1) Назва документа;

2) номер, дата і місце складання;

3) швидкість перевезення вантажів;

4) номер і дата накладної;

5) назва пунктів відправлення і призначення;

6) назва відправника і одержувача;

7) відомості про засоби транспорту та відповідні відмітки в накладній;

8) результати перевірки вантажу;

9) опис ушкодження і стан вантажів із виділенням нестач або надлишків;

10) висновки експертизи;

11) додаткові відомості та відмітки;

12) підписи осіб, що склали комерційний акт.

Комерційний акт - документ, складений відповідно до додатка 16 до Соглашения о международном железнодорожном грузовом сообщении (див. текст).

ДЕРЖАВНА МИТНА СЛУЖБА УКРАЇНИ МІНІСТЕРСТВО ТРАНСПОРТУ УКРАЇНИ НАКАЗ Про затвердження Порядку взаємодії митниць і залізниць України при переміщенні через митний кордон товарів та інших предметів у вантажних залізничних поїздах (Порядок, п.1.4) N 231/174 від 30.03.2001 м.Київ (див. текст)

Комерційний акт - документ, складений згідно з додатком 16 до Угоди про міжнародне залізничне вантажне сполучення (див. текст) (далі - СМГС) або відповідно до статті 52 Єдиних правил до договору про міжнародні залізничні перевезення вантажів (див. текст) (далі - ЦІМ) згідно з додатком 30 до Міжнародних вантажних приписів (ПІМ).

КОТОВСЬКА МИТНИЦЯ Н А К А З Про затвердження Технологічної схеми взаємодії відділу у пункті пропуску "Кучурган-залізничний" митного поста "Роздільна" Котовської митниці і станції Кучурган Одеської залізниці під час переміщення через пункт пропуску товарів (вантажів) залізничними вантажними поїздами (Технологічна схема, п.1.5) 31.10.2005 N 554/96

Комерційний акт - документ, складений за формою, наведеною в додатку 16 до УМВС (див. текст) або в інших міжнародних договорах з питань вантажних перевезень залізничним транспортом.

ДЕРЖАВНА МИТНА СЛУЖБА УКРАЇНИ МІНІСТЕРСТВО ТРАНСПОРТУ ТА ЗВ'ЯЗКУ УКРАЇНИ Н А К А З Про затвердження інструкцій про взаємодію посадових осіб митних органів, що здійснюють митні процедури в міжнародному залізничному сполученні, і працівників залізниць України (Інструкція про взаємодію посадових осіб митних органів, що здійснюють митні процедури з товарами (вантажами), переміщуваними залізничними вантажними поїздами, і працівників залізниць України, п.1.4) 18.09.2008 N 1019/1143

Комерційний акт - документ, складений за формою, наведеною в додатку 16 до Угоди про міжнародне залізничне вантажне сполучення (див. текст) (СМГС) або в інших міжнародних договорах з питань вантажних перевезень залізничним транспортом.

ДЕРЖАВНА МИТНА СЛУЖБА УКРАЇНИ МІНІСТЕРСТВО ТРАНСПОРТУ ТА ЗВ'ЯЗКУ УКРАЇНИ ІНСТРУКЦІЯ про взаємодію посадових осіб митних органів, що здійснюють митні процедури з багажем і вантажобагажем, переміщуваними в багажних вагонах, і працівників залізниць України (п.1.2) 18.09.2008 N 1019/1143

3. Претензійний лист

Претензійні листи — листи, що оформляють обґрунтування вимог однієї організації до іншої, що стосуються порушення договірних зобов'язань. Такі листи є засобом урегулювання розбіжностей на добровільних засадах і є обов'язковою попередньою стадією перед позиванням через суд або арбітраж. Претензії подають у певні терміни залежно від їх виду. Наприклад, претензії щодо кількості та якості товарів покупець (одержувач) повинен подати відправникові не пізніше ніж через 10 днів після складання комерційного акта. Постачальник після отримання листа у 10-денний термін повинен розглянути його і повідомити покупця про згоду задовольнити претензію або про відмову із зазначенням мотивів. Претензії до транспортних організацій про відшкодування збитків за втрату, нестачу або ушкодження (псування) вантажу подають протягом 6 місяців. Цей термін обчислюється за псування або часткову втрату вантажу із дня його видання, а за повну втрату вантажу — після 30 діб із дня закінчення терміну постачання. Згідно із статутами залізниць, водного й повітряного транспорту, правилами перевезення вантажів автотранспортом органи транспорту повинні розглянути заявлену претензію у 3-місячний термін і повідомити про прийняту ухвалу. Якщо претензія стосується перевезення вантажів різними видами транспорту за одним документом, то термін її розгляду збільшується до 6 місяців. Претензії про сплату високих штрафів розглядаються транспортними організаціями протягом 45 днів. Днем подання претензії є день здання її на пошту (за поштовим штемпелем) або день вручення постачальникові (за датою розписки).

Претензії та додатки до них складають у трьох примірниках: перший — постачальникові, другий — заявникові, а третій додається до позовної заяви у разі розгляду справи арбітражем.

У разі подання претензії до транспортної організації оформляється 4-й примірник на адресу постачальника. Форма претензійних листів відповідає вимогам до листів як таких, однак їх зміст визначається видом претензії. Документи оформляються на бланку організації.

Претензійний лист містить такі реквізити:

— адреса організації (підприємства), куди передається претензія (справа вгорі);

— адреса організації (підприємства), що подає претензію (якщо лист оформляється не на бланку), сума претензії цифрами (зліва вгорі);

— текст;

— банківські реквізити заявника;

— додатки із зазначенням кількості аркушів;

— підписи директора та головного бухгалтера організації (підприємства), скріплені печаткою, якщо лист оформляється не на бланкові.

Текст листа про нестачу товарів може мати такий зміст:

— повідомлення про прибуття товару із зазначенням станції (порту) відправлення і станції (порту) призначення, дата прибуття, назва пароплава або номер вагона, договору, згідно з яким прибуває партія продукції;

— назва одержаного вантажу і його документація (номер і дата рахунку платіжної вимоги);

— стан товару, що прибув (якість і кількість, перелік не- доотриманих цінностей у кількісному і грошовому вираженні);

— привід (підстава) для подання претензії, тобто де, коли і за яких обставин виявлена нестача цінностей, ким і як оформлена;

— можливі причини нестачі товарів;

— конкретні вимоги сторони, що потерпіла, щодо задоволення її претензій;

— порядок і терміни виконання вимог, якщо терміни не визначені спеціальним нормативним актом.

Текст листа про нестачу товару (продукції) починають із фрази «у зв'язку з недопостананням (Вами) у...». Повідомлення про ушкодження товару може починатися «повідомляємо, що». Обов'язковим є зазначення підстави для задоволення претензії виразами на зразок «на підставі пункту 1.2  договору, підписаного 11 грудня 2004р., Ви зобов'язані сплатити нам недотримку (неустойку)» або «на підставі §3 контракту ми маємо право на знижку з фактурної вартості» тощо. Конкретні вимоги потерпілої сторони формулюються, наприклад, так:

«Просимо цю суму переказати на наш розрахунковий рахунок»,

«Просимо зазначену суму штрафу переказати у 3-денний термін на наш розрахунковий рахунок», «Просимо розглянути нашу претензію і переказати зазначену суму на наш рахунок у якомога коротший термін» і т. ін.

Додатками, що є підтверджувальними документами із повною доказовою силою для обох сторін, за нестачі товарів повинні бути комерційний акт (посвідчує нестачу), транспортні документи (накладні, квитанції про перевезення вантажів і т. ін.), розрахунок суми нестачі та ін. До рекламацій на якість товарів слід додавати акт державної експертизи про недоброякісність товару, розрахунок суми уцінення і штрафу із зазначенням кількості та якості забракованого товару, транспортні накладні, комерційні акти й інші документи, що обґрунтовують вимогу.