Департамент образования г.Москвы гоу московский колледж предпринимательства №15 Отчёт по программе Microsoft Access 2007

Преподаватель:

Ивлиева А.Л.

Выполнил:

Студент 2 курса

Специальность: Оператор ЭВМ

Группы «ОП-205»

Линской Александры

Москва

2011

Система управления базами данных

(Microsoft Access 2007)

Содержание

1. Введение. Знакомство с особенностями Access.

2. Создание новой базы данных.

3. Создание связей между таблицами.

4. Отбор данных с помощью запросов.

5. Использование форм в базе данных.

6. Создание отчётов.

7. Вывод.

8. Список литературы.

Введение. Знакомство с особенностями Access

Microsoft Office Access или просто Microsoft Access — реляционная Система Управления Базами Данных (СУБД) корпорации Microsoft. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных.

Объекты базы данных:

Таблицы – предназначены для упорядоченного хранения данных.

Запросы – предназначены для поиска, извлечения данных и выполнения вычислений.

Формы – предназначены для удобного просмотра, изменения и добавления данных в таблицах.

Отчеты – используются для анализа и печати данных.

Макросы – используются для выполнения часто встречающегося набора макрокоманд, осуществляющих обработку данных.

Основным объектом базы данных является таблица, которая состоит из записей (строк) и полей (столбцов). На пересечении записи и поля образуется

ячейка, в которой содержатся данные.

Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может

содержать более 64 символов. В каждом поле содержатся данные одного типа.

Основные компоненты MS Access

• построитель таблиц;

• построитель экранных форм;

• построитель запросов ;

• построитель отчётов, выводимых на печать.

Под базой данных принято понимать объективную форму представления и организации совокупности данных (статей, расчетов и так далее), систематизированных таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины. В базе данных вся информация собрана в виде таблиц. Таблица для нас – это аналогия таблицы на бумаге и состоит из строк и столбцов. Каждый столбец имеет имя, не повторяющееся в этой таблице. Строки следуют в произвольном порядке, и не имеют номеров. Поиск строк производится не по номерам, а по ключам. Для поиска и обработки информации служат запросы, а готовый результат выводится в виде отчетов. В программе Access 2007 имеется ряд наиболее распространенных шаблонов баз данных. Эти шаблоны вынесены на новое окно, которое появляется при запуске программы Access 2007 и называется «Приступая к работе».

Создание новой базы данных

Запустите Microsoft Access 2007 из меню Пуск или с помощью ярлыка. Отобразится окно «Приступая к работе с Microsoft Office Access.

Кликаем на иконку «Новая база данных».

В открывшемся поле имени файла введите имя файла «Магазин». При необходимости можете выбрать папку для размещения файла базы данных.

При открытии базы данных лента появляется в верхней части главного окна Office Access 2007. На ней отображаются команды активной вкладки команд.

Лента содержит ряд вкладок с командами. В Office Access 2007 основные вкладки команд — Главная, Создание, Внешние данные и Работа с базами данных. Каждая вкладка содержит группу связанных команд, которые могут открывать другие новые элементы интерфейса. Команды на ленте соответствуют текущему активному объекту.

Кроме стандартных вкладок с командами в Office Access 2007 используется новый элемент интерфейса пользователя Office Профессиональный 2007 — контекстная вкладка команд. В зависимости от контекста рядом со стандартными вкладками команд могут отображаться контекстные вкладки.

Контекстные вкладки содержат команды и функциональные элементы, необходимые для работы в определенном контексте.

Еще одна новинка в интерфейсе пользователя Office Access 2007 — новый элемент управления, названный коллекцией. Этот элемент управления разработан как составляющая часть ленты и позволяет исходить из результатов, которые желательно получить.

Коллекция — это элемент управления, который не просто отображает команды, а показывает результат выполнения этих команд.

Коллекции различаются по форме и размерам. Это может быть таблица, раскрывающееся представление в виде меню или даже встроенная коллекция, элементы которой располагаются непосредственно на ленте.

Иногда требуется выделить на экране дополнительное пространство для работы. В этих случаях можно свернуть ленту и оставить только строку с вкладками команд. Чтобы закрыть ленту, дважды щелкните активную вкладку команд. Чтобы открыть ее, снова дважды щелкните активную вкладку команд.

Панель быстрого доступа по умолчанию представляет собой небольшую область, смежную с лентой, которая обеспечивает доступ к командам одним нажатием кнопки. 

В набор по умолчанию входят команды, которые обычно требуются чаще всего: Сохранить, Отменить и Вернуть. Однако панель быстрого доступа можно настраивать, добавляя другие часто используемые команды. Можно также изменить расположение и увеличить размер этой панели инструментов. В стандартном уменьшенном виде эта панель находится рядом с вкладками команд ленты. При переключении на крупный размер она располагается под лентой во всю ее длину.

При открытии имеющейся или создании новой базы данных имена объектов базы данных появляются в области переходов. К объектам базы данных относятся таблицы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули. Чтобы открыть объект базы данных или применить к нему команду, щелкните его правой кнопкой мыши и затем выберите команду в контекстном меню. Команды контекстного меню зависят от типа объекта.

Начиная с Office Access 2007 можно использовать для отображения объектов базы данных вкладки документов вместо перекрывающихся окон. В активной повседневной работе интерфейс вкладок документов может оказаться более удобным. Отключение и включение вкладок документов осуществляется путем настройки параметров Access.

 Вдоль нижней границы окна может отображаться строка состояния. Этот стандартный элемент интерфейса пользователя по-прежнему служит для отображения сообщений о состоянии, указаний свойств, индикаторов хода выполнения и т. д. В Office Access 2007 строка состояния выполняет также стандартные функции, используемые и в других приложениях Office Профессиональный 2007: управление окнами и изменение масштаба. С помощью элементов управления в строке состояния можно быстро переключать различные режимы просмотра активного окна. При просмотре объекта, который поддерживает изменение масштаба, можно регулировать степень увеличения или уменьшения с помощью ползунка в строке состояния.

При возникновении вопросов можно получить справку, нажав клавишу F1 или щелкнув знак вопроса с правой стороны ленты.

Microsoft Access создаст базу данных, а затем откроет пустую таблицу (с именем «Таблица1») в режиме таблицы.

Чтобы добавить данные, начните их вводить — или вставьте данные из другого источника.

Можно добавить новую таблицу в существующую базу данных с помощью инструментов в группе Таблицы на вкладке Создание.

В режиме таблицы можно начать вводить данные немедленно, структура таблицы будет создана Access автоматически. Имена полей задаются номерами («Поле1», «Поле2» и т. д.), тип данных поля определяется на основе типа вводимых данных.

 В режиме конструктора сначала следует создать структуру таблицы. Затем для ввода данных необходимо переключиться в режим таблицы или воспользоваться каким-либо другим способом, таким как вставка или добавление.