3. Документальное оформление операций по расчетам с подотчетными лицами. Авансовый отчет, его назначение и порядок составления

Подотчетные лица обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы подотчетные средства или со дня возвращения их из командировки, предоставить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах.

Авансовый отчет – это документ типовой формы, содержащий информацию о движении подотчетной суммы, составляемый подотчетным лицом и предоставляемый им на проверку в бухгалтерию и к утверждению руководителем.

Авансовый отчет является документом, позволяющим списать задолженность с подотчетного лица. К нему должны быть приложены оправдательные документы: товарные чеки, чеки ККМ, квитанции, справки, счета-фактуры, счета гостиницы, проездные билеты и т.п.; то есть все документы, которые непосредственно подтверждают использование подотчетных сумм.

Если подотчетное лицо купило материальные ценности на рынке, у населения, то основанием для авансового отчета может служить акт (справка), составленный по произвольной форме. В нем излагается хозяйственная операция, указаны дата и место покупки, количество и цена товара. В акте также необходимо указать паспортные данные продавца или другие данные, которые позволили работникам налоговой службы проверить достоверность предъявленного документа. Акт утверждается руководителем организации.

Каждый авансовый отчет подвергается проверке со стороны бухгалтерии. Бухгалтер проверяет правильность оформления первичных документов, правильность составления отчета, законность произведенных расходов по их назначению, а также производит арифметическую проверку. Проверяя законность произведенных расходов из подотчетных сумм, бухгалтер напротив каждой суммы проставляет счета, корреспондирующие с кредитом счета 71 «Расчеты с подотчетными суммами», определяет статьи затрат, на которые списываются расходы подотчетного лица.

Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем организации, после чего принимаются к учету, т.е. на основании утвержденного авансового отчета происходит списание израсходованных подотчетных сумм на соответствующие счета затрат. В случае остатка неизрасходованных сумм, подотчетное лицо возвращает его в кассу предприятия, а в случае перерасхода – остаток выдают подотчетному лицу из кассы. Если подотчетное лицо не представляет в бухгалтерию авансовый отчет и не возвращает неизрасходованные деньги, то руководитель имеет право дать распоряжение на удержание этой задолженности из заработной платы подотчетного лица.

4. Синтетический учет операций по расчетам с подотчетными лицами

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерии ведут на счете с одноименным названием – 71, который имеет следующие классификационные признаки:

• по экономическому содержанию – счет хозяйственных средств, если учитывается дебиторская задолженность подотчетных лиц или счет источников хозяйственных средств, если учитывается кредиторская задолженность подотчетным лицам;

• по назначению и структуре – счет основной, счет расчетов ;

• по отношению к балансу – балансовый, активно-пассивный, отражается во II разделе баланса по статье «Прочие дебиторы» или в V разделе по статье «Прочие кредиторы».

Сальдо дебетовое счета 71 означает наличие дебиторской задолженности подотчетных лиц предприятию на начало или конец отчетного периода; а сальдо кредитовое – наличие кредиторской задолженности подотчетным лицам.

Дебетовый оборот счета 71 означает выдачу денежных средств под отчет по приказу руководителя на основании расходного кассового ордера или возмещение перерасхода подотчетной суммы согласно утвержденного авансового отчета.

Кредитовый оборот счета 71 означает списание израсходованных подотчетных сумм на различные затраты организации, а также возврат остатка неиспользованных подотчетных сумм (таблица 11).

Таблица 11. – Корреспонденция счетов по расчетам с подотчетными лицами

№ п/п	Корреспонденция		Содержание операции
	Дебет	Кредит
1	2	3	4
1	71	50	Выдача денежных средств под отчет на различные цели
2	71	50	Возмещение перерасхода подотчетных сумм
3	25/2	71	Списание израсходованных подотчетных сумм по служебным командировкам руководителей и специалистов основных цехов
4	23	71	Списание израсходованных подотчетных сумм по служебным командировкам руководителей и специалистов вспомогательных цехов
5	26	71	Списание израсходованных подотчетных сумм по служебным командировкам административного персонала
6	26	71	Списание операционно-хозяйственных расходов по приобретению различных ТМЦ
7	10, 10/тзр,15	71	Списание подотчетных сумм, связанных с процессом снабжения материалами
8	20, 23, 25, 26, 28, 97	71	Списание подотчетных сумм, связанных с разного рода расходами процесса производства
9	44	71	Списание подотчетных сумм, связанных с процессом продажи продукции
10	50	71	Возврат остатка неиспользованных подотчетных сумм наличными в кассу
11	70	71	Возврат остатка неиспользованных подотчетных сумм путем удержания из заработной платы

При журнально-ордерной форме учета операции по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами отражают в журнале-ордере № 7.

Журнал-ордер № 7 – это комбинированный учетный регистр, сочетающий в себе аналитический и синтетический учет подотчетных сумм с линейной формой записи. Это означает, что каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере № 7 одна строка, и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных подотчетных сумм или получения денег в погашение перерасхода – записи сумм по этим операциям будут произведены по этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 частично сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы учета, а именно в части расшифровки оборота по кредиту счета 71 (графа «Израсходовано из подотчетных сумм»).

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера – на суммы выданные под отчет; авансовые отчеты – на израсходованные суммы; вновь составленные расходные или приходные кассовые ордера – на суммы возмещения перехода подотчетных сумм или на сумму остатка неиспользованного аванса подотчетных сумм, полученных в случаях расхождения выданных под отчет и утвержденных сумм.

Аналитический учет в журнале-ордере № 7 ведут относительно каждого подотчетного лица и каждой подотчетной суммы, с момента возникновения каждой задолженности и до момента ее погашения.

Данный регистр открывается каждый месяц записями сумм незаконченных расчетов с подотчетными лицами (сальдо начальное), выявленных на конец прошлого месяца и переходящих на начало текущего (отчетного) месяца. Это не что иное, как суммы дебиторской задолженности подотчетных лиц по суммам неиспользованного аванса или кредиторской задолженности подотчетным лицам по суммам перерасхода. Таким образом, в графе «Остаток на начало месяца» в её дебетовой части указывается сумма задолженностей за подотчетными лицами, а в кредитовой – за организацией.

Дебетовый оборот счета 71 в журнале-ордере № 7 представлен двумя графами:

• «Выдано под отчет»;

• «Выдано в возмещение перерасхода».

Кредитовый оборот счета 71 в данном регистре также разбивается на две части:

• Графа «Возвращены, удержаны неиспользованные суммы»;

• Графа «Израсходовано из подотчетных сумм».

По окончании отчетного месяца подсчитывается сальдо конечное, которое означает суммы по незаконченным расчетам с подотчетными лицами на конец месяца. Далее подсчитываются итоги только по вертикали и определяется общая сумма расхода по кредиту счета 71, которая записывается в отдельную строку журнала-ордера № 7. Эта же сумма подлежит переносу в Главную книгу на страницу по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами в графу «Обороты по кредиту».

Перечень источников:

1. «О бухгалтерском учете» Федеральный закон № 129-ФЗ от 21.11.1996 г. (с изменениями и дополнениями).

2.Белов А.А., Белов А.Н. Бухгалтерский учет. Теория и практика: Учебник. – М.: Изд-во Эксмо, 2005. – 624 с. – (Высшее экономическое образование) –с.561-563

3.Каморжанова Н.А., Карташова И.В., Бухгалтерский финансовый учет: Учебное пособие. 2-е изд. – СПб.: Питер, 2005. – 480 с. ил. – (Серия «Учебное пособие») – с.100-102

4.Козлова Е.П. и др. Бухгалтерский учет в организациях/ Е.П. Козлова, Т.Н. Бабченко, Е.Н. Галанина. 3-е изд., перераб. и доп. Финансы и статистика, 2005. – 752 с.: ил. – с.145-157

5. Ройбу А.В. Бухгалтерский учет. Учебное пособие. – 3-е изд., испр. и доп. – М.: Изд-во Эксмо, 2006. –496 с. – (Портфель бухгалтера) – с.290-294

6. Тумасян Р.З. Бухгалтерский учет: учеб. - практ. Пособие/ Р.З. Тумасян. – 8-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательство 8-е изд., перераб. и доп. М.: Издательство «Омега-Л», 2008. – 823 с. – с.448-456.

7. Швецкая В.М., Головко Н.А. Бухгалтерский учет: Учебник для студентов средних специальных учебных заведений М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2005. – 404 с. М.: Финансы и статистика, 2005. – 752 с.: ил. – с.51-54