Вопрос 58. Организация модели данных в виде списков excel. И может быть 59 вопрос….

СПИСОК – это один из способов организации данных на рабочем листе. Данные, организованные в список, в терминах Excel часто называются Базой Данных (БД). При этом строки таблицы называются записями, а столбцы – полями. Имена полей должны располагаться в первой строке списка, причем каждое имя – в одной ячейке.

Ввод, просмотр и редактирование списка

Для ввода, просмотра и редактирования списка удобно использовать Форму данных: Данные - Форма

В открывшемся диалоговом окне (по имени рабочего листа), нажать кнопку Добавить, после вода последней записи нажать кнопку Закрыть . Добавление новых записей осуществляется в конец таблицы.

Для внесения исправлений также использовать форму.

1. Вызвать диалоговое окно командой меню Данные, Форма.

2. Нажать кнопку Критерии . При этом поля формы очистятся, а название кнопки Критерии заменится на Правка .

Для удаления записи из списка сначала ее нужно найти, а затем удалить, нажав кнопку Удалить .

Выбор данных из бд (Организация различных запросов)

С помощью фильтров можно выводить на экран и просматривать данные списка. Быстро и удобно можно просматривать нужные записи с помощью автофильтра. Более сложные запросы к базе данных можно реализовать с помощью расширенного фильтра.

Чтобы установить автофильтр, следует:

·       Выделить область БД;

·       Задать Данные – Фильтр - Автофильтр

Выполнить команду меню Данные, Фильтр, Автофильтр. В ячейках заголовков столбцов появятся кнопки - стрелки списков фильтров.

Для наложения условия нажать кнопку со стрелкой в поле и выбрать строку Условие. В диалоговом окне Пользовательский автофильтр указать условие и нажать кнопку ОК. После этих действий на экран будет выведена часть таблицы с необходимыми сведениями. Чтобы отключить фильтрацию, следует выбрать команды: Данные –Фильтр – Отобразить все.

Для фильтрации БД по сложным критериям используется расширенный фильтр. Предпосылкой использования расширенного фильтра является наличие на рабочем листе области БД и области критериев. Для её формирования следует скопировать в свободное место рабочего листа имена полей, по которым будет выполняться фильтрация данных, а затем в ячейках под соответствующими именами полей ввести сами критерии. Далее выполнить следующие действия:

·       выделить область БД;

·       задать Данные – Фильтр – Расширенный фильтр;

·       в диалоговом окне «Расширенный фильтр» в поле Исходный диапазон: указать интервал ячеек, содержащий область БД

·       в поле Диапазон условий: указать интервал ячеек, содержащий область критериев;

·       в группе Обработка определить, будет ли фильтрация списка выполняться на том же месте или результат будет помещен в другое место рабочего листа. В последнем случае в поле Поместить результат в диапазон: задать интервал ячеек, где предполагается разместить отфильтрованные записи;

·       нажать кнопку ОК.

 

Формирование промежуточных итогов

Для вычисления итогов следует выполнить следующие действия:

Записи таблицы должны быть предварительно отсортированы по полю, при каждом изменении значений в котором предполагается подсчитывать итоги. Далее следует:

·       Выделить область БД и выполнить команду меню Данные, Итоги.

·       В открывшемся диалоговом окне Промежуточные итоги выполнить следующие действия:

• Раскрыть список в поле ввода При каждом изменении в и выбрать то поле, по которому группируются записи для получения итогов.

• В поле ввода Операция по умолчанию будет выбрана функция Сумма (или выбрать нужную функцию)

• В поле ввода Добавить итоги по выбрать поля, по которым подводятся итоги

• Оставить отметки для флажка Заменить текущие итоги и для флажка Итоги под данными.

• Нажать кнопку ОК .

На экране появятся строки с промежуточными итогами для каждой группы записей и общий итог. Обратите внимание на кнопки, которые появились слева от таблицы. Кнопки с цифрами 1, 2, 3 обеспечивают степень детализации показа данных в таблице: кнопка 3 – вся таблица с промежуточными итогами и общим итогом;

кнопка 2 – только итоги: промежуточный и общий; кнопка 1 – только общий итог. Той же цели служат и кнопки со знаками + и –. Нажать на каждую из кнопок и посмотреть, как свернулась структурная схема слева. После этого развернуть весь список со всеми итогами, нажав кнопку 3 .

Чтобы убрать все итоги, необходимо выделить любую ячейку списка, выполнить команду меню Данные, Итоги и в диалоговом окне Промежуточные итоги нажать кнопку Убрать все .