Лекция 7

ФУНКЦИОНИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИЙ

1. Управленческие решения и координация в организациях

1.1. Организация и методы принятия управленческих решений

1.2. Координация в организации

2. Коммуникации в организации

2.1. Организационные коммуникации

2.2. Организационная эффективность

2.3. Информационные технологии

1.1. Организация и методы принятия управленческих решений

Управленческое решение – это выбор одного из альтернативных вариантов развития событий, осуществляемый лицом, принимающим решение, в рамках его должностных полномочий и компетенции.

Значительную часть времени руководители тратят именно на принятие решений. От их качества зависит функционирование организации и достижение поставленных целей. Оценка труда руководителя производится исходя из значимости принимаемых решений. В течение рабочего дня в организации принимается большое число решений, которые можно типологизировать по разным критериям. По критерию «степень структурированности» решения могут быть слабоструктурированными и высокоструктурированными. По содержанию решения могут относится к категории экономических, социальных, организационных, технических, научных и т.д.. По числу поставленных целей решения могут быть одно- и многоцелевыми. По длительности действия – долгосрочные (стратегические), среднесрочные и краткосрочные (оперативные). В зависимости от числа лиц, принимающих решение – индивидуальными и групповыми. По предназначению – на принимаемые для организации в целом, для структурных подразделений, функциональных служб и отдельных работников. Можно использовать и другие критерии типологизации решений.

Качественное управленческое решение должно соответствовать следующим требованиям:

• быть действенное и прагматичное и четко определять, что, когда и как будет сделано по проблеме, возникающей в организации;

• быть выработано в интересах достижения целей организации;

• быть эффективно, т.е. его реализация должна приносить определенную выгоду.

Поскольку на принятие решения влияет большое число ситуационных и системных факторов, то принять оптимальное решение достаточно сложно. Разные авторы предлагают различные модели процесса, приводящие к принятию решения близкого к оптимальному. Одна из таких моделей изображена на рис. 3.1.1.

Необходимость принятия того или иного управленческого решения возникает при следующих условиях:

• имеется разрыв между желаемым и существующим уровнем развития организации или определенное несоответствие деятельности организации ее целям;

• разрыв настолько велик, что заслуживает пристального внимания и лицо, принимающее решение (ЛПР) в организации, стремится к сокращению последнего и способно это сделать;

• имеет место факт, что какие-либо показатели деятельности организации по сравнению с прошлыми периодами или по сравнению со сходными организациями оказались настолько ниже, что признаны неудовлетворительными.

Если проблема определена и видны ее причины, необходимо перейти к стадии поиска информации для принятия решения. Допустим, что размер прибыли начал снижаться. Анализ показал, что выросли затраты на сырье. Альтернативные решения: сменить поставщика, сократить другие затраты, сменить вид сырья и т.д.

Масштаб сбора информации определяется тем, является ли проблема повторяющийся, рутинной или новой, при которой сложность сбора увеличивается.

Способ выбора решений среди альтернатив опирается на здравый смысл, ситуацию и фактические данные. Решение может быть удовлетворительным, наилучшим или оптимальным.

Но более всего на принятие решений влияет его значимость и давление времени. Решения имеют, как правило, неодинаковую значимость, которая определяется чаще всего по следующим критериям:

• число людей, подвергающихся воздействию данного решения;

• количество средств, затрачиваемых на реализацию решения;

• время, затрачиваемое на реализацию решения.

Важное условие принятия решений – состояние окружающей среды, её определённость и неопределённость. В условиях определенности ЛПР знает все альтернативы и последствия каждой из них, главное здесь – правильно выбрать то решение, которое максимизирует ожидание. В условиях неопределенности и риска результат альтернатив можно предвидеть только на вероятностном уровне. Для расчёта вероятностей реализации альтернативных результатов применяются математические методы (теория игр, теория управления запасами, теория массового обслуживания и др.).

Основные этапы процесса выработки решений:

• распознавание проблемной ситуации,

• определение целей,

• определение критериев,

• формулировка проблемы,

• анализ и уточнение проблемы,

• подтверждение целей и критериев,

• поиск возможных решений,

• оценка альтернативных решений,

• принятие решения,

• согласование решения,

• утверждение решения,

• передача решения для исполнения,

• выполнение решения,

• контроль за выполнением решения,

• оценка результатов,

• проверка соответствию полученных результатов ожиданиям,

• оценка эффективности решения.

Если в условиях определенности используются в основном стандартные методы принятия решений, то в условиях неопределенности – чаще всего управленческий опыт, ситуация, творческие способности руководителей.

ЛПР может использовать несколько стратегий принятия решения:

• избегать неопределенности и снижать риск,

• сводить неопределенность к определенности,

• сокращать величину неопределенности.

Существуют следующие способы принятия решений:

– рациональный, когда процесс обоснования решений нацелен на

максимальный результат;

– административный, когда решение удовлетворяет минимальным требованиям, определяемым инструкциями;

– интуитивный, когда пользуются ассоциациями, аналогиями и пр.

Рациональная модель принятия решений представляет собой следующую последовательность: цель – критерии – анализ – предложение альтернативных решений – оценка альтернатив – выбор альтернатив – план реализации выбранной альтернативы – реализация – измерение результатов. Рациональная модель предусматривает рассмотрение всех альтернатив и их последствий, которые могут возникнуть. Выбор падает на ту альтернативу, которая обеспечивает максимальный выигрыш.

Использование административного способа выражается в том, что руководитель до тех пор исследует нормативные материалы, пока не найдет какой-либо удовлетворительный вариант, то есть обеспечивающий достижение цели на минимальном уровне.

При интуитивном способе отсутствует научный подход. Обычно он используется творческими личностями. Это решение по случаю и чаще всего является некоторым сочетанием рационального и административного способов.

Существуют различные схемы принятия решений: руководитель принимает решение сам или после консультирования с коллегами, может быть групповой метод принятия. При групповом методе принятии решения обеспечивается участие тех, кого решение касается, чем облегчается его реализация, хотя у этого метода очень много недостатков.