотечно-информационный фонд документов РФ.