- •Часть 1. Документирование
- •Глава 1. Понятие о документах, способах документирования, носителях информации и функциях документа
- •Глава 2. Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации
- •Глава 3. Формуляр-образец, реквизиты и бланки
- •3.2 Бланки документов
- •3.3 Требования к оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов
- •Глава 4. Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов
- •4.1 Организационные документы
- •Раздел 2 «Функции» содержит перечень основных направлений деятельности работника в соответствии с направлениями деятельности структурного подразделения.
- •4.2 Распорядительные документы
- •4.3 Справочно-информационные документы
- •Глава 5. Правила оформления и выдачи копий документов
- •Часть 2. Организация работы с документами
- •Глава 6. Служба документационного обеспечения управления. Требования к организации документооборота
- •5.2. Распорядительные документы;
- •Глава 7. Организация приема, рассмотрения и регистрации документов
- •7.1 Прием поступающих документов, организация доставки документов
- •7.2 Организация рассмотрения документов
- •7.3 Регистрация документов
- •Глава 8. Информационно-справочная работа
- •Глава 9. Контроль исполнения документов
- •Глава 10. Организация отправки исходящих документов
- •Глава 11. Организация оперативного хранения документов
- •11.1 Требования к организации хранения исполненных документов в делопроизводстве. Номенклатура дел
- •11.2 Требования к формированию дел в делопроизводстве
- •Глава 12. Экспертиза ценности документов
- •Глава 13. Подготовка дел к архивному хранению
- •Глава 14. Основные понятия об архивном хранении
- •Глава 15. Кодификация нормативных актов
Раздел 2 «Функции» содержит перечень основных направлений деятельности работника в соответствии с направлениями деятельности структурного подразделения.
В разделе 3 «Должностные обязанности» подробно должны быть перечислены виды работ, которые обеспечивают выполнение указанных выше функций. В этом разделе описывается также характер выполняемых действий («организует», «обеспечивает», «подготавливает», «рассматривает», «руководит» и т.д.).
Иногда разделы 1 и 2 объединяют, особенно в тех случаях, когда составляется должностная инструкция на должности категории «технические исполнители». Должностные обязанности должны быть описаны подробно, так как в случае возникновения трудовых споров именно этот раздел служит основой для их разрешения.
В разделе 4 «Права» перечисляют полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него функций и обязанностей:
право на получение информации, в том числе имеющей грифы ограничения доступа к ней, необходимой для выполнения им должностных обязанностей;
право на самостоятельное принятие решений по определенным вопросам;
право самостоятельной подписи или право визировать и согласовывать документы в рамках предоставленной ему компетенции;
право контролировать работу других работников и требовать от них выполнения определенных действий;
право представительствовать от имени подразделения или учреждения в других организациях с указанием пределов представительства;
право вносить предложения руководству об улучшении организации работы;
право участвовать в совещаниях, на которых решаются вопросы, относящиеся к его компетенции.
В разделе 5 «Ответственность» обычно приводятся обобщенные формулировки типа «работник несет ответственность за ненадлежащее выполнение или невыполнение своих обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных настоящей инструкцией в соответствии с действующим законодательством». Ответственность может быть дисциплинарной, материальной, административной, уголовной - перечислить в должностной инструкции все случаи возникновения того или иного вида ответственности практически невозможно. В дополнение к должностной инструкции может быть подписан другой документ, который будет более детально освещать данный аспект, например договор об индивидуальной материальной ответственности.
Раздел 6 «Взаимоотношения (связи по должности)» описывает, с кем взаимодействует данный работник по всем направлениям своей деятельности: от кого получает информацию, в какой форме и в какие сроки; какую информацию, в каком виде, в какие сроки и кому он предоставляет; другие вопросы информационных взаимосвязей работника со структурными подразделениями, лицами, организациями. Часто данный раздел оформляется в табличной форме как наиболее наглядной.
Типовая форма должностной инструкции приведена в прил. 19.
Памятка - документ, регламентирующий порядок работы по выделенному направлению деятельности организации.
Памятка не входит в состав УСОРД, не имеет унифицированной формы, составляется по произвольной форме, подписывается заместителем руководителя организации, курирующим данное направление, утверждается руководителем организации. Информацию, включенную в памятку, можно представить и в разделе инструкции, освещающей правила работы по выделенному направлению. Например, памятка работнику о сохранении коммерческой тайны предприятия может быть включена в инструкцию по документационному обеспечению управления отдельным разделом, освещающим порядок работы с документами с грифом «Коммерческая тайна».
Контрольные вопросы
1. Какие документы относятся к организационным?
2. В чем заключается особенность оформления заголовка к тексту в организационных документах?
3. Когда организационные документы приобретают юридическую силу?
4. Как строится текст в организационных документах?
5. Как долго действует организационный документ? Можно ли вносить изменения в текст организационного документа?
6. Какие сведения должны содержаться в тексте учредительных документов?
7. С какой целью создаются типовые и примерные организационные документы?
8. Какова структура текста положения об организации?
9. В чем состоит различие таких документов, как штатное расписание и структура и штатная численность?
10. Почему должностная инструкция не составляется для категории служащих «руководители»? Что должно содержаться в тексте каждого раздела должностной инструкции?