3. Регулирование порядка хранения, поступления и выдачи наличных денег из кассы Лимит кассы.

Регулирование порядка хранения, поступления и выдачи наличных денег из кассы предотвращает нерациональное и незаконное их расходование. С этой же целью устанавливается лимит хранения денег в кассе.

Для установления лимита организация представляет в обслуживающий банк расчет по форме «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных средств из выручки, поступающей в его кассу».

Если организация не обращается в обслуживающий банк за установлением ему лимита остатка кассы, лимит остатка ее кассы считается нулевым и она обязана ежедневно сдавать в банк всю денежную наличность. При необходимости лимит остатка денежных средств в кассе может быть пересмотрен.

Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается банком ежегодно по согласованию с хозяйствующим субъектом, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты. Для установления лимита организация представляет в обслуживающий банк расчет по форме «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных средств из выручки, поступающей в его кассу».

Если организация не обращается в обслуживающий банк за установлением ему лимита остатка кассы, лимит остатка ее кассы считается нулевым и она обязана ежедневно сдавать в банк всю денежную наличность. При необходимости лимит остатка денежных средств в кассе может быть пересмотрен.

Всю денежную наличность сверх установленных лимитов необходимо сдавать в банк и зачислять на счета, предназначенные для учета денежных средств.

Денежную наличность хозяйствующие субъекты могут сдать в кассы учреждений банка (дневные и вечерние), инкассаторам, в объединенные кассы в организациях, в отделения связи.

Превышение лимита денежной наличности разрешается в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы, премий, пособий по социальному страхованию.

Часть денежных средств предприятия может быть сдана в банк или в отделение связи для зачисления на расчетный или другой счет для их учета. В учете при отражении этой части средств для контроля за их движением используется активный синтетический счет 57 «Переводы в пути».

Все записи по дебету счета 57 осуществляются на основании специальных документов, подтверждающих сдачу денежной наличности в соответствующие учреждения: квитанций (Сбербанка, коммерческого банка, почты); копий ведомостей на сдачу денег инкассаторам и др.

Кредитовые записи производят на основании документов, которыми оформляют поступление денег на счет 51 «Расчетные счета» с приложением выписок банка (схема 3).

Схема 3. Учет движения операций по счету 57 «Переводы в пути»

4. Основные типовые проводки по учету кассовых операций.

Схема. Учет операций по движению денежных средств в кассе

5. Учет подотчетных сумм

В процессе хозяйственной деятельности возникает целый ряд расходов, оплатить которые из кассы предприятия не представляется возможным. В таких случаях расходы покрываются из подотчетных сумм.

Подотчетные суммы — это денежные средства, выданные работникам из кассы на хозяйственные и командировочные расходы.

Деньги под отчет выдаются только работникам, состоящим в списочном составе организации, на определенный срок. Выдача новых авансов под отчет производится после отчета по ранее полученной сумме.

Расходование средств, выданных под отчет, осуществляется строго по назначению. Передача подотчетных сумм одним работником другому не разрешается. Подотчетные лица в установленные сроки обязаны сдать в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных средствах. Этот отчет производится по установленной форме.

К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие соответствие расходов назначению полученных сумм. Бухгалтерия осуществляет проверку сданных подотчетным лицом документов, после чего указывается сумма отчета, утвержденная руководителем.

Учет операций по движению подотчетных сумм осуществляется на активном синтетическом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета отражают выдачу авансов под отчет, а по кредиту — расходование подотчетных сумм. Счет может иметь два остатка. Дебетовое сальдо по счету 71 показывает остатки неиспользованного аванса, а кредитовое — перерасход.

При использовании в учете компьютерных технологий регистром бухгалтерского учета является карточка счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В данном регистре отражаются остатки (дебетовые или кредитовые) по счету. Записи в регистр осуществляются на основе первичных документов с указанием корреспонденции счетов.

В бухгалтерском балансе остаток по счету 71 показывается по статье «Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)».

Выдача наличных денег из кассы под отчет отражается записью по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 50 «Касса». Наличные деньги для покрытия командировочных расходов выдаются работникам организации в размере сумм, необходимых на оплату проезда, суточных за время пребывания в командировке, квартирных и др.

Министерство финансов РФ устанавливает нормы возмещения расходов, связанных с командировками работников на территории РФ.

В состав расходов по служебным командировкам включают затраты:

• по найму жилого помещения и бронированию гостиничных номеров;

• по проезду к месту командировки и обратно в размере стоимости билета;

• по уплате страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров и оплате сборов за предварительную продажу билетов;

• по оплате суточных за время нахождения в командировке;

• по возмещению расходов на телефонные переговоры, вызванные производственной необходимостью.

Отчет по командировке работник обязан предоставить не позднее трех дней после возвращения из нее. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение и документы, подтверждающие достоверность произведенных расходов. Утвержденный руководителем организации отчет передается в бухгалтерию для осуществления записей в системе счетов бухгалтерского учета о расходовании денежных средств: дебет счетов 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» и кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Неиспользованные суммы денежных средств вносятся в кассу организации: дебет счета 50 «Касса», кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Сумма перерасхода возмещается. Подотчетные суммы, не возвращенные в установленные сроки, списываются со счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». При удержании этих сумм из заработной платы дебетуются счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и кредитуется счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Для целей налогообложения учет расходов на служебные командировки имеет ряд особенностей:

• налогооблагаемая прибыль уменьшается на сумму превышения фактических суточных расходов, утвержденных Минфином России. Сумма превышения, выплаченная работнику, облагается налогом на доходы физических лиц;

• расходы по оплате услуг по найму жилого помещения и проезду на транспорте при отнесении их на затраты организации уменьшаются на сумму НДС;

• расходы по найму жилого помещения для целей налогообложения прибыли принимаются в полном размере, а НДС принимается к возмещению.

Наличные деньги на хозяйственные расходы (покупка товаров, оплата горюче-смазочных материалов, работ, услуг и др.) выдаются из кассы под отчет:

• в размере 10_дневной потребности на срок до 15 рабочих дней;

• для оплаты ценностей и услуг в пределах лимита, установленного ЦБ РФ для расчетов наличными между юридическими лицами.

Лимит устанавливается на один платеж (один документ) или на день (несколько документов).

На основании документов о произведенных расходах делается запись по дебету счетов приобретенных ценностей и оплаченных услуг и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».