Методические указания по выполнению задания 3

MS Access

1. Создание таблицы. Запустите Access, в появившемся окне выберите из меню Файл/Создать/Новая база данных. В диалоговом окне «Файл новой базы данных», в пункте «Имя файла» укажите имя базы БАЗА, расширение можно не указывать, т.к. за дается по умолчанию *.mdb. Нажмите "Создать" и появится окно базы данных.

В ыбираете пункт «Создание таблицы в режиме конструктора» и создайте

структуру таблицы. Таким образом необходимо создать структуру всех 3 таблиц работы. При создании структуры таблиц, необходимо указать ключевые поля.

2. Сохранение и заполнение таблицы. Сохраните созданную таблицу, выбирая пункт мен Файл/ Сохранить, указывая название вашей таблицы (Табл ица1). После создания всех таблиц необходимо организовать связи между таблицами.

П осле этого необходимо ввести данные в таблицы. Для этого встаем на имя этой таблицы и нажимаем Enter. Две таблицы, являющиеся справочниками, заполняются в режиме таблицы. Для третей таблицы необходимо создать форму ввода. Форма создается для удобного ввода данных пользователями в таблицу. Активизируйте объект Формы, выберете Создание формы с помощью мастера, в окне Создание Форм выберете таблицу Расписание и все доступные поля. Далее выберете необходимый шаблон оформления и сохраните под именем Форма1.

3. Создание Запроса с вычисляемыми полями. В окне базы данных активизировать объект Запрос, нажать кнопку «Создать» выбрать в окне «Новый запрос» «Конструктор» и нажать ОК. Откроется окно диалога «Добавление таблицы», в котором выберите необходимые таблицы и нажмите кнопку «Добавить» и «Закрыть» окно диалога. На экране откроется окно конструктора запросов, схема данных которого содержит таблицу, а бланк запроса пустой. Двойным кликом выберите поля: и перенесите их в бланк запроса.

Для вычисления необходимых полей встаньте на пустое поле, нажмите правую кнопку мышки и нажмите пункт «Построить».

Н а экране откроется окно построителя выражений, где набирается формула для необходимых вычислений. Чтобы не набирать название полей вручную откройте папку Таблицы/ Таблицы 1, выберите соответствующее поле, нажмите кнопку «Вставить» (или двойной клик), добавить нужный знак, закончите ввод формулы и нажмите кнопку «Вставить».

После завершения набора формулы нажмите кнопку ОК, и выражение будет перенесено в строку Поле бланка запроса, имя поля указывается именем «Выражение1». Отредактируйте это имя и назовите новое поле таблицы: для этого необходимо выделить «Выражение1» и ввести нужное название столбца. Сохраняем запрос с именем «Запрос 1». Далее выполните запуск зап роса «Запрос 1» для проверки вычисляемого поля.

Результативная таблица будет иметь вид:

6. Создание отчета. Отчет - средство для вывода данных на экран или печать в удобном виде. Отчеты строятся на основе запросов. Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно в режиме конструктора или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет, поэтому выбираем этот способ. После вызова Мастера нужно указать имя запроса для создания отчета, который создается на основании ответов пользователя. Активизируйте объект Отчеты, выберете Создание отчета с помощью мастера, в окне Создание отчетов в пункте Таблицы и запросы выберите "Запрос1". Нажатием >> выбираем все поля. Нажимаем далее. На вкладке Уровни группировки выбираем нужный пункт, нажимая далее. Требуемый порядок сортировки также пропускаем, если необходимо , через кнопку итоги выс тавляем итоги по нужным полям. Выбираем тип макета - ступенчатый, лист - альбомный, задаем имя отчета и создаем отчет, нажимая Готово.

После создания автоотчета, для редактирования данного отчета нужно выбрать Конструктор, с помощью которого можно внести изменения в стандартный макет и также добавить итоговые значения таблицы.

З атем необходимо произвести редактирование заголовка отчета. Отчет готов.