Тематика курсовых работ

1. Оценка современного состояния документационного обеспечения управления (ДОУ).

2. Значение нормативно-методической регламентации делопроизводства. Анализ инструкции по делопроизводству.

3. Организационные формы делопроизводства. Анализ структуры и службы ДОУ.

4. Организация документооборота учрежедения и основные направления его совершенствования.

5. Анализ документооборота в современных учреждениях. «Безбумажное делопроизводство».

6. Организация регистрации документов. Характеристика современных регистрационных форм.

7. Информационно-справочное обслуживание аппарата управления в условиях применения вычислительной техники.

8. Методы организации контроля за исполнением документов при традиционном делопроизводстве.

9. Автоматизированные системы контроля за исполнением документов. Опыт их применения.

10. Автоматизированные системы регистрации документов.

11. Этика деловых отношений, психологические аспекты работы с документами.

12. Условия треда работников службы ДОУ, организация и оборудование рабочих мест.

13. Организация работы с обращениями граждан.

14. Совершенствование организации работы с обращениями граждан в органах государственной власти и управления, в общественных организациях.

15. Формирование дел в организациях различных уровней управления. Принципы систематизации документов внутри дел.

16. Методика составления номенклатуры дел учреждения.

17. Использование методики составления номенклатуры дел в оперативном хранении и ведомственном архиве.

18. Порядок хранения дел в организации, в ее структурных подразделениях. Особенности хранения документов на магнитных носителях.

19. Проблемы экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

20. Перечни документов. Использование перечней для составления классификаторов и номенклатур дел.

21. Классификационные справочники в делопроизводстве. Проблемы разработки и применения.

22. Взаимодействие службы ДОУ и ведомственного архива при формировании основы для последующего хранения и использования документов.

23. Опыт организации работы с документами за рубежом.

24. Новые информационные технологии обработки документов, их влияние на организацию службы делопроизводства.

25. Организация работы с конфиденциальными документами и делами.

Темы, требующие работы в архивах с первоисточниками.

1. Организация делопроизводства в учреждениях России (XVI – XVII вв).

2. Характеристика столбцовой формы делопроизводства как техники документирования и формирования дел.

3. Особенности технологии и организации работы с документами в коллежском делопроизводстве (XVIII в.).

4. Сравнительный анализ и характеристика системы приказного и коллежского делопроизводства.

5. Основные этапы становления и коренные преобразования при переходе от коллежского к министерскому делопроизводству.

6. Исполнительное российское делопроизводство в 1- половине XIX века.

7. Рационализация делопроизводства в учреждениях России во 2-й половине XIX – начале XX века.

8. Особенности делопроизводства в период становления советсткого государства (1917-1920 гг.).

9. Развитие советского делопроизводства в 30-50 гг. XX века.

10. Проблемы развития социалистического делопроизводства в 60 – 70-е годы XX века.

11. Проблемы совершенствования делопроизводства в 1980-2000 гг. Их Законодательная и нормативная регламентация.

ПЕРЕЧЕНЬ ВОПРОСОВ К ЗАЧЕТУ (1 РАЗДЕЛ)

1. Оценка современного состояния документационного обеспечения управления (ДОУ). Факторы, влияющие на его организацию и технологию в учреждениях.

2. Характеристика организационных форм службы ДОУ в учреждениях России с XVI века по настоящее время.

3. Организационные формы документационного обеспечения управления. Факторы, определяющие их выбор в конкретной организации.

4. Основная задача и функции службы ДОУ.

5. Типовые структуры делопроизводственной службы в организациях различных уровней управления.

6. Должностной и численный состав работников службы ДОУ.

7. Функции работников делопроизводственной службы (секретарь структурного подразделения, секретарь руководителя, инспектор по контролю и т.д.).

8. Должностная инструкция как основной нормативный документ, определяющий организационно-правовое положение работника.

9. Положение о службе ДОУ и должностная инструкция как нормативная основа распределения труда между подразделениями и работниками.

10. Инструкция по документационному обеспечению управления – основной нормативный акт по регламентации организации и технологии ДОУ.

11. Нормирование труда работников службы ДОУ, типовые нормативы времени на делопроизводственные работы.

12. Размещение структурных подразделений службы ДОУ. Условия труда, организация и оборудование рабочих мест.

13. Порядок хранения печатей, бланков и правила пользования ими.

14. Этика деловых отношений, психологические аспекты работы с документами.

15. Развитие понятия «документооборот» в российском делопроизводстве.

16. Определение понятия «документооборот». Общие принципы и методические основы организации документооборота, их реализация в действующих государственных нормативных документах.

17. Структура и общая характеристика документопотоков.

18. Объем документооборота учреждения. Учет количества документов.

19. Прием, прохождение и порядок исполнения поступающих документов. Экспедиционная обработка документов.

20. Предварителное рассмотрение документов.

21. Рассмотрение документов руководством учреждения и направление их на исполнение.

22. Доставка документов исполнителям, порядок их приема и передачи.

23. Работа исполнителя с документами. Этапы исполнения.

24. Этапы обработки отправляемых документов.

25. Правила организации движения внутренних документов.

26. Направления совершенствования документооборота и пути его сокращения.

27. Тенденции роста документооборота в современных учреждениях.

28. «Безбумажное» делопроизводство. Автоматизированные системы документооборота.

29. Исторические этапы развития регистрации в российских учреждениях, как составной части работы с документами.

30. Регистрация как составная часть технологии ДОУ. Принципы регистрации документов.

31. Характеристика современных регистрационных форм, состав информации и порядок их заполнения.

32. Индексирование документов в условиях традиционной обработки документов.

33. Взаимосвязь регистрации документов с организацией справочно-информационной работы, организацией контроля и последующей обработкой документов.

34. Развитие контроля за исполнением документов на различных этапах развития государственного делопроизводства.

35. Значение контроля за исполнением документов в аппарате управления.

36. Формирование требований к организации контроля за сроками исполнения документов в делопроизводственной службе.

37. Функции службы ДОУ по контролю за сроками исполнения документов.

38. Категории документов, подлежащих контролю. Сроки исполнения документов. Технология контрольныйх операций.

39. Обобщение, анализ и использование данных об исполнении документов в условиях традиционной и автоматизированной технолгии обработки документов.

40. Автоматизированные системы контроля за исполнением документов, опыт их применения.

ПЕРЕЧЕНЬ ВОПРОСОВ К ЭКЗАМЕНУ (2 РАЗДЕЛ)

1. Работа государственных служащих в историческом развитии с документами, поступающими от граждан.

2. Общественно-политическое и социальное значение обращения граждан.

3. Законодательная регламентация работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан.

4. Основные задачи службы ДОУ по организации работы с обращениями граждан, ее особенности.

5. Операции по приему, регистрации, контролю исполнения, принятию решений по обращениям граждан. Сроки исполнения.

6. Требования к содержанию ответных документов.

7. Формирование и хранение дел с обращениями граждан.

8. Обобщение, анализ и использование данных о работе с обращениями граждан в аппарате управления.

9. Организация приема граждан в государственных учреждениях.

10. Понятие «Формирование дел», основные требования к проведению этой работы. Современная нормативно-методическая база, определяющая требования к формированию дел в делопроизводстве.

11. Формирование дел в организациях различных уровней управления.

12. Правила формирования различных категорий документов в дела. Принципы систематизации документов внутри дел.

13. Понятие номенклатуры дел. Требования к составлению номенклатуры дел, их регламентация в нормативно-методических материалах.

14. Виды номенклатур дел, их особенности и назначение.

15. Методика составления номенклатуры дел: изучение состава документов, разработка классификационной схемы; требования к составлению заголовков дел и правила их систематизации.

16. Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел. Сроки хранения документов.

17. Использование номенклатуры дел в оперативном хранении и ведомственном архиве.

18. Хранение документов в структурных подразделениях организации. Ответственность за сохранность документов.

19. Организация справочной работы и порядок выдачи документов для временного пользования при хранении их в структурных подразделениях.

20. Хранение машиночитаемых документов и документов на магнитных носителях.

21. Понятие «экспертиза ценности». Нормативно-методические и теоретические основы проведения экспертизы. Требования к проведению экспертизы ценности документов.

22. Организация экспертизы ценности документов, центральных экспертных комиссий (ЦЭК) и экспертных комиссий (ЭК) учреждения.

23. Положения об ЭК. Права и функции комиссии. Порядок работы ЭК.

24. Этапы проведения экспертизы ценности документов. Оформление результатов экспертизы ценности документов.

25. Оформление результатов экспертизы ценности документов.

26. Унификация требований к делам, сдаваемым в архив. Нормативно-методические материалы Федеральной архивной службы об оформлении дел.

27. Основные требования к оформлению дел. Полное и частичное оформление дел.

28. Оформление обложки дел постоянного и временного хранения.

29. Определение описи дел. Виды описей. Оформление описи дел структурного подразделения.

30. Передача дел в ведомственный архив. Взаимодействие службы ДОУ и ведомственного архива при формировании основы для последующего хранения и использования документов.

31. Внедрение новых проектных решений, направленных на совершенствование управленческой деятельности.

32. Проблемы совершенствования современного документационного обеспечения в государственном аппарате и частных организациях.

ЛИТЕРАТУРА К ДИСЦИПЛИНЕ «ОРГАНИЗАЦИЯ И ТЕХНОЛОГИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ».

1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 08.07.2006 № 149-ФЗ.

2. Федеральный закон РФ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 21.04.2006 № 59-ФЗ.

3. Федеральный закон «О техническом регулировании» от 27.12.2002 № 184 ФЗ.

4. Положение «Об управлении информационного и документационного обеспечения президента Российской Федерации». Утверждено Указом Президента российской Федерации от 01.09.2004 № 1135.

5. Положение о Правительственной комиссии по техническому регулированию. Утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.03.2005 № 97.

6. Положение о Федеральной архивной службе России (утв. постановлением Правительства РФ от 28.12.1998 № 1562, в ред. от 22.07.2003) // СЗ РФ. 1999. № 1. Ст. 203; СЗ РФ. 2003. № 30. Ст. 3075.

7. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, учреждениях и организациях // Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств СССР. 1982. № 2.

8. Единая государственная система делопроизводства. Основные положения. М., 1974.

9. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. М., 1991.

10. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2006.

11. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения / Федеральное архивное агентство. ВНИИДАД. – 2-е изд., стер. – М., 2004. – 112 с.

12. Типовой регламент внутренней организации Федеральных органов исполнительной власти. Утвержден Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005. № 452.

13. Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти. Утвержден Постановлением Правительства российской Федерации от 19.01.2005 № 30.

14. Основные правила работы архивов организаций. Росархив, ВНИИДАД. М., 2002. – 152 с.

15. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. М.: Минтруд России, 2000.

16. ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия. М.: Изд-во стандартов, 1984.

17. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998.

18. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. – ИПК Издательство стандартов, 2003.

19. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М. Изд-во стандартов, 1994.

20. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

21. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2000.

22. Примерное положение о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства, ведомства Российской Федерации (утв. приказом Росархива от 17.03.1998 № 19). М.: Росархив, 1997.

23. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утв. приказом Росархива от 19.01.1995 № 2). М.: Росархив 1995.

24. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления М., 1993.

25. Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию. М.: Экономика, 1988.

26. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. М., 1995.

27. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. М., 2002.

26. Быкова Т.А., Емышева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учебное пособие. М., 1996. 52 с.

27. Басакина Н.Б. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм. // Секретарское дело. 2000. № 3.

28. Ватолина М.В. Организация работы с документами / Серия «Высшее образование». - Ростов н/Д: Феникс, 2004. – 320 с.

29. Волкова К.А., Казакова Ф.К., Симонов А.С. Государственное положение об отделах и службах, должностные инструкции; Справоч. Пособие. М.: Экономика, 1990. С. 231, 423, 429, 433, 435.

30. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учебно-практическое руководство.- 4-е изд. Стереотип. – Мн.: Тетра Системс, 2000. С. 68-89.

31. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. Гл.8. С. 189-216.

32. Делопроизводство: Учебник для вузов / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина; Под общ. Ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2004. - 544 с.

33. Делопроизводство. Более 120 документов. Образцы, документы. Организация и технология работы. - М.: ООО "ТК Велби", 2003. - 448 с.

34. Демидова Н.Ф. Служилая бюрократия в России и ее роль в формировании абсолютизма. М., 1987.

35.История делопроизводства в СССР: Учебное пособие / под ред. Я.З. Лившица. МГИАИ. М., 1974.

30. Илюшенко М.П. Организация документооборота: Учебное пособие. МГИАИ. М., 1981.

31. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. М., 2000.

32. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2002. - 384 с.

33. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 2004. С. 24-54.

34. Митяев Г.К. История и организация делопроизводства в СССР. М., 1959.

35. Организация работы с документами: Учебник / под ред. В.А. Кудряева. – М.: ИНФРА-М, 2002. С. 152-159.

36. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. – Изд. 2-е, перераб. И доп. – М.: ИЦК «МарТ»; Ростов н/Д: издательский центр «МарТ», 2005. – 304 с. – (Серия «Безупречные документы»).

37. Санкина Л.В. Делопроизводство: Практическое пособие. – М.: МЦФЭР, 2002. С. 107-163

38. www/yandex РГГУ- электронный каталог.

39. Гайфулина М.В. Опыт расчета численности персонала службы ДОЦ на примере ЗАО «XXX». // Делопроизводство. 2006. – № 4. – С. 43–47.

40. Кирюхин Ю.Г., Шурандина А.А. Методика анализа документооборота коммерческой фирмы. // Делопроизводство. 2002. № 4. С. 17-20.

41. Колесников И.Ф. Столбцы: К методике работы по систематизации и описанию // Архивное дело. 1939. № 2. С. 28-59.

42. Кузнецов С.Л. Методические рекомендации по организации хранения электронных документов. // Делопроизводство.– 2006. – № 4.– С. 48–52.

43. Кузнецова Т.В. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» – основа единой системы делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления. // Делопроизводство. – 2006. № 4. – С. 3–7.

44. Рысков О.И. Управление документами в европейских странах: обзор нормативной базы. // Делопроизводство.–2006.– № 4. С 8–14.

45. Усланова И.В., Зиновьева А.Г. Автоматизация документооборота канцелярии промышленного предприятия. // Делопроизводство. 2002. № 4. С. 21-28.

46. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Комментарий к ГОСТ Р 6. 30-2003.Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М. 2004.

47. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии. // Делопроизводство. 2001. № 1. С. 32-38.

ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКИЕ ХАРАКЕТРИСТИКИ ДИСЦИПЛИНЫ.

Цели и задачи курса.

Курс «Организация и технология документационного обеспечения управления» (ДОУ) является общеобразовательной дисциплиной стандарта специальности и предназначен для студентов, обучающихся по специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления» очной и заочной форм обучения. «Организация и технология ДОУ» - дисциплина, являющаяся непосредственным продолжением дисциплины «Документоведение». Если документоведение рассматривает теоретические, методологические аспекты, связанные с документом, системами документации, то организация и технология ДОУ – это специфическое направление деятельности, охватывающее весь комплекс работы с документами в организации: начиная с их создания, регистрации, контроля исполнения, и заканчивая их хранением и использованием.

Государственный стандарт по специальности определяет требования к обязательному минимуму содержания дисциплины ОПД. Ф. 13 Организация и технология документационного обеспечения управления, предложенные следующими дидактическими единицами:

Роль и место информационно-документационного обеспечения в работе аппарата управления; история организации делопроизводства в дореволюционной России и в советстких государственных учреждениях; современная технология и организация делопроизводства; задачи и функции службы ДОУ, должностной и технический состав работников, функциональные обязанности; нормативная база, регламентирующая организацию и технологию информационно-документационного обеспечения деятельности учреждения; организация документооборота, регистрация и контроль за исполнением документов в учреждении; информационно-справочная система по документам учреждения, особенности работы с обращениями граждан; организация текущего хранения документов; номенклатура дел, формирование дел, организация и проведение экспертизы ценности документов, уничтожение документов; подготовка документов к передаче на ведомственное хранение.

Цель курса – ознакомить студентов с теорией и практикой организации современного документационного обеспечения управления в сравнительной характеристике с предшествующими историческими периодами становления и развития национального делопроизводства на основе научно-обоснованных принципов и методов его совершенствования.

Задачи курса:

осветить место делопроизводства в процессах управления;

сформировать у студентов рациональные подходы к решению задач организации работы с документами в учреждении;

ознакомить студентов с современными типовыми структурами служб ДОУ;

изучить современные технологии документационного обеспечения управления.

Требования к уровню освоения дисциплины.

Изучив курс «организация и технология ДОУ», студент должен знать:

нормативно- методические документы, регламентирующие документационное обеспечение управления;

зависимость организации работы с документами от развития аппарата управления;

методы и технологию обработки документов на основе использования средств организационной и вычислительной техники;

рациональную технологию приема, прохождения, подготовки и отправки документов в традиционных и автоматизированных системах документационного обеспечения управления;

методику контроля за сроками исполнения документов;

закономерности изменения объема документооборота;

методику составления классификационных справочников и направления их использования;

организацию оперативного хранения документов и подготовки документов к передаче в ведомственный архив.

Студент должен уметь:

разрабатывать Положение о службе ДОУ, должностные инструкции работников службы ДОУ;

подсчитывать объем документооборота за год;

регистрировать документы с помощью различных способов;

составлять конкретную номенклатуру дел организации;

оформлять дела для сдачи в архив;

разрабатывать структуру инструкции по делопроизводству конкретной организации.

Порядок освоения дисциплины. Формы итогового контроля.

Изучение курса «Организация и технология документационного обеспечения управления» студентами очной формы обучения предполагает 105 часов аудиторных занятий. Из них: 36 часов лекций и 18 часов лабораторных работ в пятом семестре; 34 часа лекций и 17 часов лабораторных работ в шестом семестре. Лекции должны раскрывать основные проблемы тем курса. Лабораторные работы проводятся по темам, требующим приобретения практических навыков работы с документами, закрепления теоретических знаний, полученных на лекциях и в результате самостоятельной работы над учебным материалом.

Формами контроля усвоения студентами дисциплины является написание курсовой работы и сдача экзамена в пятом семестре зимней сессии, защита лабораторной работы и сдача зачета в шестом семестре летней сессии.