Типи полів у базах даних

Назва поля	Тип поля	Можливе значення поля
Номер	Счетчик	1
Прізвище	Текстовый	Іваненко
Телефон	Числовой/Текстовый	972216
Дата народження	Дата	12-24-80
Нагороди	Логический	так
Меморандум	МЕМО	текст про хобі

Назви полям дає користувач, назви типів стандартні, а значення полів випливають зі змісту конкретної задачі. Розглянемо загальні властивості числового поля: розмір поля (байт, ціле, довге ціле, 4 байти, 8 байтів), формат (основний, грошовий, процентний експоненціальний тощо), кількість десяткових знаків після коми, підпис поля, значення за замовчуванням, умова на значення повідомлення про помилку введення, обов’язкове поле, індексоване поле.

Отже, структура таблиці – це структура запису, тобто сукупність назв полів, їх типів та властивостей, визначених користувачем під час аналізу конкретної задачі. Структура визначає послідовність розташування даних у записі на фізичному носії і вигляд даних на екрані.

Базу даних в Access створюють у вигляді однієї чи декількох таблиць. Для цього після запуску програми треба виконати таку послідовність команд.

У вікні Microsoft Access на панелі Приступая к работе натиснути Создать файл…  на панелі Создание файла вибрати Новая база данных…  вибрати потрібну папку і дати назву файлові  Создать  в отриманому головному вікні бази даних активізувати закладку Таблицы  Создать.

Як вже зазначалось вище, роботу з програмою Access розпочинають у головному вікні на закладці Таблицы зі створення структури командою Создать.

Є декілька способів створення структури:

• режим таблиці;

• використання конструктора таблиці;

• використання майстра бази даних;

• імпорт таблиці.

Робота користувача складається з двох етапів: створення структури таблиці за допомогою конструктора і введення даних у таблицю в режимі таблиці. Найчастіше структуру створюють командою  Режим таблицы  ОК (або Создание таблицы в режиме конструктора). Користувач у цьому випадку задає:

• назви полів методом введення назви;

• тип даних методом вибору типу із запропонованого списку;

• описи, які не є обов’язковими;

• додаткові властивості (характеристики) полів (лише у разі потреби) методом заповнення таблиці властивостей: довжину поля; значення за замовчуванням; умови на значення, яке вводитимуть; формат поля; індексованість поля тощо (рис. 8).

Рис. 8. Вікно конструктора таблиці

У найпростіших БД достатньо задати назви полів і зазначити їхні типи, оскільки властивості фіксуються автоматично згідно з принципом замовчування.

Структуру будь-коли можна модифікувати. У раніше створену структуру нове поле вставляють командою Вставка  Строки. Відокремлене поле вилучають командою Правка  Удалить строки. Можна змінити порядок розташування полів, перетягуючи їхні назви вниз чи вгору.

Після створення структури вікно конструктора треба закрити зі збереженням таблиці у файлі на диску з якоюсь назвою: Митниця, Зарплата тощо.

Щоб увести дані в таблицю, її потрібно відкрити в режимі таблиці з головного вікна бази даних: Об’єкт Таблицы  виберіть назву  .

Дані в таблицю вводять звичайно з клавіатури (або через буфер обміну). Зовні таблиця подібна до електронної. Ширину стовпців і висоту рядків змінюють методом перетягування розмежувальних ліній.

Для прискореного введення у поля даних, що є елементами деякого стандартного списку, наприклад списку посад, назв міст тощо, у конструкторі таблиці для відповідного поля у типі даних потрібно увімкнути Майстра підстановки і створити (ввести) список даних: у полі Тип данных вибираємо Мастер подстановок   Будет введен фиксированный набор значений  Далее  у Столбец 1 вводимо потрібний список значень  Далее  задаємо підпис  Готово. Цим списком можна користуватися у режимі введення даних у таблицю.

Стовпці можна ховати чи показувати командою Формат  Скрыть столбцы / Отобразить столбцы.

Щоб деякі стовпці не зміщувались під час перегляду широкої таблиці, їх фіксують на екрані командою Формат  Зафиксировать або вивільняють – Формат  Освободить все столбцы.

Для створення стандартних баз даних є спеціальні засоби – майстри. Достатньо виконати вказівки майстра і структура бази даних готова.

Між таблицями можуть бути встановлені зв’язки. Для налагодження зв’язків між таблицями призначена команда Сервис  Схема данных (або кнопка на панелі інструментів).

ЗАВДАННЯ 6

Оформити контрольну роботу за допомогою текстового редактору Word.

Хід роботи

Запускаємо або ярлик на робочому столі, або Пуск  Все программы  Microsoft Office 2003  Microsoft Word 2003.

Файл  Создать  Сохранить  вибираємо потрібну папку  у полі Имя файла: пишемо КНР.doc  Сохранить.

Потім встановлюємо параметри сторінки: Файл  Параметры страницы  закладка Поля: набираємо потрібні значення  потім закладка Размер бумаги  Ориентация  книжная  ОК.

Формат  Шрифт  вибираємо потрібні значення  ОК.

Формат  Абзац  спочатку на закладці Отступы и интервалы встановлюємо потрібні значення  перехід на закладку Положение на странице   запрет висячих строк  ОК.

Для переходу на нову сторінку: Вставка  Разрыв  Начать  новую страницу  ОК.

Увімкнємо автоматичну перевірку правопису: Сервис  Параметры  закладка Правописание   автоматически проверять орфографию  ОК.

При створенні звіту контрольної роботи необхідно постійно форматувати текст. Для цього необхідно скористатись можливостями форматування (кнопками панелі інструментів Форматирование).

Встановлення номерів сторінок: Вставка  Номера страниц  ОК.

Наприкинці роботи зберігаємо файл та виходимо з редактора Microsoft Word: Файл  Выход.

ЗАВДАННЯ 7

Дані кількості вантажів (в тис.тон), оформлених постами митниці.

Місяці	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	Всьо-го
вантажний відділ	22,8	23,3	25,5	33,8	22,1	27,3	35,7	21,9	25,1	30,5	37	25,3
м/п ”Северодонецьк”	144	21	91	66	50,5	74,1	69,8	424	113	56,8	35,3	55,1
м/п ”Алчевськ”	63,8	62,7	144	72,3	58,9	80,1	84,5	114	74,2	60,9	38,2	66,8
м/п ”Красна Толівка”	0,52	0,82	0,43	0,56	0,28	0,20	0,84	0,39	0,3	0,36	0,67	0,71
м/п ”Свердловка”	31,5	32,6	17,4	7	14	9	20,5	34,9	21,3	40,1	20,4	22,3
м/п ”Ізваріне”	27,8	28,2	31,6	30,6	29,3	33	21,4	34,7	26,4	30,1	22,2	20,8
м/п ”Довжанський”	1,66	1,07	1,54	1	0,62	0,6	1,43	0,63	0,83	0,8	0,59	0,59
м/п ”Червона Могила”	98,6	127	178	212	113	85,2	105	161	80,7	14,0	113	117
м/п “Лисичанськ”	55,9	171	230	224	274	798	376	156	422	288	388	399
м/п “Красний Луч”	2,6	1,3	2,84	4,60	12,9	9,54	5,64	4,92	4,68	5,63	6,28	4,30
Всього

• Побудуйте таблицю засобами табличного процесору MS Excel і виконайте в ній необхідні розрахунки.

• Використовуючи функції статистичного аналізу, знайдіть середню, найбільшу та найменшу вантажність.

• Створіть список, який відображає поквартальне середнє значення кількості вантажів кожного поста митниці за рік. Список повинен мати такі поля: “Назва поста”, “1 квартал”, “2 квартал”, “3 квартал”, “4 квартал”. Виберіть за допомогою Автофільтру тільки ті митні пости, де кількість вантажів перевищує 50 тис. тон. По відфільтрованим даним створіть гістограму кількості вантажів за рік.

Хід роботи

При побудові таблиці скористались засобами табличного процесору MS Excel (рис. 9).

Рис. 9. Побудована таблиця у MS Excel

Необхідними розрахунками для даної таблиці є знаходження усього по рядках та стовпцях (діапазони N2:N11, B12:M12). Для цього скористаємось функцією СУММ(). Результат наведено на рис. 10.

Рис. 10. Вигляд таблиці з розрахунком Усього

Використовуючи функції статистичного аналізу, знайдемо середню, найбільшу та найменшу вантажність. Для стовпців Місяці 1-12 отримуємо такі формули (формули наведено для 1 місяця):

=СРЗНАЧ(В2:В11)

=МАКС(В2:В11)

=МИН(В2:В11)

Потім наведені формули копіюємо на увесь діапазон. Результат наведено на рис. 11.

Рис. 11. Вигляд таблиці з розрахунком середньої, мінімальної та максимальної вантажності за рік по місяцях

Створюємо список, який відображає поквартальне середнє значення кількості вантажів кожного поста митниці за рік. Список має такі поля: “Назва поста”, “1 квартал”, “2 квартал”, “3 квартал”, “4 квартал”. Для цього скористались пунктом меню Данные → Список, а також функцією СРЗНАЧ(). Результат подано на рис. 12.

Рис. 12. Вигляд побудованого списку

Вибираємо за допомогою Автофільтру тільки ті митні пости, де кількість вантажів перевищує 50 тис. тон. Для цього викликаємо Данные → Автофильтр та для кожного стовпця заносимо умову «больше 50». Результат подано на рис. 13.

Рис. 13. Вигляд таблиці, після застосування до неї автофільтру

По відфільтрованим даним створюємо гістограму кількості вантажів за рік. Виділяємо діапазон В10:М10   Гистограмма  Вид: Объемный вариант обычной гистограммы  Далее  закладка Ряд  Имя: натискаємо  виділяємо клітинку А10  або Enter  Подписи оси Х: натискаємо на  виділяємо діапазон В1:М1  або Enter  Далее  Название диаграммы: пишемо Дані за рік (по місяцях) по визначеному митному посту  Далее  Готово.

Побудовану гістограму подано на рис. 14.

Рис. 14. Гістограма

ЗАВДАННЯ 8

Створіть на аркуші Microsoft Excel бланк документу: Регістр вантажних митних декларацій, на основі яких було здійснено експорт або імпорт вантажів [26, с. 431].

Хід роботи

Запускаємо табличний процесор Microsoft Exсel. Створюємо файл в якому будемо працювати (Пуск → Все программы → Microsoft Exсel).

Для вводу даних в клітинки спочатку встановлюємо ширину стовпця 3 пункти. Потім при необхідності зможемо об’єднати їх.

Після цього вводимо дані і здійснюємо відповідне форматування. Для створення підкреслень вибираємо із контекстного меню Формат ячеек і ставимо потрібні границі. Маніпулюючи шрифтом та його розмірами здійснюємо заповнення місця, відведеного для даного бланку.

Після створення шаблону зберігаємо його (Файл → Сохранить) і виходимо з режиму роботи Microsoft Exсel.

Створений шаблон бланку документу зберігається на диску (файл має назву Завдання 8.xls) та міститься у Додатку.

ЗАВДАННЯ 9

За допомогою СУБД MS Access виконайте наступні завдання.

Подано таблицю завантаження структурних підрозділів (тис. осіб, що перетнули митний кордон):

Назва структурного підрозділу	2000 р.	2001 р.	2002 р.
Красна Талівка	651,342	178,253	377,321
Ольховка	743,235	893,454	100,023
Ізваріне	400,405	1162,133	713,689
Червоно-партизанськ	654,338	894,348	819,947
Довжанський	2004,775	883,95	784,873
Луганськ-аеропорт	723,239	957,532	1021,579
Червона Могила	876,789	856,202	812,380
Красний Луч	256,911	278,538	317,872

• створити для даної таблиці файл бази даних та ввести його в комп’ютер;

• замінити у 2-му записі значення третього поля на 890,567;

• видалити 7-й запис;

• відновити 7-й запис;

• відфільтрувати дані таким чином, щоб назви структурного підрозділу були розміщені в алфавітному порядку;

• зробити запит, який знаходить всі записи, в яких назва структурного підрозділу починається з літери “Ч”;

• створити форму для даної таблиці, в якій необхідно підрахувати загальну кількість осіб, які перетнули кордон через м/п за всі три роки( створити нове поле Сума);

• розташувати на формі кнопки Назад та Вперед для перегляду записів;

• побудувати Звіт за наявними даними.