Деловая документация фирмы

При создании деловой корреспонденции необходимо, чтобы дизайн отражал направление деятельности компании. Следует точно размещать адрес. Лого­тип нужно сделать понятным, соразмерным с другими элементами и свя­занным по смыслу с общими целями.

Деловые документы несут информационную и представительскую функцию.

Как средство переписки и обмена информацией деловая документация должна быть эффективной.

Некоторые компании разрабатывают фирменные бланки, которые не только служат для передачи конкретной информации, но и воздействует на подсоз­нание получателя.

Бланки. Реквизиты фирменного бланка — название фирмы, логотип, девиз адрес, телефон, факс, адрес электронной почты. Часто адрес и телефон помещают внизу, можно в две или три колонки. Необходимо так расположить все эти реквизиты на бланке, чтобы осталось место для сообщения. Его, например, можно выделить рамкой. Реквизиты документа можно поместить в одну колонку, сделав их на цветном фоне. Тогда текст документа можно помещать на оставшемся белом фоне. Следует помнить, что чтение на тем­ном фоне затруднительно.

Логотип на бланке должен быть хорошо заметным, но в то же время не настолько крупным, чтобы визуально доминировать на странице. Логотип помещают в верхней части страницы, слева, посередине, справа. Можно поместить его в левой узкой колонке.

Если девиз является составляющей имиджа фирмы, то его помещают на бланке, можно над адресом, тогда для девиза берется более крупный кегль.

Конверты. Определены форматы конвертов:

229х324 мм – специальный стандарт С-4;

162х229 мм – специальный стандарт С-5;

162х114 мм – стандарт для пересылки через почтовые ящики С-6.

Для пересылки рекламных материалов, технической документации и др. используются конверты формата С-4 (229х324 мм). На лицевой стороне конверта располагается товарный знак и почтовые реквизиты предприятия, выполненные в фирменном стиле. Обычно на конверте в уменьшенном виде повторяется оформление фир­менного бланка. Иногда используются конверты с прозрачным окошечком. Дизайн конверта может зависеть от его размера.

При разработке бланков писем и конвертов желательно экономично использовать количество цветов. Сопоставление бланков дает представление о стилевом единстве документации. Использование контурного изображения товарного знака на бланках отделений и акцентирование шрифтом названия отделения позволяют легко выделять деловую документацию, относящуюся к каждому из них.

Бланк счёта – один из основных документов во внешнеторговой практике. Использование элементов фирменного стиля: товарного знака, фирменного блока, цвета и шрифта – позволяет легко распознавать бланк счета предприятия.

Типовое приглашение. Для уведомления заинтересованных лиц о проведении выставок, конференций, симпозиумов и т.д., в качестве рекламы служат и типовые приглашения, оформленные с учетом единого фирменного стиля предприятия. Типовые приглашения используются на протяжении длительного периода.

Почтовый конверт, курьерский конверт для пересылки рекламных материалов, технической документации и др. Используются конверты формата С-4 (229х324 мм). На лицевой стороне конверта располагается товарный знак и почтовые реквизиты предприятия, выполненные в фирменном стиле.

Визитная карточка – печатное издание малого формата, содержащее краткие сведения о представителе предприятия, его статусе, с указанием адреса и телефона, информация дается на одном, двух и более языках и размещается на одной или обеих сторонах визитной карточки. Может быть использована тисненая или тонированная бумага, соответствующая фирменной цветовой гамме.

Существуют определённые размеры: для мужчин 90х50мм, для женщин 80х40мм. Выделяют следующие виды визитных карточек: личная, деловая и корпоративная.

Личная визитная карточка содержит имя и фамилию владельца. Телефонные номера, должности, адреса в ней не обязательны. Характеризуются достаточно свободным стилем исполнения.

Деловые визитные карточки могут быть стандатными или для специальных представительских целей. В деловых стандартных карточках обязательно указываются имя, фамилия, должность, название и реквизиты компании, используется фирменный стиль компании, логотип и т.п., строгий дизайн.

На стандартных визитках указываются фамилия, имя, отчество, название фирмы, полное название должности, адрес, служебный телефон и телефон фирмы, личные контактные телефоны. В карточке для специальных и представительских целей указываются только фамилия, имя, отчество, адрес и телефон фирмы.

Корпоративная визитная карточка не содержит имен и фамилий. В ней указывается сфера деятельности фирмы, перечень услуг, контактные телефоны, карта проезда, адрес веб страницы, используется фирменная символика. Такая визитка несет рекламный характер, в основном используется на выставках. Часто их делают двусторонними, или книжечкой. Карточку фирмы используют для поздравления от имени фирмы.

Папка-регистратор предназначена для хранения различной документации. В ее оформлении используются элементы фирменного стиля.

Особое внимание уделяется корешку папки.

Поздравительная открытка. Открытка - это, как правило, яркая, живописная картинка, призванная улучшить настроение того человека, которому она предназначена. Этика внешней торговли предусматривает обмен поздравлениями коллективами предприятий. Кроме того стойки с открытками у входа появляются в крупнейших сетях аптек, фитнес-центрах, салонах красоты и медицинских центрах. В современных условиях открытка становится оригинальным рекламным но­сителем, "Рубашка" почтовой карточки содержит яркие кар­тинки, фотографии, коллажи и слоганы, рекламирующие те или иные товары, услуги и фир­мы. Ведь открытка воспринимается как вещь, имеющая утилитар­ное значение: ее можно отправлять по почте, коллекциониро­вать, помещать в рамочку и ве­шать на стену.

Художественное решение поздравительной открытки может строиться на цветографических приемах или использовании фото. Также могут активно использоваться допол­нительные возможности откры­ток: вложение тестеров, проб­ников, ароматизация, вырубка, перфорация и т.д. Объем включения элементов фирменного стиля определяется дизайнером. Использование товарного знака обязательно.

Приложение 4