5.3. Ис рп ведения заказа

Конечно, работа над выполнением заказа включает в себя ряд неформальных операций, таких как разговор с заказчиком, реше­ние о принятии заказа в сложном случае, обращение в определен­ных ситуациях за помощью к другим организациям, принятие опе­ративных решений, идущих вразрез с логикой работы имеющейся ИС РП. Но в своем подавляющем объеме работа менеджера заказа допускает формальное (алгоритмическое) описание и, таким обра­зом, может быть автоматизирована.

Направления автоматизированной (компьютерной) работы, ори­ентированной на экономическое сопровождение полиграфического заказа, приведены на рис.48.

Прокомментируем ряд положений в обширном перечне обязан­ностей менеджера заказа.

Ведение предложений (п. 1 на рис.48) подразумевает их уточне­ние и варьирование. Заказчику почти всегда интересно, что будет с ценой и качеством, если заказ немного изменить. На сайтах круп­ных полиграфических организаций становится распространенной ситуация, когда потенциальный клиент сам, заказывая работу спе­циальной программы, может определить примерную цену заказа. Изменяя входные данные, можно выбрать наиболее подходящий вариант. Если этот способ недостаточен или невозможен, то подоб­ную работу в присутствии заказчика выполняет на компьютере менеджер заказа. Заключение договора производится с оформле­нием его на компьютере. В продвинутом варианте договор на ис­полнение работе использованием электронной подписи можно зак­лючать через систему Интернет.

Заказы к заказам (п.2 на рис.48), как и контроль их исполнения, так­же можно выполнять с использованием Интернета. Готовность к исполнению и контроль деятельности склада (п.З — 4) проверяются по локальной сети организации.

Пп. 5 — 6 представляют собой оперативное управление выполне­нием заказа. Многие из перечисленных операций выполняются в реальном времени. Менеджер заказа работает за электронной пла­новой доской (ЭПД). Она аналогична описанному в главе 3 элект­ронному табло, которое, напомним, является рабочим местом смен­ного инженера или мастера. На плановой доске менеджер видит па­раметры заказа и то, как проходит его выполнение. ЭПД связана с целым набором временных БД, организованных для выполнения данного заказа или группы заказов. В этих БД будет содержаться информация об условиях договора на выполнение заказа, о нали­чии транспорта и материалов для выполнения заказа, о текущей загрузке оборудования и ходе работ (см. п.7.), готовности службы маркетинга и многом другом. Понятно, что во всем, что касается собственно производства, указанная информация будет поступать из цеховой ИС РП. Изменяя информацию прямо на ЭПД, менед­жер может вмешиваться в работу оборудования, привлеченного к выполнению данного заказа. Важнейшая информация с ЭПД авто­матически направляется руководству фирмы.

Сбор данных (п.7) осуществляется на основе сетевой связи с компьютерами, решающими задачи, связанные с исполнением за­каза. Эти данные могут иметь как прямой характер, так и быть пред­варительно статистически обработаны. Они отражаются в автома­тически заполняемом электронном бюллетене.

Менеджер или бухгалтерия с его помощью (п.8) осуществляют расчет статей расходов на выполнение данного заказа. Одновремен­но осуществляется расчет зарплаты участников выполнения зака­за (при типичной для типографий сдельной работе).

Задачи, отраженные в п.9, отражают сбытовые операции, кото­рые идут под контролем менеджера заказа. Задачи в пп. 10 — 11 яв­ляются вспомогательными.

Для решения задач, отраженных на рис.48, и создается компью­терное средство поддержки работы — ИС РП ведения заказа. Его главный потребитель — менеджер заказа. Считается, что в этой информационной системе, т.е. за стационарным или портативным компьютером, а также перед электронной доской, он проводит до двух третей всего рабочего времени. Кроме менеджера заказа пользователем этой ИС РП могут быть бухгалтерия, плановый от­дел, руководство фирмы. Определенный доступ к ресурсам систе­мы могут иметь сменный инженер, маркетинговая служба, отдел договоров и некоторые другие подразделения.

Одной из главных задач ИС РП ведения заказа является кальку­ляция. Она ведется до пяти раз: начиная со сверхбыстрой (1—2 ми­нуты) для первого ответа потенциальному заказчику (п. 1) через бо­лее строгое предварительное вычисление затрат (п.2) и расчет ста­тей расхода (п.8) до поправочного расчета с учетом скидок, наце­нок, срочности и других факторов (п.9).

Все приведенные выше 11 пунктов могут существенно влиять на прохождение заказа. Эффективность работы ИС РП достигается вниманием ко всем ее составляющим, хотя центральными пункта­ми, на которые менеджеру надо обратить особое внимание, можно считать 5-й, заключающийся в общем контроле над производством, и 8-й, связанный с финансово-бухгалтерскими операциями. Финан­сово-учетные функции представляют собой верхнюю часть ИС РП ведения заказа. Именно ими в первую очередь интересуется руко­водство, и они (см. рис.49) обычно в автоматическом режиме по­ступают в верхнюю часть управленческой пирамиды. В свою оче­редь с верхнего уровня в ИС РП ведения заказа поступает инфор­мация, которая прямо или косвенно относится к выполнению дан­ного заказа.

На уровне управления фирмой в целом решаются и другие зада­чи, напрямую не связанные с потоком выполнения заказов. Они от­ражены в разделе 5.5.

Другой важной стороной ИС РП ведения заказа является кон­троллинг, т.е. строгое отражение событий, связанных с прохожде­нием заказа. Эти операции разбросаны по различным пунктам на рис.48. Одновременно менеджер может отбирать удачные сцена­рии прохождения заказа и делать их типовыми для данной исход­ной ситуации. В этом случае для последующих заказов автомати­чески будет выполняться или рекомендоваться новый вариант ти­пового сценария.